Trợ lý - thư ký ngày càng trở thành một nghề có nhu cầu và sức hút lớn. Trợ lý tốt sẽ là điểm tựa cho lãnh đạo, là người đề xuất, xử lý, tháo gỡ các nút thắt, điểm nghẽn. Trợ lý tốt là nơi mà khi nghĩ đến, khi giao việc lãnh đạo thấy yên tâm, vững tâm hơn trong không gian luôn đơn độc của mình.
Có rất nhiều người nhầm tưởng 2 chức danh Thư ký giám đốc và Trợ lý giám đốc là một, hoặc thư ký chỉ tạp vụ, làm các công việc lặt vặt trong văn phòng và thường mang tiếng là phức tạp. Sự nhầm tưởng là do chức năng và nhiệm vụ của thư ký và trợ lý mang nhiều điểm giao thoa, tương đồng. Tuy nhiên, trái với suy nghĩ đó, trợ lý giám đốc và thư ký là hai chức năng biệt lập trong một công ty. Một văn phòng có thể có cả trợ lý cũng như thư ký hoặc chỉ có một.
Thư ký giám đốc thì làm gì?
Có thể nói, thư ký giám đốc là “bộ mặt thứ 2 của công ty” sau người lãnh đạo. Các công việc thông thường của thư ký bao gồm:
- Công tác văn thư, hậu cần
- Soạn thảo, chuyển giao văn bản giữa sếp với các phòng ban, hoặc giữa sếp với đối tác, khách hàng bên ngoài.
- Sắp xếp, ghi chép các lịch hẹn, lịch họp của sếp
- Đón tiếp khách, chuẩn bị tiệc, hội nghị.
- Chuẩn bị các cuộc họp hay buổi hẹn gặp.
Trợ lý giám đốc thì làm gì?
Một trợ lý (Personal Assistant - PA) đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc nhưng tựu chung lại, họ giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Có thể hình dung họ thế nào?
Người PA không giống một thư ký giám đốc. Tạp chí Career Success đã phỏng vấn nhiều PA thành công và rút ra những kỹ năng tối quan trọng mà bất cứ PA nào cũng cần phải có. Đó là:
- Trình độ chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ rất cần thiết. Ví dụ như bằng CPS hay CAP (chứng nhận quản lý hành chính chuyên nghiệp).
- Kỹ năng giao tiếp, ngoại giao, kỹ năng viết và nói tốt, lên kế hoạch và óc tổ chức tốt.
- Làm việc theo nhóm.
- Kỹ năng quản lý thời gian.
- Hiểu những đa dạng và khác biệt văn hoá, các nghi thức ngoại giao, lễ tân.
- Kỹ năng kiểm soát bản thân. Đây là yếu tố giúp một PA tăng khả năng thực thi nhiệm vụ.
Tóm lại trợ lý chức năng thiên nhiều về công việc, theo dõi cụ thể các mảng việc chuyên trách mang tính dài hơi, thư ký thì 60% công việc sự vụ (vặt), 40% công vụ.
Đối với cả 2 ngành nghề thường bị nhầm lẫn này, kĩ năng công việc là cần thiết và luôn cần được trau dồi liên tục, bởi thư ký – trợ lý là ngành nghề liên quan đến kỹ năng ứng xử đối với con người.
Nguồn: Sưu tầm
--------------------------------
Mặc dù tình hình hiện tại khá khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid - 19 nhưng không vì thế mà chúng ta dừng mọi hoạt động và chậm lại phía sau. Trong lúc mọi người đang vừa làm việc vừa chống dịch, đừng vì sợ hãi bệnh tật mà đứng yên tại chỗ. Bạn vẫn hoàn toàn có thể bồi dưỡng kiến thức tại nhà qua các khóa học online để đảm bảo an toàn cho cả bản thân, gia đình và xã hội.
Tiếp nối thành công của khóa Đào tạo thư ký, trợ lý K25, sắp tới vào ngày 20/03/2021 (Thứ 7), Viện iEIT tiếp tục tổ chức khóa Đào tạo thư ký, trợ lý K26 ở cả 2 hình thức offline và online với nhiều ưu đãi hấp dẫn.
- Chương trình của iEIT là chương trình huấn luyện nghề thư ký, trợ lý doanh nghiệp duy nhất tại Đại học Ngoại thương;
- Chương trình có sự phối hợp giữa dàn Giảng viên đại học có kinh nghiệm thực tiễn và dàn Huấn luyện viên là Thư ký, trợ lý có kinh nghiệm thực chiến;
- Cung cấp bộ công cụ, biểu mẫu có tính ứng dụng cao cho học viên áp dụng ngay vào thực tế công việc sau khi học xong.
Mọi người nhanh tay đăng ký tại: //bitly.com.vn/r6yfth
Link thông tin ưu đãi: //bitly.com.vn/1pp19f
Trợ lý chính là “cánh tay phải” của lãnh đạo, chính là người hỗ trợ đắc lực số 1 của họ. Bạn muốn hiểu rõ hơn trợ lý là gì thì đọc bài viết này nhé!
Trợ lý chính là gì?
Trợ lý là người hỗ trợ và thực hiện việc trực tiếp với Giám đốc, lãnh đạo để giúp cho các người đứng đầu công ty này thực hiện các nhiệm vụ mà họ muốn làm. Trợ lý thường giúp giám đốc xử lý đủ loại vấn đề liên quan đến đối nội – đối ngoại, quản lý tài chính, đàm phán với đối tác, quản lý các nhân viên cấp dưới…
Phân biệt Trợ lý giám đốc , và Thư ký giám đốc
Tiếp nối phần khái niệm trợ lý chính là gì, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn nhận biết giữa 2 vị trí “trợ lý giám đốc” , và “thư ký giám đốc”. Vì có nhiều điểm tương đồng nên nhiều người hay là nhầm lẫn 2 chức danh này là một. Tuy nhiên, chúng chính là 2 vị trí công việc tách biệt hoàn toàn. Chúng có các điểm khác nhau chứ không hoàn toàn trùng khớp như nhiều người vẫn nghĩ. Cùng phân tích thật kỹ nhé!
Trợ lý là gì? Phân biệt công việc trợ lý , thư ký giám đốc
các điểm tương đồng
Trợ lý và thư ký đều có nghĩa vụ , và trách nhiệm triển khai xong các việc thực hiện sau đây :
Quản lý văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm về công tác văn thư…Gửi , và nhận loại thư tín, email có liên quan đến công việcLưu trữ và chuẩn bị tài liệu, văn bản… mà lãnh đạo cầnTổ chức các buổi họp, hội nghị lớn nhỏLập lịch hoạt động trong tuần cho công tyGiúp lãnh đạo lên lịch thực hiện việc, kiểm tra lịch trình , và các chuyến đi công tácXử lý các công việc cần thiết khi lãnh đạo đi vắng
►►► Đọc thêm: Tuyển tập các cẩm nang nghề nghiệp hữu ích nhất cho người mới ra trường.
các điểm khác biệt của vị trí trợ lý
chúng ta đã nắm được các điểm giống nhau giữa vị trí trợ lý , vị trí thư ký, dưới đây chính là các điểm độc lạ :
Vai trò lãnh đạo tổ chức của trợ lý sẽ mạnh mẽ và rõ rệt hơn thư ký rất nhiều nhiều. Trợ lý có thể thực hiện tất cả mọi công việc của 1 thư ký nhưng họ còn đảm đương nhiều trách nhiệm hơn thư ký. Thư ký chỉ sắp xếp các cuộc hẹn cho Giám đốc còn trợ lý được trao quyền tổ chức và lên lịch cũng như tạo chương trình nghị sự cho các cuộc họp, hội nghị…Trợ lý có thể kiêm luôn cả nhiệm vụ của 1 kế toán, họ quản lý ngân sách của công ty , chính là người bảo đảm về các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Trợ lý có thể tương tác với hầu hết các phòng, ban của công ty họ làm.Họ chính là người có thể làm việc độc lập, họ đứng ra trực tiếp thực hiện việc với đội ngũ kinh doanh và xử lý các vấn đề phát sinh. Họ vẫn hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày giống như thư ký nhưng họ còn đảm nhiệm cả các dự án “dài hơi” (có thể kéo dài đến vài tháng).Trợ lý đã được trao quyền phân công công việc , và giám sát công việc của nhân viên các phòng, ban khác; sau đó tổng kết và báo cáo lại với các lãnh đạo đứng đầu công ty.
Kỹ năng trợ lý cần có
Thành thạo công nghệ máy tính
Trợ lý không các thành thạo các kỹ năng , và kiến thức tin học văn phòng cơ bản mà còn phải biết cách sử dụng nhiều loại máy móc, công nghệ tiên tiến có tương quan khác như máy in, máy fax, hoặc các đồ vật thiết yếu cho việc làm. Các tiện ích công nghệ tiên tiến mới số 1 cũng sẽ Giao hàng hiệu suất cao cho việc thực hiện của một trợ lý, giúp cho họ tiết kiệm chi phí nhiều công sức của con người , và thời hạn hơn.
Khả năng đánh giá , và ra quyết định
Ở mức độ quyền hạn số 1 định, trợ lý giám đốc có thể thay mặt giám đốc đi vắng để “trông coi” một số nhiệm vụ. Do đó, họ cần có trình độ quản trị kinh doanh , nguy cơ đánh giá để “chèo chống một mình” trong trường hợp khẩn cấp. Một trợ lý càng giỏi thì lại càng có tầm nhìn cao, biết để ý , học hỏi ngay đến từ lãnh đạo trực tiếp.
Kỹ năng lên kế hoạch , và tổ chức
Cần biết phân chia thời gian, sắp xếp công việc, lên kế hoạch tổng thể để quản lý tốt nhiệm vụ đã được giao phó, cũng như biết ưu tiên việc nào quan trọng hơn cả.
Cách quản lý thời gian hiệu quả nhất
Kỹ năng giao tiếp
Trợ lý cần bộc lộ năng lực chớp lấy tâm ý đối phương, giỏi thuyết phục , và đàm phán cũng như kiến thiết xây dựng thiện cảm tốt trong lòng đối tác chiến lược, người mua đại diện thay mặt cho giám đốc và doanh nghiệp. Do đó, việc am hiểu các nền văn hóa truyền thống khác nhau cũng như thành thạo kiến thức và kỹ năng tiếp xúc cũng sẽ là vũ khí lợi hại, mang đến thành công xuất sắc cho sự nghiệp.
Am hiểu về lĩnh vực kinh doanh
Trợ lý chính là cánh tay phải, có trách nhiệm tham mưu, góp ý cho giám đốc nên cần phải hiểu rõ về nghành hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Nếu không nắm rõ xu thế thị trường, phương hướng tăng trưởng của nghành trong tương lai, khai thác đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu, họ rất nhiều hoàn toàn có thể sẽ đưa ra các quyết định hành động sai lầm đáng tiếc, ảnh hưởng ảnh hưởng tới quyền lợi công ty.
Kỹ năng xử lý tình huống , và cách xử lý trong công việc thường xuyên
Thu nhập của trợ lý
Thông thường, trợ lý chưa có mức lương cố định và thắt chặt mà xê dịch trong khoảng chừng 400 – 500 USD cho đến 1.000 – 2 nghìn USD / tháng nếu có năng lượng và kinh nghiệm tay nghề thao tác tốt. Bản lĩnh càng lớn thì trợ lý càng hoàn toàn có thể đảm nhiệm nhiều việc làm, từ đó ngày càng tăng thu nhập của mình.
Tại Việt Nam, mức lương trợ lý giám đốc có chênh lệch khá cao từ 5 triệu – gần 22 triệu đồng/tháng. Nếu sở hữu năng lực ngoại ngữ ở mức giao tiếp , và soạn thảo tốt thì thu nhập có thể vượt mức 22 triệu đồng/tháng.
Trở kháng – Wikipedia tiếng Việt
Ngoài ra, muốn có mức lương trợ lý giám đốc cao còn nhờ vào vào rất nhiều yếu tố khác như : Kỹ năng tư duy logic, kiến thức , kỹ năng lên kế hoạch, kiến thức và kỹ năng giải quyết , và xử lý yếu tố, năng lượng trình độ …
Trên đây chính là các chia sẻ của chúng tôi về vị trí trợ lý. Chúng tôi đã giúp cho bạn hiểu rõ trợ lý chính là gì đồng nghĩa “bật mí” cho bạn cách nhận biết vị trí trợ lý Giám đốc và thư ký Giám đốc. Mong rằng đây cũng sẽ là các thông tin hữu ích dành cho bạn!
►►► Khám phá:các website đăng tin tuyển việc thực hiện uy tín số 1 cho các ứng viên hiện nay.
Giới thiệu: Admin
Kênh thông tin học đấu thầu, kiến thức tổng hợp, công nghệ, đời sống.
Xem thêm thông tin: Tại Đây