Biên soạn văn bản là công tác tổ chức thu thập thông tin, xây dựng dự thảo, sửa chữa và hoàn chỉnh dự thảo thành văn bản chính thức. Biên soạn văn bản là một quá trình từ xác lập vấn đề cần văn bản hóa, xác định loại văn bản ban hành, xác định phạm vi, đối tượng, thời gian hiệu lực của văn bản, thu thập, xử lý thông tin, xây dựng dự thảo, cho đến sửa chữa, hoàn chỉnh bản dự thảo, trình duyệt nội dung, nhân bản ban hành.
1- Quá trình biên soạn gồm hai giai đoạn
Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa, xác định văn bản ban hành, thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương, xây dựng dự thảo văn bản.
Giai đoạn thứ hai là tiếp thu ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan; sửa chữa, hoàn chỉnh bản dự thảo thành văn bản chính thức.
2- Một số yêu cầu cơ bản của công tác biên soạn văn bản
Một là, phải bảo đảm đúng thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức, văn bản; bám sát nhiệm vụ chính trị, đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra.
Hai là, bảo đảm tính chính xác khoa học, khách quan và khả thi.
Ba là, bảo đảm lôgic chặt chẽ; ngôn ngữ thông dụng, dễ hiểu, rõ ràng, chính xác.
3- Quy trình biên soạn văn bản
Biên soạn văn bản là một việc rất quan trọng, đòi hỏi người làm công tác biên soạn phải có trình độ nhất định, phải am hiểu chuyên môn lĩnh vực cần văn bản hóa mới có thể soạn thảo được một văn bản có chất lượng tốt, đạt được những mục đích và yêu cầu đề ra. Người biên soạn văn bản phải tuân theo một quy trình cụ thể. Quy trình biên soạn văn bản là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để biên soạn văn bản một cách khoa học nhất. Quy trình biên soạn văn bnả gồm các giai đoạn sau:
* Giai đoạn chuẩn bị: đây là giai đoạn hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồmviệc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản. Trên cơ sở đó xác định được loại văn bản và nội dung văn bản định viết thích hợp. Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu thập thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho biên soạn văn bản; qua đó người biên soạn sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử dụng ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành thích hợp. Giai đoạn chuẩn bị cần thực hiện các công việc sau:
Thành lập ban chỉ đạo, tổ biên tập: Đối với những văn bản lớn, khó, có tầm ảnh hưởng rộng phải thành lập cả ban chỉ đạo hoặc tổ biên tập. Ban chỉ đạo có quyền thay mặt cấp ủy chỉ đạo từ việc xây dựng đề cương đến việc xin ý kiến các cơ quan liên quan và hoàn chỉnh văn bản trước khi trình cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy; số lượng thành viên ban chỉ đạo gồm một số người ở lĩnh vực chuyên môn, ở các cơ quan liên quan khác nhau. Tổ biên tập gồm một số người có am hiểu về lĩnh vực chuyên môn cần ban hành văn bản, trong tổ biên tập cần phân công nhóm thường trực và người chủ trì.
Xác định mục đích, yêu cầu viết văn bản: Văn bản sẽ ban hành nhằm hướng dẫn về chủ trương, chính sách, báo cáo tình hình, kết quả công tác hay xin ý kiến cấp trên, đề xuất một số vấn đề mới, hoặc góp ý kiến về một chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; nên đặt câu hỏi “Viết để làm gì?”. Có xác định rõ mục đích viết để làm gì thì mới có cơ sở kiểm tra việc chuẩn bị tư liệu, số liệu và ban hành loại văn bản thích hợp.
Xác định nội dung văn bản định viết: nên đặt câu hỏi “Viết cái gì?”; phải xác định rõ việc gì là cốt lõi xuyên suốt từ đầu đến cuối văn bản. Không xác định rõ việc gì là cốt lõi xuyên suốt nhất thì nội dung văn bản không rõ hoặc dài dòng, ít có tác dụng.
Xác định đối tượng đọc văn bản: nên đặt câu hỏi “Viết cho ai?” , cần xem xét nội dung văn bản liên quan đến đối tượng nào? Một hay nhiều cơ quan, trong ngành hay ngoài ngành; cơ quan nhận văn bản thuộc cấp trên, cấp dưới hay ngang cấp. Trên cơ sở đó, xác định phương pháp trình bày nội dung và độ mật phù hợp nhất với đối tượng đọc hoặc xử lý văn bản.
Thu thập, chọn lọc tài liệu: Trên cơ sở đã xác định rõ nội dung, mục đích, đối tượng của văn bản như đã nêu trên, tiến hành khai thác hồ sơ, số liệu thống kê, tài liệu lưu trữ có liên quan trực tiếp đến nội dung dự thảo văn bản.
** Giai đoạn soạn thảo đề cương: Đề cương là bản dự kiến cấu trúc và những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh. Soạn thảo đề cương có một ý nghĩa rất quan trọng; đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỉ mĩ bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. Để có một đề cương hoàn chỉnh, ta cần phải căn cứ vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, phương thức quản lý văn bản… Việc soạn thảo một đề cương thông thường bao gồm những công việc cụ thể sau:
Xây dựng đề cương là sắp xếp theo một trình tự nhất định những ý lớn định viết trong văn bản, mỗi ý lớn cần dự kiến các ý nhỏ và mỗi ý nhỏ cần có các ý nhỏ hơn, như dạng “cây thư mục”. Soạn thảo đề cương cẩn thận là tiết kiệm tốt nhất thời gian soạn thảo văn bản. Đề cương giúp cho việc kiểm tra chủ đề văn bản, phương pháp lập luận, cho thấy rõ kết cấu văn bản sẽ hình thành, để khi có biện pháp xử lý đúng, trúng những trọng tâm, trọng điểm.
Tranh thủ ý kiến góp ý của tập thể nhằm tiếp thu được nhiều ý kiến của những người liên quan, của cán bộ phụ trách, của tập thể trong quá trình soạn thảo đề cương sau cùng là trình cấp ban hành văn bản thông qua đề cương.
*** Giai đoạn soạn thảo, hòa thiện dự thảo văn bản: đây là giai đoạn sắp xếp những ý chính trong đề cương hình thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua cách diễn đạt bằng ngôn ngữ. Đối với những văn bản nhỏ, nên viết một mạch để đảm bảo tính logic và thống nhất. Một đề cương dù được soạn thảo tốt nhất nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết diễn đạt những ý tưởng đề ra thì chất lượng của văn bản vẫn không thể tốt. Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, câu văn, lỗi chính tả… Giai đoạn viết thành văn bản gồm cả các công việc sau:
Viết luôn toàn bộ dự thảo hay viết từng phần là tùy từng văn bản, song luôn bám sát đề cương, giữ thống nhất các ý lớn và lời văn. Nếu văn bản khó viết thì nên viết từng phần, hoặc phân công mỗi người viết một phần.
Viết xong, phải sửa đi sửa lại nhiều lần, soát lại về bố cục, lập luận, về sự gọn gàng, trong sáng của lời văn, về các lỗi ngữ pháp…
Tổ chức lấy ý kiến để bổ sung hoàn thiện dự thảo văn bản: đây là công việc rất cần thiết, nhất là các văn bản lớn, khó. Thông thường, được thực hiện bằng việc tổ chức hội thảo với các cơ quan, tổ chức có liên quan và các chuyên gia. Trường hợp không tổ chức hội thảo tập trung được có thể gửi tài liệu xin ý kiến từng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân các chuyên gia sau đó tổ biên tập họp tiếp thu hoàn chỉnh văn bản.
Soát lại lần cuối hoàn thiện văn bản trước khi trình ký.
**** Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản: Phải là người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông thường, người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản, cho nên người ký văn bản phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký.
Quy trình biên soạn văn bản trên thường được áp dụng đối với những văn bản lớn, phức tạp bao hàm nhiều nội dung, nhất là các chỉ thị, nghị quyết, điều lệ, quy chế … Trên thực tế, không phải văn bản nào cũng tuân theo quy trình đó mà có thể tuân theo quy trình cá biệt. Không phải bao giờ người biên soạn văn bản cũng biên soạn một bản đề cương hoàn chỉnh sau đó mới viết văn bản hoàn chỉnh; đối với những văn bản đơn giản, ít phức tạp như công văn, thông báo… có thể viết trực tiếp rồi sửa lại.
Việc xin ý kiến góp ý vào đề cương và góp ý hoàn chỉnh văn bản, theo quy trình phải có sự tham gia góp ý kiến của những người có kinh nghiệm biên soạn, những người có am hiểu chuyên môn mà văn bản đề cập hoặc phải tham khảo ý kiến của nhiều người có liên quan; điều này chỉ được áp dụng đối với việc biên soạn những văn bản mang tính đại chúng, liên quan đến những vấn đề chung nhất, rộng rãi nhất; không áp dụng đối với những văn bản tác nghiệp đơn giản hay những văn bản chứa đựng những thông tin bí mật.