Hỏi Đáp Ví dụ Cryto Phân tích

Ví dụ về phân tích công việc trong quản trị nhân lực

Khái niệm phân tích công việc (job analysis) thường bị nhầm lẫn với đánh giá giá trị công việc (job evaluation) – là quá trình so sánh một công việc với các công việc khác trong tổ chức, nhằm mục đích xác định mức trả lương phù hợp.

Tại sao phải phân tích công việc?

Vai trò của phân tích công việc là giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu đề ra. Với một bản phân tích rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ – đồng thời hỗ trợ định hướng phát triển và đào tạo cho nhân sự. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để cấp quản lý phân chia thời gian biểu, giám sát tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả và lên chiến lược trong tương lai tốt hơn.

Thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích công việc có thể được vận dụng cho những hoạt động sau:

Lập kế hoạch nguồn nhân lực.
Quản trị hiệu suất.
Tuyển dụng nhân sự.
Lập kế hoạch nghề nghiệp và kế nhiệm (succession planning).
Đào tạo và phát triển.
Quản lý lương thưởng và phúc lợi.
Xây dựng chính sách đảm bảo sức khỏe, an toàn và an ninh.
Nuôi dưỡng quan hệ với nhân viên/ người lao động.
Quản lý rủi ro.

Nội dung phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc bao gồm việc thu thập thông tin về các đặc điểm đặc trưng của công việc như:

Kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết (Knowledge, skills, and abilities – KSAs)
Nhiệm vụ và hành vi trong công việc.
Tương tác với những bên liên quan – cả nội bộ và bên ngoài.
Tiêu chuẩn thực hiện.
Ngân sách và tác động về mặt tài chính.
Máy móc/ thiết bị cần sử dụng.
Điều kiện làm việc.
Quy trình giám sát.

Nếu người sử dụng lao động chưa có kinh nghiệm cần thiết, việc nhóm các công việc với chức năng liên quan sẽ góp phần hỗ trợ hiệu quả của quá trình phân tích công việc. Ví dụ:

Nhóm công việc (Job family). Phân nhóm các công việc liên quan với nội dung tương tự nhau.
Công việc (Job). Nhóm công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà một cá nhân cần thực hiện.
Nhiệm vụ (Task). Tuyên bố cụ thể về những gì một cá nhân cần làm, với các nhiệm vụ tương tự được nhóm chung lại.

Lấy ví dụ về cách phân tích công việc với dịch vụ kỹ thuật:

Nhóm công việc (Job family). Dịch vụ kỹ thuật.
Công việc (Job). Nhân viên dịch vụ kỹ thuật.
Nhiệm vụ (Task). Hỗ trợ về phương diện kỹ thuật cho khách hàng qua điện thoại.

Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

Việc xác định những nhiệm vụ nhân viên cần làm không hề đơn giản. Bí quyết ở đây là thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp, cũng như từ những người đương nhiệm có năng lực nhất – thông qua bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn.

1. Bảng câu hỏi mở

Với phương pháp này, nhân viên đương nhiệm và / hoặc người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tổng hợp câu trả lời để từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế.

2. Bảng câu hỏi cấu trúc

Bảng câu hỏi loại này hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể – nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính.

3. Phỏng vấn

Trong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi định trước sẽ được đưa vào buổi nói chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên. Phương pháp này là lựa chọn lý tưởng cho các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.

Đọc thêm: Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – Bí quyết chọn đúng người đúng việc

4. Quan sát

Với phương pháp này, cấp quản lý/ nhân sự sẽ tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên khi họ đang thực hiện nhiệm vụ – kết quả sau đó sẽ được tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Cách phân tích này tỏ ra hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kỳ ngắn.

5. Nhật ký làm việc

Nhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn. Thế nhưng, vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra thông tin phù hợp.

6. Phỏng vấn hành vi

Nếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc – thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó:

Một nhóm các nhà quản lý cấp cao cùng họp lại để xác định các lĩnh vực quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai.
Nhân sự tập hợp các cá nhân hiểu biết về công việc – đó có thể là nhân viên, người quản lý, giám sát, chuyên gia đào tạo, v.v…
Người phụ trách chính sẽ tiến hành phỏng vấn các thành viên tham gia để thu thập thông tin về các hành vi ứng xử và tình huống thực tế xảy ra trong công việc. Sau đó, họ sẽ xây dựng bản mô tả chi tiết về từng năng lực đã được xác định.
Nhân sự cùng các thành viên ban hội thẩm xác định các KSA cần thiết để đáp ứng các năng lực đó.
Cuối cùng, nhân sự xác định các tiêu chuẩn quan trọng cho từng công việc.

Tham khảo: Bảng câu hỏi & Bảng phân tích công việc mẫu.

Đọc thêm: Phỏng vấn tuyển dụng theo năng lực (CBI) – Xu hướng tuyển dụng thời đại mới

Trình tự phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc được tiến hành theo trình tự các bước sau:

Xác định mục đích của thông tin cần thu thập, từ đó đề xuất phương pháp phù hợp.
Tiến hành thu thập dữ liệu theo các phương thức kể trên.
Lọc ra những thông tin quan trọng nhất để xác minh lại.
Công bố kết quả cuối cùng rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp.

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nhân sự – cũng như quy trình thực hiện theo từng bước. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo thông tin các khoá học quản trị nhân sự ngắn hạn của ITD tại đây.

1. Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc (được dịch sang tiếng Anh có nghĩa là Job analytical) là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Quá trình này nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc điều này cũng giúp nhà quản trị xác định được sự khác biệt của một công việc này với công việc khác.

Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn rõ cách thức xác định một cách chi tiết về chức năng, nhiệm vụ của từng công việc và xác định nên tuyển dụng hay bố trí những người nào phù hợp nhất để thực hiện công việc tốt nhất, tối ưu nhất.

Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.

Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác.

2. Ý nghĩa của phân tích công việc trong quản trị nhân sự:

Phân tích công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với nhà quản lý và người lao động, cụ thể:

2.1. Ý nghĩa đối với quản lý và nhà tuyển dụng:

Phân tích công việc giúp xác định những vấn đề liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể.

– Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ của người quản trị bởi khi phân tích công việc cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu rõ ràng cụ thể và có sự chỉ đạo của người quản lý nhân sự để dẫn đến việc quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao… chứ không phải nói một cách chung chung, mơ hồ, thiếu tính nhất quán và không có sự rõ ràng.

– Phân tích công việc giúp người quản trị xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc.

– Xác định được mức độ, tính chất của công việc cũng như mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động dễ dàng hơn. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết, xử lý công việc hay tình huống phát sinh cũng như các chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động làm việc.

– Xác định điều kiện để tiến hành công việc hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.

Xem thêm: Tuyển dụng nhân sự là gì? Vai trò của tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp?

– Xây dựng được mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

– Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hơp và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với nhân viên thực hiện.

– Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.

2.2. Ý nghĩa đối với người lao động:

+ Biết được khả năng phù hợp của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương, các chế độ phù hợp nhất.

+ Nắm được nội dung công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng và mang kết quả tốt nhất.

+ Nắm được phần nhiệm vụ, nội dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao.

+ Có sự phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn.

+ Có sự phấn đấu, nổ lực trao đồi và hoàn thiện trình độ chuyên môn để phù hợp với công việc được giao, đồng thời phấn đấu để nhận mức lương, trợ cấp phục vụ cho nhu cầu cá nhân và gia đình.

Xem thêm: Kế hoạch nhân sự là gì? Vai trò và trình tự lập kế hoạch nhân sự

3. Mục đích của phân tích công việc:

Mục đích của phân tích công việc chính là giúp trả lời các câu hỏi sau:

– Công việc của từng nhân viên là gì?

– Công việc được thực hiện ở đâu?

– Phương án xử lý công việc đó như thế nào?

– Tại sao phải thực hiện công việc đó?

– Công việc đó tạo ra lợi nhuận gì cho công ty?

– Khi nào công việc đó được hoàn thành?

– Yêu cầu gì về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm (trình độ) của nhân viên?

Xem thêm: Sự khác biệt giữa Quản lý nhân sự và Quản lý nguồn nhân lực

Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

4. Phân tích công việc tối ưu nhất cần nội dung gì?

Muốn phân tích công việc tối ưu nhất, bạn cần có những thông tin dưới đây:

– Tình hình thực hiện công việc: Cơ sở thực hiện nhiệm vụ, phương pháp làm việc, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành công việc,…

– Yêu cầu nhân sự: Tiêu chuẩn về chất lượng lẫn số lượng nhân viên thực hiện như trình độ chuyên môn, học vấn, nghiệp vụ, giới tính, kinh nghiệm,…

– Công cụ, máy móc, trang thiết bị cần có hỗ trợ cho công việc đạt chất lượng tốt nhất.

– Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Dự trù khoảng thời gian, năng suất,… để đánh giá tiến trình công việc của từng nhân viên.

– Điều kiện làm việc: Kiểm tra sức khỏe, tinh thần nhân viên, đến điều kiện của môi trường như chế độ lương bổng, phụ cấp, đồng phục,…

5. Quy trình phân tích công việc được thực hiện hiện nay như thế nào?

Quy trình phân tích công việc được thể hiện theo các bước sau đây:

Xem thêm: Đào tạo nhân sự là gì? Ý nghĩa của đào tạo nguồn nhân lực?

Bước 1: Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.

Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản của công ty dựa trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, các phòng ban, quy trình thực hiện công việc và bản mô tả công việc …

Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc. Công việc này hết sức quan trọng trong quy trình phân tích công việc.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.

Bước 5: Tiến hành kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận công việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 6: Viết nháp bản phân tích công việc, kiểm tra lại về độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.

6. Sự khác biệt giữa phân tích công việc và mô tả công việc:

Phân tích công việc và mô tả công việc là những khái niệm có liên quan rất chặt chẽ với nhau. Bản mô tả công việc là điều kiện tạo nên bản phân tích công việc.

Phân tích công việc

(Job analytical)

Mô tả công việc

(Job Description)

Phân tích công việc liên quan đến việc đánh giá và phân tích tính chất công việc, về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức và chuyên môn cần thiết để hoàn thành thành công yêu cầu công việc. Những yếu tố này, xác định rõ nhu cầu từng công việc cụ thể và các điều kiện kỹ năng để người lao động phải hoàn thành công việc một cách thành công và hiệu quả nhất.

Bản mô tả công việc là một bản liệt kê các nội dung chính về nhiệm vụ, công việc, trách nhiệm phải thực hiện khi thực hiện một công việc cụ thể.

Bản mô tả sẽ bao gồm các thông tin như chức danh/chỉ định, vị trí công việc, các nhiệm vụ và công việc phải thực hiện, cá tiêu chuẩn cần đạt được, trách nhiệm và mức độ quyền hạn được giao trong công việc, trình độ và kỹ năng kinh nghiệm cần thiết, để phân biệt công việc này so với công việc khác trong công ty, môi trường làm việc và các điều kiện cần thiết để thực hiện công việc

Vậy, phân tích công việc và mô tả công việc là những khái niệm có liên quan rất chặt chẽ với nhau, cả hai hoạt động này đều có ảnh hưởng đến hoạt động hoạch định nguồn nhân lực.

Xem thêm: Quản trị nhân sự dự án là gì? Quản lý nguồn nhân lực dự án?