Cách tìm và xoá những Email có file đính kèm dung lượng lớn trong hộp thư Gmail đơn giản, nhanh chóng
Gmail hiện cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí, tuy nhiên nếu công việc của bạn thường xuyên phải dùng đến Gmail và đính kèm rất nhiều tệp tin có dung lượng lớn thì con số trên cũng không phải to tát gì. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách tìm những tập tin có dung lượng lớn trong Gmail để các bạn xóa đi và giải phóng bộ nhớ cho Gmail nhé.
Sau khi dùng rất nhiều lần gửi file dung lượng lớn qua Gmail, chắc chắn hộp thư Gmail của bạn sẽ vượt quá 15GB và khi đó sẽ không thể gửi và nhận thêm Mail nào nữa. Nhu cầu cần giải quyết ngay lập tức đó là bạn phải tìm những Email có đính kèm những file to, không dùng đến nữa thì xoá đi hoặc backup vào ổ cứng máy tính.
Bước 1: Đầu tiên bạn hãy truy cập vào tài khoản Gmail cá nhân của mình.
Trên giao diện chính của Gmail cũng sẽ có 1 ô search giống như ô search của Google. Lúc này các bạn hãy nhập vào ô search từ khóa: Larger: số dung lượng muốn tìm.
Vd: Tôi muốn tìm các email có dung lượng lớn hơn 3 mb, ta sẽ gõ từ khóa Larger:3mb.
Như vậy hệ thống sẽ tìm kiếm và lọc ra các email cùng các tệp đính kèm có kích thước lớn hơn 3mb cho bạn. Kích thước email tính gồm cả phần nội dung của email, luồng email và file đính kèm.
Sử dụng cụm từ khoá
"larger_than:10mb" để tìm những file lớn hơn 10 MB, các bạn có thể linh hoạt bằng cách thay con số 10MB bằng 5 hoặc 15, 20, thậm chí là 100 để kết quả tìm kiểm được như ý muốn.
P/s: smaller_than: 10mb cũng có tác dụng nhưng ít dùng.
Tìm nâng cao ở trong hộp thư đi "in:sent", hoặc thư đến "in:inbox" và cả thư rác "in:draft" để kết quả được tối ưu hơn
Bước 2: Lúc này bạn chỉ việc chọn ra những email muốn xóa và nhấn vào biểu tượng xóa trên thanh công cụ.
Sau đó, nếu muốn xóa email vĩnh viễn thì bạn vào mục "Thùng rác" (Trash) để xóa nhé.
Hôm qua Gmail vừa được bổ sung thêm một tính năng mới cho phép chúng ta có thể tìm kiếm nội dung bên trong các file đính kèm của email. Hiện nó mới hỗ trợ các định dạng file Word (doc), PDF và PowerPont (PPT) và cần có thời gian để tạo index file giống như khi tìm kiếm trên máy tính. Như hình minh họa phía trên, bạn có thể thấy email của mình không có tiêu đề, không có nội dung, chỉ có file đính kèm nhưng Google cũng có thể tìm ra chỉ với 1 từ khóa bên trong file.
Đây là một tính năng rất hữu ích vì đôi khi chúng ta muốn tìm một file nào đó mà lại không thể nhớ nổi nó nằm trong email nào, ai gửi, hay tên file là gì, chỉ cần nhớ ít nhất một hai từ khóa có trong nội dung file là có thể tìm ra ngay. Tuy nhiên, giống như tìm file trên máy tính, Google cũng cần có thời gian để lập chỉ mục (Index) cho toàn bộ các file đính kèm có trong email, có thể bây giờ bạn chỉ tìm được các file gần đây mà thôi vì các file đính kèm cũ chưa được Google index tới.
Để tìm kiếm nội dung bên trong file đính kèm, bạn dùng câu lệnh sau:
Code:
has:attachment từ-khóaVí dụ: has:attachment họp báo.
Nếu muốn chỉ tìm trong các file PDF thì dùng câu lệnh sau:
Code:
has:attachment filename:pdf từ-khóa