Kiểm soát tuân thủ có ý nghĩa then chốt đối với sự tồn tại, phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang xem nhẹ công việc kiểm soát tuân thủ dẫn tới tình trạng các lợi ích của doanh nghiệp bị đe doạ một cách nghiêm trọng. Một bộ phận doanh nghiệp chưa thực sự nhận thức đầy đủ về vấn đề này.
Sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp được chiều ra nhiều giai đoạn khác nhau, trong đó giai đoạn ban đầu (khoảng 05 năm) phụ thuộc hoàn toàn vào ý chí và những hành động lãnh đạo, quản lý, điều hành trực tiếp của một số cá nhân đứng đầu (thường là người sáng lập). Tuy nhiên, trong những năm tiếp theo, khi doanh nghiệp đã đứng vững trên thị trường, thì vai trò của cá nhân chuyển dần sang tổ chức, tức là bản thân hệ thống tự vận hành, với sự kiểm soát và cầm lái của người lãnh đạo, quản lý của người điều hành. Nói cách khác, giai đoạn ban đầu, doanh nghiệp như một con thuyền với một người vừa chèo vừa lái, nhưng khi đã đến giai đoạn cần ổn định, thì cần trang bị cho con thuyền một cỗ máy để thuyền tự chạy, còn cá nhân người đứng đầu chỉ là người cầm lái. Khi và chỉ khi con thuyền được trang bị máy đẩy thì năng lực vận hành, hiệu quả và sự vững mạnh mới có thể đảm bảo được trên thực tế.
Điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào cách thức mà doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị của mình. Tầm nhìn của doanh nghiệp không chỉ được xây dựng và duy trì bằng các khẩu hiệu mà bằng các giải pháp cụ thể, trong đó có giải pháp về quản trị. Với hệ thống quản trị tốt, doanh nghiệp có khả năng phát triển bền vững, chắc chắn và tồn tại lâu dài trên thị trường.
Để cải thiện hiệu năng sản xuất, xây dựng tổ chức thành một hệ thống tự vận động và phát triển bền vững, đảm bảo tuân chấp hành đầy đủ quy định của pháp luật mà Nhà nước ban hành, vận dụng các quy chuẩn và tiêu chuẩn của nghề nghiệp hành nghành nghề đặc thù vào hoạt động sản xuất … thì cần thiết phải đảm bảo hoạt động tuân thủ được thực thi một cách thực tế trong nội bộ doanh nghiệp thay vì chỉ dừng lại ở những lời nói và văn bản có tính phô trương và hình thức.
Trong bài viết này, tác giả sẽ mô tả chi tiết một số vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát tuân thủ trong doanh nghiệp.
Nội dung chính
Kiểm soát tuân thủ bao gồm việc thiết lập các quy trình, quy định, tiêu chuẩn và các hướng dẫn phù hợp với quy định pháp luật, lĩnh vực ngành đặc thù; cũng như thực hiện các hoạt động giám sát, kiểm tra, xử lý, điều chỉnh liên tục để đảm bảo các quy trình, quy định, tiêu chuẩn và hướng dẫn đó được thực thi trên thực tế.
Nói một cách dễ hiểu hơn, kiểm soát tuân thủ là chuỗi các hành động nhằm đảm bảo các quy định của pháp luật, quy định nội bộ trong doanh nghiệp được tuân thủ, thực thi một cách nghiêm túc, đầy đủ, nhất quán và hiệu quả. Nội dung của hoạt động tuân thủ bao gồm viêc ban hành quy định (bao gồm việc hệ thống hoá các quy định pháp luật áp dụng với doanh nghiệp, ban hành các quy định, quy tắc, quy chế nội bộ để cụ thể hoá quy định pháp luật vào hoàn cảnh riêng của doanh nghiệp, quy tắc hoá các quy định, tiêu chuẩn về nghiệp vụ chuyên ngành) và đảm bảo cho việc các quy định đó được thực hiện trên thực tế, kịp thời phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm.
Kiểm soát tuân thủ hướng tới mục tiêu gì?
Mục tiêu cao nhất và chung nhất là hoạt động kiểm soát nhằm thiết lập một hàng lang bảo vệ doanh nghiệp không bị chệch hướng khỏi tầm nhìn dài hạn, bảo vệ cơ chế quản trị bền vững nhằm phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong ngắn hạn, cũng như dài hạn.
Các lợi ích đó bao hàm nhiều nội dung, bao gồm:
- các lợi ích về mặt kinh tế (như tránh được các thiệt hại và rủi ro do bị xử phạt hành chính, bị buộc phải bồi thường thiệt hại, tạo ra các giá trị thặng dư do sức mạnh của tuy tín, thương hiệu và sự chuyên nghiệp);
- bảo vệ thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp;
- đảm bảo hiệu quả trong hoạt động quản trị nội bộ, quản trị nhân sự;
- thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (tuân thủ pháp luật, góp phần kiến tạo và duy trì một xã hội văn minh, công bằng, có kỉ cương, chính trực).
Kiểm soát tuân thủ không phù hợp sẽ gây hậu quả như thế nào?
Kiểm soát tuân thủ không phù hợp sẽ dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp cả ở hiện tại và tương lai.
Trước hết, việc kiểm soát không phù hợp sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro pháp lý do vi phạm pháp luật, bị kiện tụng. Các quy định pháp luật không được chấp hành một cách đầy đủ dẫn tới khả năng bị cơ quan Nhà nước kiểm tra và xử phạt bất kì lúc nào. Trong thực tiễn hoạt động của mình, doanh nghiệp phải tuân thủ rất nhiều quy định, từ các quy định pháp luật về quản lý thuế, về quản trị nội bộ, về lao động, về bảo vệ môi trường, trật tự xây dựng và phòng cháy chữa cháy; và giữa một “biển” quy định pháp luật như vậy, nếu không có giải pháp kiểm soát một cách đầy đủ, doanh nghiệp rất dễ bị quên hoặc mất kiểm soát do các bộ phận cấp dưới cố tình không thực hiện quy định của pháp luật.
Thứ hai, việc kiểm soát không phù hợp sẽ làm giảm hiệu suất lao động do người lao động thiếu sự tôn trọng cần thiết đối với các quy định của doanh nghiệp, xao nhãng và thiếu toàn tâm, toàn ý với công việc mà giành thời gian cho những hoạt động không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
KSTT là công cụ để truyền đạt các ý chí của bộ phận lãnh đạo và quản lý cấp trên xuống các cấp ở dưới một cách đầy đủ, nhất quản và không bị biến dạng. Tuy nhiên, nếu việc KSTT không được thực hiện một cách đầy đủ, các ý chí và thông điệp quản trị từ cấp trên có thể không được truyền xuống cấp dưới một cách kịp thời, có thể bị biến dạng, bị thiếu hoặc bị thay đổi do nhận thức của các cấp trung gian. Hậu quả của việc này là tình trạng cấp trên không nắm được tình hình cấp dưới, trên nóng dưới lạnh, đẩy doanh nghiệp vào tình thể rủi ro.
Thứ ba, kiểm soát tuân thủ là công cụ phòng chống tiêu cực, tham nhũng và hối lộ.
Việc triển khai và thực hiện một hệ thống kiểm soát đầy đủ và hiệu quả sẽ giảm thiểu và ngăn ngừa tình trạng nhận hối lộ, đút lót, tặng quà, ăn uống và tiếp khách tùy tiện, thậm chí cấu kết với nhà cung cấp, đại lý trong việc điều chỉnh giá, hưởng hoa hồng trái quy định, biển thủ tài sản của doanh nghiệp …..
Thiết lập hệ thống kiểm soát đầy đủ, không chỉ đưa ra các quy định và chế tài đối với người lao động, với đối tác … mà còn thiết lập một phương tiện để những người liêm chính có thể phát hiện và thông báo kịp thời các hành vi tiêu cực, nhũng nhiễu tới bộ phận KSTT, bộ phận quản lý cấp cao. Đường dây nóng (Hotline) của bộ phận KSTT hoặc của hãng luật thuê ngoài, kết hợp cùng hòm thư mà doanh nghiệp thiết lập sẽ là kênh tiếp nhận thông tin nhằm phát hiện các hành vi vi phạm một cách hiệu quả.
Kiểm soát tuân thủ có phải là công việc gây tốn kém cho doanh nghiệp?
Doanh nghiệp sẽ phải chi một khoản tiền nhất định hàng tháng cho hạng mục công việc này, và đây là một khoản đầu tư thay vì một khoản chi phí tiêu hao.
Làm thế nào để nâng cao hiệu quả của hoạt động tuân thủ?
Để nâng cao hiệu quả của KSTT, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Thứ nhất, hệ thống kiểm soát tuân thủ cần được xây dựng một cách đầy đủ, nhất quán, sát thực tiễn và phù hợp với doanh nghiệp. Việc thiếu hoặc yếu tại bất kỳ phần nào của hệ thống KSTT cũng có thể dẫn tới vô hiệu hóa các nỗ lực chung. Ví dụ: Doanh nghiệp có các quy định về tuân thủ nhưng thiếu các quy định về xử lý vi phạm sẽ dẫn tới các quy định đó chỉ mang tính hình thức, bị coi thường.
Thứ hai, hệ thống cần được thực hiện một cách nhất quán, xuyên suốt, tránh bị đầu voi đuôi chuột, hình thức;
Thứ ba, hệ thống cần được vận hành bởi cán bộ tuân thủ hoặc Luật sư tư vấn thuê ngoài có năng lực và trình độ chuyên nghiệp, có kinh nghiệm.
Thứ tư, cần sự ủng hộ quyết liệt và sâu sát của các cấp lãnh đạo cao nhất. Doanh nghiệp là một con thuyền mà người lãnh đạo là người cầm lái, sẽ quyết định vận mệnh của doanh nghiệp. Hoạt động KSTT không thể thực hiện một cách hiệu quả nếu không có sự ủng hộ từ những người lãnh đạo cao nhất.
Thứ năm, thường xuyên cập nhật, thay đổi và điều chỉnh theo tình hình mới của doanh nghiệp. Doanh nghiệp là một cơ thể sống, luôn ở trong trạng thái động để thích ứng với sự biến đổi của nền kinh tế và xã hội. Do đó, cán bộ kiểm soát tuân thủ cần nhạy bén nắm bắt những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp và bối cảnh chung của nền kinh tế để kịp thời điều chỉnh, thay đổi nhằm tương thích với sự biến đổi chung.
Kiểm soát tuân thủ có áp dụng với doanh nghiệp vừa và nhỏ hay chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp lớn?
KSTT áp dụng đối với mọi loại doanh nghiệp và quy mô. Tuy nhiên, sẽ hiệu quả hơn nếu hoạt động KSTT áp dụng một cách có hệ thống trong các doanh nghiệp từ 30 nhân sự trở lên, bởi với số người như thế này, doanh nghiệp đã phải thiết lập hệ thống quản trị nội bộ, bao gồm các phòng, ban, bộ phận … với sự hình thành của các cấp trung gian nên người lãnh đạo cấp cao không thể trực tiếp kiểm soát và nắm bắt đầy đủ hoạt động của mỗi nhân viên cấp dưới.
Đối với những doanh nghiệp lớn, hệ thống kiểm soát nội bộ thậm chí còn được xây dựng riêng của mỗi đơn vị thành viên, cùng với khung thể chế thực hiện thống nhất trên toàn hệ thống tổ chức quản trị của doanh nghiệp.
Các nội dung của kiểm soát tuân thủ là gì?
- Ban hành văn bản
- Đào tạo nội bộ (ban đầu và hàng năm)
- Kiểm tra việc tuân thủ
- Thiết lập hệ thống giám sát và báo cáo vi phạm
- Xử lý vi phạm
- Điều chỉnh, bổ sung
Có cần thiết phải có cán bộ phụ trách về tuân thủ không?
Có. Mỗi doanh nghiệp, phụ thuộc vào quy mô và ngành nghề của mình, mà cần thiết lập một bộ phận kiểm soát hoặc một cán bộ phụ trách tuân thủ. Bộ phận KSTT có thể coi như là bộ phận tranh tra trong khối cơ quan Nhà nước tại Việt Nam.
Vai trò của các Luật sư trong công tác tuân thủ là gì?
Các Luật sư tư vấn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát tuân thủ. Các Luật sư sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong các nội dung công việc cụ thể như:
- Rà soát, phân tích và đánh giá tình trạng của hệ thống KSTT hiện tại;
- Đề xuất chiến lược và kế hoạch xây dựng bộ phận tuân thủ;
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ban hành hệ thống các nội quy, quy định nội bộ của doanh nghiệp;
- Tập hợp và hệ thống hóa các quy định pháp luật mà doanh nghiệp, người lao động cần phải tuân thủ theo các hạng mục, nhóm nghĩa vụ cụ thể phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp;
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai hệ thống KSTT xuống các bộ phận cấp dưới của Doanh nghiệp;
- Trực tiếp tập huấn, đào tạo các nội dung của hệ thống KSTT để thống nhất nhận thức tới toàn thể cán bộ quản lý, người lao động của doanh nghiệp;
- Tư vấn, hỗ trợ khi phát hiện hành vi vi phạm;
- Làm đường dây nóng tiếp nhận, phân tích, phân loại và đề xuất biện pháp xử lý hành vi vi phạm.
- Hỗ trợ quá trình cập nhật, điều chỉnh hệ thống kiểm soát.
Sự khác nhau giữa kiểm soát nội bộ và kiểm soát tuân thủ?
Các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất, tài chính – ngân hàng thường xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, bộ phận này có xu hướng kiểm soát rủi ro về mặt tài chính hơn là kiểm soát về mặt tuân thủ pháp luật. Do đó, phạm vi công việc của bộ phận kiểm soát nội bộ có xu hướng hẹp hơn bộ phận kiểm soát tuân thủ.
Bộ phận kiểm soát nội bộ ít tham gia vào quá trình xây dựng văn bản, giám sát đối tác bên ngoài, chống tiêu cực mà nỗ lực trong phạm vi hẹp để ngăn ngừa vi phạm, rủi ro trong hoạt động tài chính.