So sánh các mô hình quản trị

Bạn có thể hình dung ra sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty khi nhìn vào chính tổ chức mà bạn đang làm việc. Một mô hình tổ chức cơ bản thường giống như một kim tự tháp, các cấp quản lý của bạn sẽ ở trên cùng và kéo xuống các nhân viên cấp thấp hơn. Tuy nhiên, không phải mọi công ty ngày nay đều hoạt động tốt với cơ cấu như vậy. Bài viết sau đây SmartOSC DX xin chia sẻ cho bạn chi tiết 6 loại mô hình tổ chức doanh nghiệp đang được áp dụng phổ biến ngày nay. 

Mô hình tổ chức phân quyền 

Sơ đồ phổ biến hình kim tự tháp được gọi là sơ đồ tổ chức phân cấp. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức phổ biến nhất với mệnh lệnh đi từ cấp cao nhất xuống nhân viên cấp dưới.

Ưu điểm: 

• Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm
• Nắm rõ nhân viên có nhiệm vụ nào và báo cáo cho ai
• Tạo động lực cho nhân viên phấn đấu với những chức danh rõ ràng và minh bạch
• Tạo được sự ngang hàng cho các nhân viên cùng bộ phận

Nhược điểm:

• Có thể làm chậm sự đổi mới hoặc những thay đổi quan trọng do bộ máy hành chính cồng kềnh. 
• Khiến nhân viên hành động vì lợi ích của bộ phận thay vì cho cả công ty
• Làm nhân viên cấp dưới cảm giác ít quyền hành và khó có thể chia sẻ ý tưởng đến cấp cao hơn. 

Mô hình tổ chức theo chức năng

Mô hình này cũng tương tự như mô hình phía trên, cơ cấu tổ chức theo chức năng đi từ vị trí có mức trách nhiệm cao nhất trên cùng và đi xuống từ đó. Tuy nhiên, về cơ bản nhân viên được tổ chức theo những kỹ năng cụ thể và vai trò của họ trong công ty. Mỗi bộ phận riêng biệt được quản lý độc lập.

Ưu điểm:

• Cho phép nhân viên tập trung vào chuyên môn và vai trò chính
• Giúp các nhóm và phòng ban có quyền tự quyết
• Dễ mở rộng quy mô công ty

Nhược điểm:

• Gây trở ngại trong giao tiếp giữa các bộ phận
• Tạo rào cản cho một quy trình và chiến lược chung cho các sản phẩm khác nhau trong công ty

Mô hình tổ chức dạng đường ngang hoặc phẳng

Mô hình ngang hoặc phẳng này phù hợp với các công ty có ít khoảng cách giữa quản lý cấp trên và nhân viên cấp dưới. Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng cấu trúc tổ chức theo chiều ngang trước khi phát triển đủ lớn để xây dựng các phòng ban khác nhau, nhưng một số tổ chức duy trì cấu trúc này vì nó khuyến khích sự giám sát và tham gia nhiều hơn từ mọi nhân viên. 

Ưu điểm: 

• Trao cho nhân viên nhiều trách nhiệm hơn
• Thúc đẩy giao tiếp trong công ty
• Cải thiện khả năng phối hợp và tốc độ triển khai các ý tưởng mới

Nhược điểm:

• Tạo ra sự bối rối vì nhân viên không có có người giám sát rõ ràng để báo cáo
• Khó duy trì khi công ty bắt đầu phát triển lớn hơn

Mô hình tổ chức chia nhỏ 

Trong mô hình tổ chức chia nhỏ, các bộ phận được chia nhỏ trong công ty có quyền kiểm soát các nguồn lực của riêng họ. Về cơ bản, những bộ phận sẽ vận hành hoạt động của riêng họ trong một tổ chức lớn. 

Related Posts:  Top 10 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Cho Android Năm 2021

Các phòng ban lớn có thể chia ra như phòng Marketing, bộ phận Sale, bộ phận IT… Mô hình tổ chức này phù hợp với những công ty lớn khi trao quyền cho các bộ phận khác nhau để đưa quyết định mà không cần mọi nhân viên phải báo cáo cho giám đốc cấp cao nhất. 

Tùy thuộc vào mô hình của công ty mà thường có những loại mô hình tổ chức chia nhỏ khác nhau chẳng hạn như chia nhỏ tổ chức dựa trên thị trường, dựa trên sản phẩm, hay dựa trên vị trí địa lý… 

Ưu điểm: 

• Cho phép công ty phản ứng nhanh với những thay đổi của ngành hoặc nhu cầu của khách hàng.
• Thúc đẩy sự phát triển độc lập và tự chủ

Nhược điểm: 

• Có thể dẫn đến nguồn lực bị trùng lặp và dư thừa
• Khó khăn trong giao tiếp nội bộ giữa những người đứng đầu và các bộ phận được chia nhỏ
• Dẫn đến việc các bộ phận trong công ty có khả năng phải cạnh tranh lẫn nhau

Mô hình tổ chức kiểu ma trận

Sơ đồ tổ chức ma trận giống như một mạng lưới hiển thị các phòng ban có chức năng chéo hình thành để phục vụ cho những dự án đặc biệt.  Chẳng hạn như một kỹ sư thuộc bộ phận kỹ thuật (dưới quyền của giám đốc kỹ thuật) nhưng làm việc trong một dự án tạm thời (dưới quyền của giám đốc dự án). 

Ưu điểm: 

• Cho phép cấp trên dễ chọn lựa các cá nhân phù hợp với yêu cầu dự án
• Sự linh hoạt trong vận hành của tổ chức
• Khuyến khích nhân viên sử dụng kỹ năng ở nhiều mảng khác nhau không chỉ trong khuôn khổ công việc hàng ngày

Nhược điểm: 

• Dễ phát sinh xung đột giữa quản lý bộ phận và quản lý dự án
• Mô hình tổ chức thường xuyên phải thay đổi so với các mô hình cố định khác

Mô hình tổ chức theo mạng lưới 

Ngày nay, rất hiếm các doanh nghiệp có tất cả bộ phận “inhouse” có thể đảm nhận mọi yêu cầu của doanh nghiệp. Việc tìm kiếm các nhà cung cấp, nhà thầu, công ty bên thứ 3 có thể gây ra sự bối rối trong vận hành. 

Mô hình tổ chức theo mạng lưới có ý nghĩa phân tán nguồn lực. Có thể hiểu đây là mô hình cấu trúc bên trong sẽ tập trung nhiều hơn về những cộng đồng bên ngoài và các mối quan hệ đa ngành. 

Ưu điểm: 

• Trực quan hóa mạng lưới bên trong và bên ngoài công ty
• Cho phép công ty linh hoạt trong mọi yêu cầu công việc
• Cung cấp thêm quyền hành cho mọi nhân viên, cộng tác viên để chủ động và đưa quyết định nhanh chóng
• Giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu quy trình làm việc

Nhược điểm:

• Nhanh chóng trở nên phức tạp khi phải xử lý nhiều quy trình bên ngoài
• Khiến nhân viên khó biết ai là người có tiếng nói cuối cùng

Tạm Kết

Dù áp dụng mô hình tổ chức nào thì doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua vấn đề quản trị nhân sự của mình vì đó luôn là một yếu tố quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho bất cứ mô hình tổ chức nào của doanh nghiệp.

Zoho People chính là phần mềm quản trị nhân sự tối ưu nhất cho bất cứ doanh nghiệp ở bất cứ mô hình nào hiện nay. Với Zoho People, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý công cũng như thời gian làm việc, xử lý yêu cầu của nhân viên ở bất cứ đâu với ứng dụng di động.

SmartOSC DX hiện đang là đối tác công nghệ triển khai phần mềm quản trị nhân sự HRM tối ưu và uy tín nhất trên thị trường. Là đơn vị có 16 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin… SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo.

Như vậy bài viết trên của SmartOSC DX đã phân tích ưu và nhược điểm của 6 mô hình tổ chức mà các doanh nghiệp đang áp dụng hiện nay. Tùy vào nhu cầu của tổ chức bao gồm văn hóa, quy trình hoạt động, đường lối phát triển mà bạn xem xét áp dụng một trong các mô hình tổ chức phía trên.

Trong khởi sự doanh nghiệp, xây dựng được mô hình cơ cấu tổ chức hiệu quả là yếu tố tối quan trọng quyết định nhiều đến thành công của tổ chức. Cho dù bạn có ý tưởng kinh doanh tốt, lập kế hoạch kinh doanh hay, có trong tay bản nghiên cứu thị trường hoàn hảo, chọn được loại hình doanh nghiệp phù hợp. Nếu không xây dựng được mô hình cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp của bạn cũng sớm đi đến thất bại.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức ( Organizational structure ) là một cấu trúc nhằm xác định cách thức hoạt động của tổ chức, xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng và giữa các cấp trong bộ máy quản lý. Trong hoạt động kinh doanh, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu hoạt động, doanh nghiệp có thể được cơ cấu theo các mô hình tổ chức khác nhau.

Các yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Khi cơ cấu mô hình tổ chức, doanh nghiệp cần phải xem xét các yếu tố ảnh hưởng quan trọng. Đó là:

• Mục tiêu chiến lược
• Môi trường kinh doanh
• Quy mô và chu kỳ sống, phát triển của tổ chức
• Đặc điểm và tính chất của các hoạt động
• Mối quan hệ giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp
• …

Mỗi một yếu tố trên đều có quan hệ mật thiết đến hoạt động của doanh nghiệp. Khi các yếu tố trên thay đổi, các mô hình tổ chức cũng phải thay đổi theo. Nếu không, doanh nghiệp có thể sẽ khó phát triển, thậm chí không thể phát triển lên quy mô lớn hơn. Trên cơ sở định hướng, chiến lược phát triển, quy mô và tính chất hoạt động. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các loại mô hình tổ chức dưới đây để khởi nghiệp.

Mô hình đơn giản

Đây là cơ cấu tổ chức của loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường tương ứng với các hộ kinh doanh, công ty TNHH một thành viên mới thành lập. Trong đó, người chủ cũng đồng thời là người quản lý trực tiếp doanh nghiệp. Mô hình này thường được áp dụng trong doanh nghiệp kinh doanh giới hạn trong một hay chỉ vài loại sản phẩm (mức độ đa dạng hóa thấp) hoặc quy mô sản xuất không lớn. Chính vì vậy, đây là kiểu mô hình hay được những nhà kinh doanh lựa chọn để khởi sự doanh nghiệp. Sơ đồ dưới đây mô tả về cơ cấu tổ chức này:

Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản này có một ưu điểm rất lớn là tính linh hoạt trong hoạt động và có khả năng phản ứng rất nhanh theo những biến động trên thị trường. Việc sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp, nhất là nguồn nhân lực có tính tập trung, khá “cơ động” do vậy hiệu quả làm việc thường khá cao.

Tuy nhiên, do sự đơn giản hóa về mặt tổ chức và cấu trúc, doanh nghiệp thường không được quản lý một cách hệ thống, có bài bản. Hầu như các doanh nghiệp có mô hình tổ chức loại này không có hoặc có nhưng không đầy đủ một hệ thống quy định và chính sách chặt chẽ. Sự phân định trách nhiệm và quyền hạn cũng không thật sự rõ ràng. Điều này dễ xảy ra tình trạng không rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, chồng chéo hay trùng lặp trong hoạt động và cả trong quản lý, điều hành.

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Tổ chức theo chức năng là một kiểu cơ cấu tổ chức trong đó bộ máy doanh nghiệp có nhiều bộ phận có chức năng khác nhau. Các bộ phận được chuyên môn hóa sâu theo chức năng ( vd: tài chính, marketing, nhân sự, sản xuất,..). Theo mô hình này, các hoạt động của doanh nghiệp bài bản và chuyên môn hóa hơn. Các bộ phận chức năng có độ chuyên sâu về một lĩnh vực. Nhân sự làm việc trong các bộ phận chức năng là những người có kiến thức chuyên môn, làm việc có tính chuyên nghiệp và độc lập. Các tiêu chuẩn chuyên môn, phương pháp, quy trình quản lý được xây dựng và áp dụng nhất quán từ trên xuống dưới. Sơ đồ dưới đây mô tả về mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Trong mô hình này, giám đốc điều hành có trách nhiệm điều phối hoạt động các bộ phận chức năng. Mô hình này có những ưu điểm đảm bảo tính tập trung, thống nhất cao về các chức năng chuyên môn. Tính chuyên nghiệp cao. Do vậy vừa phát huy tốt chuyên môn, có điều kiện phát triển năng lực và kỹ năng chuyên sâu trong quản lý và kiểm soát. Giúp các nhà quản lý kiểm soát tốt các mặt chuyên môn theo chức năng của toàn doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo mô hình này cũng có những hạn chế nhất định. Do các bộ phận hoạt động theo chức năng riêng. Việc điều phối các hoạt động chung giữa các chức năng khá phức tạp, dễ nảy sinh xung đột hoặc khó phối hợp trong thực hiện các nhiệm vụ, công việc chung. Điều này đòi hỏi người điều hành phải có sự am hiểu, nắm vững các lĩnh vực chuyên môn chức năng khác nhau. Giám đốc điều hành cũng phải có các kỹ năng quản lý tốt, nhất là kỹ năng về phối hợp và xử lý thông tin, đàm phán và hợp tác để giảm thiểu mâu thuẫn trong làm việc.

Tổ chức theo các bộ phận độc lập tương đối

Trong mô hình này, một doanh nghiệp doanh nghiệp có quy mô lớn được tổ chức thành các đơn vị nhỏ. Các đơn vị này được hình thành trên cơ sở các sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh hoặc địa bàn hoạt động khác nhau. Mỗi đơn vị đều có tính độc lập cao, chủ động về mục tiêu. Có các tiêu chuẩn, phương pháp hoạt động và quản trị riêng. Mỗi bộ phận độc lập đó cũng có thể được cơ cấu theo mô hình hoạt động riêng phù hợp với đặc thù lĩnh vực sản phẩm hay địa bàn của mình.

Mô hình này khá thích hợp cho doanh nghiệp hoạt động đa lĩnh vực. Sơ đồ mô tả về mô hình này như sau:

Ưu điểm của mô hình này là tạo được sự chủ động cho các nhà quản lý trong từng đơn vị bộ phận. Có thể tập trung nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh riêng của đơn vị mình và đáp ứng nhu cầu khách hàng theo từng loại sản phẩm hay trên từng địa bàn. Hoạt động chung của doanh nghiệp đa dạng và linh hoạt hơn. Mỗi đơn vị bộ phận và cả doanh nghiệp có khả năng phản ứng nhanh hơn trước những biến đổi đa dạng và phức tạp trên thị trường. Mô hình này cũng tạo điều kiện phát triển khả năng kinh doanh tổng hợp của các nhà quản lý và tạo tiền đề phát triển thành các doanh nghiệp lớn, có mức độ đa dạng hóa cao.

Nhược điểm là: Khó đảm bảo sự kết hợp và phối hợp hợp lý giữa các đơn vị độc lập đó trong doanh nghiệp. Kiểm soát hoạt động sẽ phức tạp hơn và dễ bị phân tán, khó thống nhất. Sở dĩ như vậy là vì khi được tổ chức theo các đơn vị bộ phận nhỏ lại có sự độc lập thì các đơn vị này có xu hướng chỉ tập trung chủ yếu vào các mục tiêu, lợi ích và hoạt động của bộ phận, đơn vị của mình là chính. Nếu không kiểm soát và điều phối tốt có thể dẫn đến nguy cơ không kiểm soát được, thậm chí mất kiểm soát làm ảnh hưởng đến mục tiêu và hiệu quả chung của cả hệ thống doanh nghiệp.

Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

Tổ chức theo ma trận là sự kết hợp các ưu điểm nổi bật của mô hình theo chức năng và mô hình theo đơn vị bộ phận. Mô hình này được thiết kế nhằm đáp ứng được những yêu cầu khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp. Thích hợp với những doanh nghiệp triển khai hoạt động theo các dự án kinh doanh khác nhau. Sơ đồ của mô hình này như sau:

Ưu điểm của mô hình này là tạo được sự linh hoạt rất lớn do tạo ra khả năng kết hợp và điều hành có hiệu quả cao. Từ đó tăng khả năng truyền đạt, khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Cơ cấu theo mô hình này cũng giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các khả năng về chuyên môn cũng như các cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động quản lý và kinh doanh có hiệu quả. Quản lý theo mô hình này cũng làm tăng tính chủ động và sáng tạo trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Những nhược điểm có thể thấy khi cơ cấu theo mô hình này là: Kiểu tổ chức khá phức tạp đòi hỏi mỗi thành viên trong doanh nghiệp phải có những khả năng và kỹ năng nhất định. Các công việc quản lý, các đầu mối quản lý cũng tăng lên, nhiều quan hệ quản lý có thế bị chồng chéo, hoặc rất riêng rẽ độc lập nên công tác điều hành không đơn giản.

Có thể bạn quan tâm: Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

Kết luận

Trên đây Vân Nguyên đã giải thích cho các bạn biết cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì, có mấy loại cơ cấu tổ chức. Mời các bạn đón đọc các bài viết khác trong series khởi sự doanh nghiệp: