16:09 - 03/09/2020 | 90381 lượt xem
Trong quá trình làm việc với văn bản, nhu cầu theo dõi sự thay đổi của văn bản Word qua các lần chỉnh sửa khác nhau là rất cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu tính năng Track Changes có sẵn trong Microsoft Word để theo dõi lịch sử chỉnh sửa của văn bản.
Track Changes là gì?
Track Changes là chức năng trong Word được sử dụng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu, sửa đổi văn bản nhưng vẫn giữ được văn bản gốc. Khi sử dụng Track Changes, mọi thay đổi của văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị trên Word.
Tác dụng của Track Changes trong Word:
- Track Changes cho người dùng biết được những chỉnh sửa nào đã được thêm vào trong file Word của mình. Được đánh giá là cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm, Track Changes sẽ lưu giữ mọi lần xoá, bổ sung, sửa đổi về văn bản, comment,… bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau.
Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng, kiểm soát được quản lý bởi nhiều người khác nhau cùng sử dụng một file văn bản.
Hướng dẫn sử dụng Track Changes hiệu quả:
+ Mở và tắt Track Changes:
Để mở Track Changes, trên menu chính của Word, bạn vào thẻ Review > chọn icon Track Changes > chọn Track Changes.
Tùy chọn Lock Tracking ngay phía dưới dùng để thiết lập mật khẩu không cho người khác tắt Track Changes của file.
Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, bạn có 2 tùy chọn:
- Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept > Accept All Changes and Stop Tracking
- Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject > Reject All Changes and Stop Tracking
+ Giao diện mặc định khi sử dụng Track Changes:
Ở chế độ mặc định của Track Changes, giao diện sẽ gồm 3 phần:
- Phần gạch dọc bên trái: cho bạn biết là đoạn văn bản nào được chỉnh sửa.
- Phần văn bản trung tâm: lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, kể cả các thành phần bị xóa cũng được hiển thị.
- Phần chú thích bên phải: cho biết những chỉnh sửa về định dạng, đồng thời hiển thị phần comment của người chỉnh sửa.
+ Tùy chỉnh cài đặt Track Changes:
Markup - Chế độ hiển thị sự thay đổi có 4 loại:
- Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi
- All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi
- No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể
- Original: Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa
Show Markup - Tùy chỉnh loại thay đổi được hiển thị. Bạn muốn hiển thị thành phần nào thì click vào thành phần đó. Bao gồm:
- Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa
- Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa
- Formatting: các chỉnh sửa về định dạng
- Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải
- Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị
Reviewing Pane - Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo chiều dọc hoặc chiều ngang.
Change Tracking Options - Tùy chỉnh nâng cao: bạn có thể thay đổi màu sắc, quy ước của các loại thay đổi tùy ý.
Track Changes là chức năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa hữu ích trong Microsoft Word, đôi khi nó lại gây nên sự phiền nhiễu cho người không quen sử dụng. Trong trường hợp bạn chẳng hề quan tâm đến Track Changes là gì, thì Track Changes lại trở thành một sự phiền toái, xuất hiện trong văn bản là một mớ chữ đỏ gạch ngang, chữ xanh gạch chân, comment loạn xà ngầu… Lúc này, chúng ta chỉ cần tắt chức năng Track Changes trong Word như đã hướng dẫn ở trên để trở về với giao diện làm việc quen thuộc.
Track Changes là một chức năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa khá hữu dụng trong Word. Đây là một công cụ hiệu quả để quản lý các thay đổi do nhiều người đánh giá thực hiện trên cùng một tài liệu. Trong bài viết này,
Tinhocmos sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Track Changes trong Words các phiên bản từ 2010 đến 2016 để theo dõi thay đổi nhé! Mục lục
Giao diện Track Changes 201trong Word 2010
Track Changes, như đã nói ở trên, giúp bạn biết được những chỉnh sửa nào đã được thêm vào trong file Word của mình. Với hướng dẫn này, Tinhocmos cho biết cách sử dụng Track Changes. Nó hỗ trợ chúng ta theo dõi lịch sử chỉnh sửa mà Word gọi các lần chỉnh sửa này là markup. Được đánh giá là cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm, Track Changes sẽ lưu giữ mọi lần xóa, chỉnh sửa văn bản, comment,… bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau, đảm bảo không bị bỏ sót một thay đổi nào.
Cụ thể hơn, chức năng của Track Changes là giúp bạn chỉnh sửa tài liệu bằng cách theo dõi các lần chèn, xóa, thêm bớt , thay thế và thay đổi định dạng đã được thêm vào trong file Word của mình. Track Changes đặc biệt hữu ích khi bạn đang chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp khác, vì nó cho phép bạn xem chính xác những thay đổi nào đã được thực hiện và bởi ai.
Ngoài ra, Track Changes cung cấp nhiều quyền lợi hơn cho chủ sở hữu của tài liệu, người có thể chấp nhận hoặc từ chối bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu.
Cách sử dụng Track Changes trong Word như thế nào?
Mở và tắt Track Changes ở đâu?
Để mở Track Changes, bạn vào thẻ Review, trong phần Tracking chọn Track Changes.
Mở Track Changes trong Word 2010
Đối với các phiên bản khác như 2013 hay 2016, vị trí của Track Changes cũng giống như trên nên các bạn làm tương tự nhé!
Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, bạn có 2 tùy chọn:
- Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept > Accept All Changes and Stop Tracking
- Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject > Reject All Changes and Stop Tracking
Thay đổi cài đặt của Track Changes:
Với phiên bản Word 2010Trong Word 2010, để thay đổi cài đặt của Track Changes, ta click chuột vào mũi tên ở dưới ký hiệu như hình dưới. Lập tức, bên dưới hiện ra 1 danh sách thả. Chọn Change Tracking Options.
Một hộp thoại như sau hiện ra.
Trong các phiên bản mới hơn, như trong Word 2016, để thay đổi cài đặt ta kích chuột vào mũi tên phía bên phải của phần Tracking.
Lập tức hiện ra hộp thoại Track Changes Options.
Nếu muốn chỉnh sử nâng cao thì chọn nút Advanced Options. Một hộp thoại như phiên bản 2010 với nhiều lựa chọn chi tiết hơn sẽ hiện ra.
Như các bạn có thể thấy, chúng ta có thể thay đổi màu sắc cũng như cách đánh dấu các thay đổi về thêm vào (Insertions), xóa đi (Deletions), bình luận (Comments),… tùy theo nhu cầu và sở thích.
Cách thay đổi tên người dùng (user) trong Track Changes
Với phiên bản 2010Để thay đổi tên user của bản thân, giúp những người trong nhóm biết bạn đã chỉnh sửa những phần nào của văn bản, bạn có thể kích chuột vào mũi tên dưới ký hiệu Track Changes, chọn Change User Name và nhập tên của bạn vào ô User Name. Sau đó tất cả những gì bạn cần làm là điền tên vào ô User Nam trong cửa sổ hiện ra.
Trong Word 2016, giống với thao tác đổi cài đặt, ta vẫn kích chuột vào mũi tên của phần Tracking. Trong hộp thoại Track Changes Options, chọn Change User Name.
Hộp thoại Word Options hiện ra, bạn tìm đến ô User Name để thay đổi tên nhé!
Chọn kiểu trình bày và các loại Markup được hiện ra:
Nếu bạn muốn xem bản cuối cùng và không hiện thay đổi trước nữa. Trong mục Final: Show Markup (với phiên bản 2010) hoặc All Markup (với Word 2016) ở phần Tracking, chọn Final. Nếu muốn xem lại bản đầu tiên, chọn Original.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn những loại thay đổi Markup nào được hiện ra. Bằng cách chọn Show Markup bỏ chọn/ kích chọn vào những loại phù hợp, như Comments, Ink, Insertions and Deletions, Formating…
- Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa
- Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa
- Formatting: các chỉnh sửa về định dạng
- Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải
- Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị
Xem các thay đổi trong 1 cửa sổ khác
Để xem cụ thể các thay đổi trong 1 cửa sổ mới. Kích chọn Reviewing Pane và chọn cách xem dọc (Reviewing Pane Vertical) hoặc ngang (Reviewing Pane Horizontal) tùy theo ý muốn.
Ngược lại với việc xem các thay đổi người khác tạo ra, bạn có thể giới hạn quyền chỉnh sửa văn bản bằng cách sử dụng Restrict Editing.
> Xem thêm: Hướng dẫn đánh số trang tự động trong Word 2013, 2016, 2019
Bài viết trên đây đã chia sẻ đến bạn hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Track Changes trong Word các phiên bản từ 2010 tới 2016 để theo dõi chỉnh sửa và kiểm tra văn bản.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm nhiều Thủ thuật hay khi sử dụng Word 2010, 2013, 2016 tại website của TinhocMOS. Nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!
Thông tin liên hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
Email:
Hotline: 0914 444 343
comments