Con người luôn cần có kỹ năng giải quyết vấn đề bởi cuộc sống luôn có những điều bất ngờ đòi hỏi c húng ta phải có cách xử lý linh hoạt. Tuy nhiên để làm được điều này không đơn giản chút nào. Bài viết hôm nay của Got It sẽ đi tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này nhé!
1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề tên tiếng Anh là Problem Solving skills. Đây được hiểu là khả năng xử lý và đưa ra quyết định khi gặp những tình huống bất ngờ ngoài ý muốn. Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng có ứng dụng trực tiếp vào cuộc sống hàng ngày của bạn.
Cuộc sống luôn có sự thay đổi và các tình huống có thể phát sinh theo rất nhiều chiều hướng khác nhau đòi hỏi bạn phải linh hoạt. Vậy nên bạn phải liên tục trau dồi những kỹ năng sống. Trong đó kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng vô cùng quan trọng và nên dược rèn luyện.
Mỗi khi có vấn đề phát sinh nhiều người thường lúng túng không biết nên làm gì, ra quyết định thế nào để xử lý vấn đề một cách nhanh gọn. Khi bạn có khả năng xử lý vấn đề một cách thành thạo, bạn có thể giải quyết được nhiều bài toán khó cả ở trong công việc và cuộc sống.
2. Những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng giải quyết vấn đề
Có nhiều nhân tố gây ảnh hưởng đến kỹ năng xử lý vấn đề. Trong đó, kỹ năng phân tích, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và tư duy phản biện là những nhân tố bạn cần lưu ý.
- Kỹ năng phân tích: Muốn giải quyết tận gốc bạn phải có khả năng phân tích. Bạn phải phân tích nguyên nhân của vấn đề từ đó mới có thể đưa ra cách xử lý.
- Kỹ năng ra quyết định: Rất nhiều người thường gặp khó khăn trong việc ra quyết định, họ thường do dự không biết nên chọn phương án nào mới khả thi. Để có thể xử lý mọi tình huống buộc bạn phải có kỹ năng ra quyết định, lựa chọn hướng giải quyết và đánh giá kết quả đạt được.
- Kỹ năng giao tiếp: Khi gặp những tình huống éo le trong khâu giải quyết, bạn có thể trao đổi với những người liên quan để am hiểu hơn, từ đó tăng sự chắc chắn trong quyết định của bạn.
- Tư duy phản biện: Với tư duy phản biện tốt, bạn có thể đưa ra những suy luận sắc bén, diễn đạt dễ hiểu, mạch lạc và logic. Đồng thời, họ cũng có thể nhanh chóng phát hiện ra sự sơ hở và thiếu khoa học trong những lập luận được đưa ra trước đó.
Có thể thấy để giải quyết vấn đề một cách êm đẹp, hợp tình hợp lý đòi hỏi bạn phải có rất nhiều kỹ năng khác nhau. Một điều quan trọng bạn cần ghi nhớ là phải thực hành nhiều. Khi đã thực hành nhiều tình huống thực tế, bạn có thể rút ra nhiều bài học cho bản thân.
3. Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả
Người có kỹ năng xử lý vấn đề tốt thường được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Để có thể giải quyết tốt một tình huống, một sự việc bạn cần trau dồi rất nhiều kỹ năng liên quan.
Một quy trình giải quyết vấn đề thường có một số bước cơ bản là:
- Nhìn nhận và phân tích vấn đề một cách tổng quan
- Xác định người liên quan chịu trách nhiệm cho vấn đề
- Tìm hiểu nguyên nhân hình thành vấn đề bao gồm cả nguyên nhân khách quan và chủ quan
- Thực hiện giải quyết vấn đề
- Đánh giá kết quả đạt được
- Rút ra những bài học kinh nghiệm
Để có thể hình thành kỹ năng giải quyết vấn đề yêu cầu bạn phải luôn học hỏi và thử nghiệm. Người không sợ sai và luôn nỗ lực sẽ trau dồi được rất nhiều kinh nghiệm quý báu cho bản thân.
Thuật ngữ “Vấn đề” ở đây không được hiểu như là một chủ đề (topic, issue) mà
ở đây nó sẽ được hiểu như là những điều cần được xem xét, nghiên cứu, giải quyết; là một mục tiêu nào đó mà chúng ta chưa tìm ra được cách thực hiện hoặc chưa biết thực hiện theo cách nào là tối ưu nhất cho nó.
Ví dụ: Bạn mơ ước trở thành một ca sĩ nổi tiếng nhưng chưa biết cách nào để thực hiện. Đó là vấn đề của bạn.
1.2. Các tình huống phát sinh vấn đề
Khi có sự khác biệt giữa kết quả hiện tại so với kết quả kỳ vọng;
Khi khả năng đáp ứng thiếu so với yêu cầu để đạt được kết quả kỳ vọng;
Khi không biết được làm cách nào để đạt được kết quả kỳ vọng.
1.3. Phân loại “vấn đề”
1.3.1. Theo tình huống
Các vấn đề sai lệch: Là một việc gì đó xảy ra không theo kế hoạch/ dự định và cần phải có biện pháp điều chỉnh.
Ví dụ: Máy móc bị trục trặc
Không nhận được nguyên vật liệu
Trong nhóm có người bị ốm
Bế tắc trong công việc hoặc nhân sự
Các vấn đề tiềm tàng: Là các vấn đề có thể nảy sinh trong tương lai và cần đưa ra các biện pháp phòng ngừa.
Ví dụ: Sự mất đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm
Nhu cầu gia tăng khiến khó lòng đáp ứng
Số nhân viên bỏ việc tăng
Các vấn đề cần hoàn thiện: Là các vấn đề liên quan đến việc làm sao để có năng suất cao hơn, để trở nên hiệu quả hơn và thích ứng nhanh hơn trong tương lai.
Ví dụ: Nâng cấp sản phẩm, trang thiết bị, phương pháp
Lắp đặt một hệ thống mới
Trang bị kỹ năng mới cho nhân viên
Thay đổi quy trình để đáp ứng tiêu chuẩn mới
1.3.2. Theo cấp độ khó
Vấn đề mang tính hệ thống: là những vấn đề có tính lặp đi lặp lại, thường xảy ra trong một tổ chức; có thể được giải quyết bằng các thủ tục chung
Ví dụ: Giải quyết yêu cầu tăng lương của nhân viên trong cơ quan
Vấn đề mang tính bán cấu trúc: cũng giống như các vấn đề mang tính hệ thống, tuy nhiên các thủ tục chứng chỉ có thể giải quyết được một phần của vấn đề mà thôi.
Ví dụ: Hoà giải bất đồng trong một nhóm hoặc giữa 2 người
Vấn đề mang tính hóc búa: là những vấn đề không thể được giải quyết bằng các thủ tục, nguyên tắc thông thường bởi tính mới lạ hoặc phức tạp của vấn đề .
Ví dụ: Tổ chức đi dã ngoại đến một nơi chưa có bất kỳ thông tin gì.
1.4. Khái niệm giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề là một quá trình đi xác định, phân tích chỉ ra nguyên nhân, lựa chọn phương pháp tối ưu, triển khai và đánh giá giải pháp nhằm loại bỏ mâu thuẫn giữa thực tế và mong muốn.
2. Công cụ và kỹ năng giải quyết, phân tích vấn đề là gì?
Có tên tiếng Anh là Problem solving skills, kỹ năng giải quyết vấn đề được xem là một trong những kỹ năng thực sự cần có trong học tập và công việc, bởi cuộc sống không phải sóng yên biển lặng nên luôn đem đến cho chúng ta vô số những vấn đề cần giải quyết, dù cho vấn đề thông thường hay vấn đề hóc búa đi chăng nữa. Mỗi vấn đề lại có cách giải quyết khác nhau, cũng không có công thức hướng giải quyết chung nào, vì thế để vấn đề được giải quyết ổn thỏa thì điều đó phụ thuộc nhiều vào kỹ năng của bạn để có những hành trang cần thiết cho cuộc sống này.
Để nhận biết, phân tích một vấn đề thông thường bạn sẽ cần làm những việc sau để từ đó có hướng giải quyết triệt để:
2.1. Nhìn nhận và phân tích vấn đề
Đầu tiên, bạn cần xem xét rằng vấn đề bạn đang gặp phải có là vấn đề đúng nghĩa, vấn đề thực tiễn hay không? Bằng cách tự đặt ra các câu hỏi như: chuyện gì sẽ đến khi…? Hay là nếu việc này vấn đề này mà không thực hiện được thì có sao không, có vấn đề gì khác xảy ra không? Bạn không nên để thời gian bị lãng phí, sức lực bị hao tổn vào giải quyết nếu như nó có thể tự biến mất tự trôi qua hoặc vấn đề đó thực sự không quan trọng.
Xem thêm: Lắng nghe là gì? Hướng dẫn cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe
2.2. Chủ sở hữu của vấn đề
Không phải lúc nào cũng có khả năng giải quyết mọi vấn đề mà ảnh hưởng đến bản thân chúng ta bởi trong một khả năng, năng lực của bạn còn hạn chế. Vì thế cách tốt nhất là bạn nên tìm một người có đủ năng lực để giúp bạn giải quyết nó. Nhà triết gia tư tưởng Lenin đã có câu“Lòng nhiệt tình cộng sự ngu dốt bằng sự phá hoại”, dù là con người của thế kỷ 20 nhưng đến nay các triết lý của ông vẫn được người đời học tập và áp dụng.
2.3. Hiểu rõ vấn đề
Nếu như có cái nhìn không đúng về vấn đề sẽ khiến cho vấn đề của bạn không được giải quyết đôi khi còn thêm vấn đề phát sinh mới cho chúng ta. Nếu theo như y học “việc bắt không chính xác sai” sẽ không chữa trị được, các triệu chứng vẫn còn, và thậm chí còn sinh thêm những triệu chứng phản ứng khác trở thành “tiền mất tật mang”. Bạn nên dành chút thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan bằng cách: mô tả lại, gói gọn vấn đề; vấn đề gây ra những tác động gì? Vấn đề chủ chốt nằm ở đâu? Nó bắt đầu xuất hiện từ khi nào? Có điểm nào đặc biệt ẩn trong vấn đề không?
Để nắm được những điều này bạn cần tự trả lời cho mình những câu hỏi sau:
Vấn đề có cấp thiết có khẩn cấp quan trọng hay không
Có yêu cầu từ ai không? Nếu có thì nó là gì?
Nguồn lực ở đâu để giải quyết vấn đề này
Vấn đề này có thuộc phạm trù giải quyết của bạn không?
Bản chất cốt lõi nằm trong vấn đề là ở cái gì là ở đâu?
Mức độ dễ khó của vấn đề?
2.4. Chọn giải pháp giải quyết vấn đề
Sau khi bạn đã hiểu được gốc gác cội nguồn vấn đề, thì bạn sẽ có thể đưa ra những giải pháp, quyết định cho mình để có thể lựa chọn, chọn lọc sao cho phù hợp nhất. Tư chất sáng tạo trong mọi vấn đề của nhân viên người lao động sẽ luôn tạo được sự hấp dẫn với ban lãnh đạo.Vì thế nếu trong CV có được khoản này thì chắc chắn ban lãnh sự công ty đã có cảm mến ấn tượng ngay với hồ sơ của bạn rồi.
Một điều cũng cần lưu ý đó là các yếu tố sáng tạ đó cần phải đáp ứng được: rằng nó có tác dụng khắc phục được về lâu về dài, nó có tính khả thi để thực hiện và tính hiệu quả cao.
2.5. Thực hiện giải pháp
Khi bạn đã chắc chắn rằng mình đã nắm được vấn đề và biết được hướng giải quyết hiệu quả, thì khi đó bạn có thể bắt tay vào thực hiện hành động luôn. Để chắc chắn được tính khả thi, thì bạn cần xác định là ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc đưa giải pháp vào thực hiện, và mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành,...
2.6. Đánh giá, đưa ra cái nhìn tổng quan
Sau khi thực hiện xong giải pháp giải quyết vấn đề, bạn cần xem lại kiểm tra lại xem đã đạt được kết quả tốt chưa, vấn đề còn đó không hay đã được loại bỏ. Những bài học, những kinh nghiệm rút ra từ những vấn đề này giúp bạn giảm được rất nhiều thứ gọi “calori” ở trong chất xám, và rút ra được bài học kinh nghiệm cho những lần sau.
Đôi khi bạn sẽ cảm thấy những bước trên là thừa thãi là rườm rà không cần thiết, nhưng vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên khi va vấp, áp dụng những hướng giải quyết mới thì đòi hỏi não bộ của bạn phải có sự kiên trì và quyết tâm thì mới có thể giải quyết triệt để được. Nếu như bạn thường xuyên áp dụng các kỹ năng trên thì nó sẽ hình thành một thói quen cho não bộ khi bạn có bất cứ chuyện gì xảy ra thì nó cũng ngồi phân tích, chỉ điểm rõ ràng cho bạn và dần dần sẽ hình thành nên một phản xạ không điều kiện.
Sáu bước vừa rồi được chúng tôi xây dựng dựa trên một nguyên tắc mà tạm gọi là KOALA
K: Knowledge: thông tin, kiến thức về vấn đề
O: Objectives: Mục tiêu cần trong vấn đề
A: alternatives: Phương án các giải pháp
L: Look ahead: Đánh giá và lựa chọn
A: action: hành động, thực hiện
Kỹ năng giải quyết vấn đề có tác dụng gì
Xử lý một tình huống một vấn đề không bao giờ là dễ dàng, vì thế trong quá trình tìm ra hướng giải quyết bạn luôn phải dùng đến chất xám, dùng đến khả năng suy nghĩ của mình. Nếu như giải quyết tốt được vấn đến thì bạn cũng sẽ thu được những kết quả sau:
Tăng cường sự hiểu biết: phương pháp mà có lẽ giải quyết vấn đề có lẽ chính là đối mặt với nó. Khi mà bạn chấp nhận đối mặt tức cũng là lúc bạn muốn giành chiến thắng. Vì thế để được chiến thắng thì bạn phải vận dụng rất nhiều những kỹ năng những vốn kiến thức sẵn có để sản sinh ra cái mới, từ đó cho não bộ của bạn thêm được sự hiểu biết này.
Tăng cường sự liên kết: một mình bạn không chắc sẽ giải quyết được triệt để vấn đề gây ra vì thế bạn cần sự giúp đỡ, trợ giúp của người khác. Từ đó cũng sẽ khiến cho bạn cho các mối quan hệ gần nhau hơn.
Nâng cao kiến thức bản thân: Vấn đề xảy ra khiến cho chúng ta phải gắng sức nỗ lực đưa ra phương án giải quyết, từ đó sẽ giúp họ hiểu thêm nhiều vấn đề xung quanh và từ đó sẽ hướng đưa họ đến với thành cồn trong tương lai.
Chúng tôi mong rằng qua bài viết này bạn đã có cho mình những thông tin bổ ích để từ đó có đáp án cho câu hỏi Vấn đề là gì. Không những thế thì đây là một điểm một yếu tố mà ban lãnh đạo các công ty rất thích ở nhân viên của mình. Vì thế hãy tìm hiểu thật kỹ lưỡng nhé!