Tiêu đề thư là một trong những phần quan trọng nhất của một bức thư nói chung mà không chỉ là thư trả lời phỏng vấn. Bởi lẽ, tiêu đề thư sẽ là điều đầu tiên mà người nhận nhìn thấy, và xác định rằng nội dung chính của bức thư họ nhận được là gì, có quan trọng, cấp thiết hay không, có cần ưu tiên đọc và trả lời hay không. Ngoài ra, một chiếc email không có tiêu đề cũng thường rất dễ bị đánh dấu là thư rác (spam), từ đó gây cản trở tới người đọc/người nhận. Vì vậy, ngay khi bắt đầu viết thư, người viết nên chú trọng việc lựa chọn một tiêu đề ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và truyền đạt một cách hiệu quả những nội dung chính mà bản thân cần gửi tới người nhận.
Đối với thư trả lời phỏng vấn, người viết có thể tham khảo cấu trúc sau cho tiêu đề thư:
[Vị trị ứng tuyển - Họ và tên ứng viên][Interview confirmation Letter]
Ví dụ: [Marketing Executive - Nguyen Van A][Interview confirmation Letter]
Lời chào đầu thư
Sau phần tiêu đề, lời chào ở đầu thư sẽ là một trong những ấn tượng ban đầu với người nhận nói chung, và nhà tuyển dụng nói riêng. Tuy phần này thường ngắn gọn, song việc thiếu đi lời chào trong thư sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, hoặc thậm chí là thiếu tôn trọng với người đọc. Do đó, người viết nên để lại một lời chào tinh tế, phù hợp với từng đối tượng người nhận của thư. Có 2 cách phổ biến để viết lời chào đầu thư.
Trong trường hợp thứ nhất, khi ứng viên chưa rõ đối tượng người nhận là ai, lời chào có thể viết chung như sau:
- Dear Hiring Team/To whom it may concern (Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/Kính gửi đội ngũ…)
Trong trường hợp còn lại, khi ứng viên đã biết người nhận là ai, chức vụ gì, công ty nào, khi đó người viết có thể tham khảo lời chào như sau:
- Dear Ms./Mr. [Tên người nhận] - [Chức vụ + Công ty], hoặc
- Dear [Tên Công ty],
Ví dụ:
- Dear Ms. Lan - HR Director of ABC Company,
- Dear XYZ Inc.,
Lời cảm ơn nhà tuyển dụng
- Thank you so much for your consideration and interview invitation to me. (Cảm ơn anh/chị và Quý Công ty rất nhiều vì đã cân nhắc và mời tôi tới buổi phỏng vấn.)
- I would like to thank you for your invitation to the interview round. (Tôi muốn gửi lời cảm ơn tới Quý công ty vì đã mời tôi tới vòng phỏng vấn.)
- I would like to express my profound gratitude towards this interview opportunity from ABC Company. (Tôi muốn thể hiện sự trân trọng sâu sắc với cơ hội được phỏng vấn ở Công ty ABC.)
Xác nhận/Từ chối phỏng vấn
Ngay sau đó, phần nội dung chính của bức thư là lời phản hồi từ người viết. Ứng viên có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn, và trong mỗi trường hợp, ứng viên đều nên thể hiện thiện chí và tính chuyên nghiệp của bản thân qua cách viết, có thể tham khảo những gợi ý dưới đây:
Chấp nhận/xác nhận phỏng vấn:
- I would like to confirm that I could join the scheduled interview at… (Tôi xin được xác nhận rằng tôi có thể tham dự buổi phỏng vấn theo lịch…)
- I am writing in confirmation of the information that I will attend the interview… (Tôi xác nhận thông tin rằng tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn…)
- It is my pleasure to accept the invitation to interview at… (Tôi rất vinh dự được chấp nhận lời mời phỏng vấn vào…)
Từ chối phỏng vấn:
- After thorough consideration, I deem that I am currently not suitable with the [position name] position at ABC Company. (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi cho rằng hiện tại tôi chưa thật sự phù hợp với vị trí… ở công ty ABC.)
- It is a regret that I could not join this interview, as I have decided to take another offer that I believe to be more suitable for me at the moment. (Thật đáng tiếc rằng tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn này, do tôi đã quyết định nhận một vị trí khác mà tôi cho rằng sẽ phù hợp hơn với tôi ở thời điểm này.)
Yêu cầu hoặc thắc mắc khác (nếu có):
Sau nội dung chính của thư, người viết có thể bổ sung thêm các thông tin về yêu cầu hoặc thắc mắc cá nhân khác nếu có, và tham khảo cách viết dưới đây.
- I would like to ask if we can start 10 minutes later than the schedules time due to my previous meeting which takes place from… to… (Tôi muốn hỏi rằng liệu chúng ta có thể bắt đầu muộn hơn 10 phút so với lịch trình không vì tôi có một cuộc họp trước đó lúc…)
- I have a concern about whether Ms. Trang is going to be my interviewer. (Tôi có một thắc mắc rằng liệu chị Trang có phải người sẽ phỏng vấn tôi hay không.)
Tham khảo thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống
Lời chào kết thư và ký tên người gửi
Cuối cùng, người viết nên để lại một lời cảm ơn thay cho lời chào kết thư, cùng chữ ký tên người gửi để thể hiện tác phong chuyên nghiệp. Ứng viên có thể tham khảo cách viết dưới đây.
- Once again, thank you very much for your invitation. I am looking forward to our interview next week.
- Best regards/Yours sincerely/…., [tên người gửi]
Ví dụ:
Once again, thank you very much for your invitation. I am looking forward to our interview next week.
Best regards,
Nguyen Van A
Bài mẫu thư trả lời phỏng vấn mẫu bằng tiếng Anh
Thư xác nhận phỏng vấn mẫu bằng tiếng Anh
Dear Ms Trang,
Thank you very much for reaching out and sending me this precious invitation.
It is a great pleasure for me to confirm participating in this interview. However, I have a pre-scheduled meeting on Thursday 27th Oct, so I would llike to ask if we could reschedule our interview on the next day - Friday 28th Oct.
I am looking forward to your response. Thank you a lot for your dedication.
Sincerely,
Tran Thi B
Thư từ chối phỏng vấn mẫu bằng tiếng Anh
Dear Hiring Team of XYZ Inc.,
I would like to express my profound gratitude towards this interview opportunity from XYZ Inc.
However, it is a regret that I could not join this interview, as I have decided to take another offer that I believe to be more suitable for me at the moment.
Thank you a lot for your consideration, and I would wish you a successful recruitment project. I really hope to have a chance working at XYZ Inc. soon in the future.
Best regards,
Vu Van C
Tham khảo thêm: Cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh
Tổng kết
là một trong những trở ngại của nhiều người học tiếng Anh. Thông qua bài viết này, ứng viên có thể tự tin hơn khi viết email trả lời thư phỏng vấn, đồng thời học thêm những từ vựng và cấu trúc bổ ích để viết thư chuyên nghiệp.