Nhiệm kỳ của Ban Chấp hành chi Hội sinh viên là bao lâu

HD Quy trình tổ chức Đại hội – Hội nghị các cấp trực thuộc Hội Sinh viên trường

29/09/2020

HƯỚNG DẪN

Quy trình tổ chức Đại hội – Hội nghị các cấp

trực thuộc Hội Sinh viên trường

----------

Thực hiện theo tinh thần thông báo số 21/TB-ĐHKT-HSV về việc tổ chức Đại hội – Hội nghị các cấp trực thuộc Hội SV trường; nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý từ cấp trường đến cấp chi hội, Ban Thư ký Hội SV trường thông báo đến các LCHSV khoa/KTX, CLB/Đ/N tiến hành tổ chức Đại hội bao gồm những nội dung sau:

I. TỔNG QUAN VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ CỦA BAN THƯ KÝ, BAN CHẤP HÀNH HỘI SINH VIÊN CÁC CẤP:

1.Hội Sinh viên trường:

• Nhiệm kỳ Đại hội: 05 năm 02 lần.
• Số lượng ủy viên Ban Chấp hành: Hiệp thương thống nhất bầu Ban Chấp hành tối đa 27 ủy viên, Ban Thư ký có số ủy viên không quá 1/3 số lượng ủy viên Ban Chấp hành, trong đó có 01 Chủ tịch và tối đa 03 Phó Chủ tịch.

2.Nhiệm vụ của Ban Chấp hành:

• Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chương trình công tác của Hội cấp trên; quyết định và tổ chức thực hiện các chương trình công tác của Hội cấp mình.
• Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ sở Hội trực thuộc việc thực hiện nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của Hội cấp trên.
• Triệu tập Đại hội đại biểu Hội Sinh viên cấp mình.
• Hiệp thương thống nhất bầu Ban kiểm tra giúp việc cho Ban Chấp hành trong công tác kiểm tra của Hội.

3.Nhiệm vụ của Ban Thư ký:

• Tổ chức thực hiện Nghị quyết, chương trình công tác của Ban Chấp hành Hội cấp mình.
• Giúp Ban Chấp hành nắm vững tình hình và nhu cầu, nguyện vọng sinh viên trong đơn vị để phản ánh với nhà trường và Hội cấp trên.
• Công nhận Ban Chấp hành Hội sinh viên các đơn vị trực thuộc và báo cáo lên Ban Thư ký HSV Thành phố.
• Xét và đề xuất với ban chấp hành cấp trên trực tiếp những đề nghị của cơ sở Hội về công tác tổ chức, khen thưởng, kỷ luật hội viên, sinh viên.
• Kiến nghị, đề xuất cấp ủy, Ban Giám hiệu, phối hợp các tổ chức đoàn thể trong trường để giải quyết những vấn đề liên quan đến công tác Hội và phong trào sinh viên của đơn vị.
• Chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Ban Chấp hành.
• Quản lý tài chính Hội cùng cấp.

4.Liên Chi hội Sinh viên Khoa/Ký túc xá:

a.Điều kiện thành lập:

• Tổ chức Đảng, Ban chủ nhiệm khoa và Đoàn khoa trực tiếp và thống nhất lãnh đạo, chỉ đạo.
• Có từ 03 chi hội trở lên.
• Nhiệm kỳ Đại hội: 01 năm/ 01 lần.

b.Liên Chi hội có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

• Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các Chi hội trong việc thực hiện các nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của Hội cấp trên.
• Xét và đề xuất với Ban chấp hành cấp trên trực tiếp những đề nghị của chi hội về công tác tổ chức, khen thưởng, kỷ luật hội viên, sinh viên.
• Đề xuất và phối hợp với Ban chủ nhiệm khoa, các tổ bộ môn và các đoàn thể trong khoa làm tốt công tác sinh viên.
• Đại diện cho hội viên và sinh viên tham gia các hội đồng, các cuộc họp của khoa liên quan đến vấn đề sinh viên, được phát biểu ý kiến về các vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của sinh viên.

II. TỔ CHỨC ĐẠI HỘI HỘI SINH VIÊN CÁC CẤP:

1.Đại biểu Đại hội:

a.Số lượng đại biểu:

Ban Chấp hành cấp triệu tập Đại hội cần xem xét kỹ để quyết định số lượng đại biểu trên cơ sở hướng dẫn của Hội cấp trên, phù hợp với Điều lệ và điều kiện thực tế (qui mô, kinh phí, địa điểm, cơ sở vật chất …) của đơn vị.

b.Phân bổ đại biểu:

Việc phân bổ đại biểu phải dựa trên các yếu tố: Số lượng hội viên, số lượng tổ chức Hội trực thuộc, tính đặc thù của đơn vị và tổ chức…để số lượng vừa hợp lý, vừa có cơ cấu thích hợp thể hiện tính quần chúng rộng rãi của tổ chức Hội.

c.Những hướng dẫn về Đại hội Đại biểu:

• Thành phần đại biểu:
  • Đại biểu đương nhiên là ủy viên BCH cấp triệu tập Đại hội. Đại biểu là ủy viên BCH cấp triệu tập Đại hội ở đơn vị nào là đại biểu chính thức của đoàn đại biểu chính thức của đoàn đại biểu đơn vị đó.
  • Đại biểu chỉ định: BCH cấp triệu tập Đại hội được quyền chỉ định một số đại biểu có uy tín và ảnh hưởng tích cực đến công tác Hội và phong trào sinh viên đi dự Đại hội. Trước khi chỉ định nên tham khảo ý kiến của Đảng ủy, Ban giám hiệu, cơ sở Đoàn, Hội nơi đại biểu đang học tập, công tác. Đại biểu được chỉ định không quá 5% số lượng đại biểu Đại hội (trong đó những đại biểu dự kiến tham gia BCH được BTV Đoàn giới thiệu không quá 15% số lượng BCH dự kiến).
  • Đại biểu hiệp thương: do tổ chức Hội cấp dưới hiệp thương chọn cử theo phân bổ số lượng của BCH cấp triệu tập đại hội.
  • Những cán bộ, hội viên sau khi được cử làm đại biểu, nếu thôi công tác Hội hoặc chuyển sang công tác, sinh hoạt ở đơn vị khác không thuộc Hội Sinh viên cấp triệu tập thì cho rút tên ra khỏi danh sách đoàn đại biểu (việc cho rút tên và bổ sung đại biểu của đoàn đại biểu do Ban Thư ký cấp triệu tập Đại hội quyết định trên cơ sở đề nghị của BCH Hội Sinh viên cơ sở).
• Đại biểu dự Đại hội phải được Đại hội biểu quyết công nhận về tư cách đại biểu. BCH cấp triệu tập Đại hội không được bác bỏ tư cách đại biểu do cấp dưới cử, trừ trường hợp đại biểu đang trong thời gian bị kỷ luật từ cảnh cáo trở lên.
• Đại hội đại biểu Hội Sinh viên chỉ có giá trị khi có ít nhất 2/3 số đại biểu được triệu tập tham dự.
• Khi hiệp thương bầu cử đại biểu phải có quá nửa (1/2) số người có mặt tán thành thì người được đề cử, ứng cử mới trúng cử.

2.Hội nghị đại biểu (Hội nghị Ban Chấp hành mở rộng):

• Ban chấp hành Hội Sinh viên các cấp có thể triệu tập Hội nghị đại biểu để kiện toàn BCH khi có thay đổi cơ cấu nhân sự, thảo luận văn kiện Đại hội cấp trên. Số lượng đại biểu tham dự không nhiều hơn số đại biểu tham dự Đại hội nhiệm kỳ.
• Thành phần Hội nghị đại biểu gồm các ủy viên BCH cấp triệu tập Hội nghị và các đại biều do BCH cấp dưới cử lên, số lượng đại biểu do BCH cấp triệu tập Hội nghị quyết định có thể mời thêm cán bộ Hội cấp dưới, hội viên tiêu biểu (do BCH cấp triệu tập quyết định).
• Hội nghị đại biểu chỉ có giá trị khi có ít nhất 2/3 số đại biểu được triệu tập tham dự.
• Khi hiệp thương cử đại biểu phải có quá nửa (1/2) số người có mặt tán thành thì người được đề cử, ứng cử mới trúng cử.

Lưu ý: Trong trường hợp kiện toàn BCH nhưng không làm thay đổi cơ cấu nhân sự, Ban Chấp hành Hội SV các cấp tổ chức Hội nghị Ban Chấp hành.

3.Nguyên tắc bầu cử của Hội

Khi bầu Ban Chấp hành, các chức danh chủ chốt của Hội: hiệp thương thống nhất bằng hình thức biểu quyết giơ tay.

4.Quy trình tổ chức Đại hội Hội sinh viên các cấp:

a.Chuẩn bị Đại hội:

Bước 1: Xây dựng hồ sơ Đại hội bao gồm đề án, kế hoạch tổ chức Đại hội, phương án tổ chức Đại hội và các văn bản khác liên quan:

• Nghiên cứu đặc điểm, tình hình sinh viên, nắm tâm tư nguyện vọng của sinh viên, xin ý kiến chỉ đạo của Đảng ủy, Ban giám hiệu và sự giúp đỡ của Đoàn Thanh niên cùng cấp để xây dựng đề án tổ chức Đại hội và chương trình công tác Hội.
• Đề án tổ chức Đại hội phải xác định được mục đích, yêu cầu cần đạt được của Đại hội, dự kiến thời gian tiến hành Đại hội; số lượng, cơ cấu và tiêu chuẩn đại biểu; chương trình Đại hội…Đề án tổ chức Đại hội cần được hiệp thương dân chủ, bàn bạc kỹ và có sự chỉ đạo của Đảng ủy, Ban giám hiệu, Đoàn Thanh niên cùng cấp và Hội cấp trên trước khi tiến hành Đại hội.
• Đơn vị trình phương án tổ chức Đại hội lên Ban Thư ký Hội Sinh viên trường, nếu tổ chức theo hình thức trực tuyến, Liên Chi hội SV Khoa, CLB/Đội/Nhóm phải xin ý kiến và được sự đồng ý của Ban Thư ký Hội Sinh viên trường.

Bước 2: Trình hồ sơ Đại hội về BTK Hội Sinh viên trường

Bước 3: Tiến hành họp Liên tịch.

Sau khi kế hoạch được duyệt, BTK Hội SV trường dựa vào thời gian, nội dung kế hoạch Đại hội, có nhiệm vụ lên lịch họp Liên tịch với các Liên Chi hội trước khi diễn ra Đại hội ít nhất 1 tuần nhằm đánh giá, góp ý văn kiện, đề án nhân sự nhiệm kì mới.

Ban thư ký LCH SV khoa chuẩn bị các công tác họp Liên tịch như sau:

• Báo cáo tổng kết công tác Hội và phong trào sinh viên nhiệm kỳ vừa qua.
• Kiểm điểm hoạt động của BCH cấp triệu tập Đại hội.
• Phương hướng công tác Hội và phong trào sinh viên nhiệm kỳ tới.
• Đề án nhân sự BCH nhiệm kỳ tới.
• Danh sách trích ngang BCH cũ và BCH dự kiến nhiệm kỳ tới (theo mẫu).

• Thành phần tham dự họp Liên tịch:

• Đại diện Chi Ủy – BCN khoa
• Ban Thường vụ Đoàn khoa.
• Đại diện BTK Hội SV trường
• Ban Thư Ký LCHSV khoa đương nhiệm.

Lưu ý: Không có sự trùng lặp thành phần tham dự Liên tịch. Ví dụ: nhân sự vừa thuộc Ban Thường vụ Đoàn khoa, vừa thuộc Ban thư ký LCHSV khoa không được xem là đại diện cho Ban thường vụ trong trường hợp chỉ có đại diện Ban Thường vụ Đoàn khoa tham gia họp Liên tịch.

Bước 4: Tổ chức Đại Hội – Hội nghị

Các văn bản cần chuẩn bị cho Đại hội – Hội nghị

Văn kiện theo thứ tự

1. Chương trình Đại hội.
2. Báo cáo tổng kết công tác Hội và phong trào sinh viên nhiệm kỳ vừa qua.
3. Kiểm điểm hoạt động của BCH cấp triệu tập Đại hội.
4. Phương hướng công tác Hội và phong trào sinh viên nhiệm kỳ tới.
5. Đề án nhân sự nhiệm kỳ tới.

Văn bản khác

1. Danh sách trích ngang BCH nhiệm kỳ tới do Hội nghị BCH trước Đại hội thống nhất đề cử.
2. Đề án phân bố đại biểu và các văn bản cần thiết khác.
3. Tờ trình thay đổi cơ cấu nhân sự, tờ trình thay đổi nhân sự (Đối với Hội nghị).

Lưu ý: Liên tịch, Đại hội chỉ được tổ chức khi văn bản đã được chỉnh sửa trước đó 5 ngày.

b.Quy trình hiệp thương thống nhất bầu BCH Hội các cấp

Bước 1: Xây dựng đề án Ban Chấp hành

• Tổ chức Hội nghị BCH, BĐN/BCH trước Đại hội để thống nhất về số lượng, thành phần, cơ cấu, tiêu chuẩn ủy viên BCH, BĐN/BCH … khóa mới. Số lượng và cơ cấu BCH Hội các cấp phải đảm bảo các yêu cầu về tính đại diện của các tổ chức thành viên trực thuộc, tính tiêu biểu cho sinh viên các hệ, khóa chuyên ngành và thiết thực, hiệu quả.
• Tiêu chuẩn cơ bản của Ủy viên BCH Hội Sinh viên các cấp:

• Có lập trường tư tưởng vững vàng, kiên định mục tiêu độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội, quyết tâm thực hiện thắng lợi công cuộc đổi mới đất nước do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo; thực hiện nghiêm pháp luật của Nhà nước.
• Có kiến thức và năng lực tham gia xây dựng các quyết định của Ban chấp hành; có khả năng tổ chức và triển khai thực hiện, có phương pháp công tác, sâu sát cơ sở, hiểu được tâm tư, nguyện vọng của sinh viên, có khả năng đại diện, bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của sinh viên.
• Có đạo đức cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, đoàn kết nội bộ, dân chủ, lối sống trung thực, lành mạnh, có bản lĩnh đấu tranh và tham gia giải quyết có hiệu quả các hiện tượng tiêu cực.
• Nắm vững Điều lệ Hội Sinh viên Việt Nam, có trách nhiệm và nhiệt tình với công tác Hội và phong trào sinh viên, được rèn luyện và trưởng thành từ thực tiễn phong trào sinh viên, gương mẫu trong học tập, rèn luyện, được sinh viên tín nhiệm.
• Có điểm trung bình học tập 2 học kỳ gần nhất từ 7.0 trở lên; 6.5 đối với một số ngành đặc thù và điểm trung bình rèn luyện 2 học kỳ gần nhất là 80 trở lên.

Lưu ý: Những nhân sự dự kiến giới thiệu tham gia BCH đang bị kỷ luật từ cảnh cáo trở lên thì không được ứng cử, đề cử tham gia BCH.

• Số lượng ủy viên Ban Chấp hành Liên Chi hội từ 05 đến 15 người.

Bước 2: Hiệp thương giới thiệu nhân sự Ban Chấp hành.

Ban Chấp hành cấp tổ chức Đại hội - Hội nghị đại biểu sẽ tiến hành phân bổ đại biểu. Dựa vào chỉ tiêu phân bổ, các đơn vị trực thuộc cấp tổ chức Đại hội – Hội nghị đại biểu sẽ tiến hành tổ chức Đại hội – Hội nghị đại biểu để hiệp thương đề cử đại diện tham gia BCH của cấp tổ chức Đại hội – Hội nghị đại biểu

Để tiến hành đề cử tốt, bảo đảm công khai dân chủ, Hội Sinh viên phối hợp với Đoàn thanh niên bàn bạc, xin ý kiến cấp ủy Đảng, chính quyền đưa ra thảo luận dân chủ trong sinh viên để thống nhất số lượng ủy viên BCH và danh sách đề cử. Đối với các nhân sự tham gia BCH Hội Sinh viên ở cấp tỉnh, thành và Trung ương có văn bản hiệp thương đề nghị của BCH Hội Sinh viên, Đoàn TN trường, có xác nhận của Đảng ủy – Ban Giám hiệu Nhà trường; văn bản đề nghị của tỉnh, thành Đoàn; tỉnh, thành Hội. BCH Hội Sinh viên tỉnh, thành phố có trách nhiệm phối hợp cùng Trung ương Hội Sinh viên khi chuẩn bị nhân sự tỉnh, thành mình tham gia BCH Trung ương Hội.

       Bước 3: Hiệp thương thống nhất bầu Ban chấp hành tại Đại hội – Hội nghị đại biểu

Đoàn Chủ tịch Đại hội hoặc người chủ trì Hội nghị trình bày báo cáo về quá trình chuẩn bị nhân sự và kết quả hiệp thương giới thiệu nhân sự để đại biểu thảo luận xem xét, sau đó bầu bằng biểu quyết giơ tay (chung cho cả danh sách). Việc bầu cử phải được quá nửa (1/2) số đại biểu có mặt trong Đại hội, Hội nghị tán thành thì việc hiệp thương thống nhất bầu nhân sự vào BCH Hội mới có giá trị.

Trường hợp tổ chức Hội nào không thể hiệp thương thống nhất bầu đại diện của mình tham gia BCH Hội cấp trên hoặc cử đại diện không đúng tiêu chuẩn đã quy định thì vị trí đại diện của tổ chức đó có thể được bảo lưu cho tới khi nào có đại diện tham gia

Trường hợp có những ý kiến trái ngược nhau trong Đại hội hoặc Hội nghị nhưng người đã được hiệp thương giới thiệu vẫn đủ tiêu chuẩn và BCH Hội cấp dưới vẫn bảo lưu việc giới thiệu, sau khi thảo luận trong Đại hội (Hội nghị) không nhất trí được thì tiến hành biểu quyết riêng trường hợp nhân sự đó. Nếu có quá nữa đại biểu trong Đại hội – Hội nghị không tán thành:

• Đoàn đại biểu sẽ đề cử đồng chí khác tiêu chuẩn và đảm bảo tính đại diện. Khi đó, Đại hội – Hội nghị sẽ tiếp tục hiệp thương đồng chí đại diện mới.
• Nếu Đoàn đại biểu không đề cử đồng chí khác thì bảo lưu vị trí đại diện đó cho tới khi nào có đại diện khác.

Ban Chấp hành Hội nhiệm kỳ trước phải chuẩn bị kỹ việc hiệp thương chọn cử danh sách BCH Hội nhiệm kỳ mới.

Ban Chấp hành hiệp thương thống nhất bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch và ủy viên trong Ban Thư ký. Số lượng ủy viên Ban Thư ký không quá 1/3 số lượng ủy viên BCH.

c.Chương trình Đại hội, Hội nghị đại biểu:

• Chào cờ: Hát quốc ca; Bài ca chính thức của Hội Sinh viên Việt Nam.
• Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
• Hiệp thương bầu Ban thẩm tra tư cách đại biểu.
• Báo cáo kết quả thẩm tra tư cách đại biểu.
• Công bố và hiệp thương thông qua danh sách Đoàn Chủ tịch Đại hội (Hội nghị). Đoàn Chủ tịch điều hành Đại hội, Hội nghị (Đoàn Chủ tịch có quyền xem xét, kết luận cuối cùng về việc cho rút tên trong danh sách đề cử hoặc công việc của Đại hội, Hội nghị).
• Đoàn Chủ tịch giới thiệu Thư ký Đại hội (Hội nghị)
• Công bố chương trình Đại hội (Hội nghị), quy chế làm việc tại Đại hội (Hội nghị).
•  Trình bày báo cáo tổng kết, báo cáo kiểm điểm và phương hướng, chương trình công tác nhiệm kỳ tới.
• Tham luận, thảo luận.
• Ý kiến phát biểu của các đại biểu.
• Khen thưởng (nếu có).
• Trình bày đề án nhân sự BCH nhiệm kỳ mới,
• BCH cũ tuyên bố mãn nhiệm kỳ.
• Thông qua danh sách ứng cử viên BCH khóa mới và Đại hội hiệp thương bầu BCH nhiệm kỳ mới.
• BCH nhiệm kỳ mới ra mắt toàn thể Đại hội, phát biểu nhận nhiệm vụ.
• Đại hội (Hội nghị) hiệp thương thống nhất bầu đoàn đại biểu đi dự Đại hội cấp trên (nếu có).
• Chia tay BCH nhiệm kỳ cũ, khen thưởng BCH.
• Thông qua lời kêu gọi, tuyên bố hoặc thư của Đại hội (Hội nghị) gửi hội viên, sinh viên; thông qua dự thảo Nghị quyết Đại hội (Hội nghị).
• Tổng kết và bế mạc Đại hội (Hội nghị).
• Chào cờ.

• Lưu ý: Tùy theo điều kiện cụ thể có thể tổ chức Đại hội chính thức phiên nội bộ và Đại hội chính thức phiên công khai hoặc tổ chức một phiên chính thức.

d.Những công việc sau Đại hội, Hội nghị:

Sau Đại hội, BCH Hội Sinh viên phải gửi file văn bản và văn bản giấy của Đại hội cho Hội cấp trên trực tiếp bao gồm:

• Biên bản Đại hội.
• Biên bản Hội nghị lần 1.
• Nghị quyết Đại hội
• Công văn đề nghị công nhận kết quả Đại hội (Hội nghị)
• Danh sách trích ngang BCH Hội Sinh viên được Đại hội (Hội nghị) hiệp thương thống nhất bầu ra.
• Danh bạ BCH mới cùng BCH các Chi hội, CLB/Đ/N trực thuộc với đầy đủ thông tin liên lạc theo mẫu danh bạ. (gửi qua email)
• Văn kiện Đại hội đã tiếp thu, chỉnh sửa.

5.Việc kiện toàn BCH Hội các cấp.

Ủy viên BCH là sinh viên tốt nghiệp ra trường, không có điều kiện đảm nhận và hoàn thành nhiệm vụ của Hội giao thì đương nhiên cho rút tên khỏi danh sách BCH. Ban chấp hành Hội Sinh viên báo cáo lên Hội cấp trên trực tiếp để xin ý kiến hiệp thương bầu người thay thế.

Việc cho rút tên, thôi giữ chức vụ và bổ sung ủy viên BCH, ủy viên Ban Thư ký, Phó Chủ tịch và Chủ tịch Hội Sinh viên cấp nào do Hội nghị BCH cấp đó thảo luận thống nhất; đồng thời tiến hành hiệp thương thống nhất bầu nhân sự bổ sung thay thế (nếu thấy cần thiết). Sau đó BCH có công văn đề nghị (kèm theo biên bản cuộc họp) để BCH Hội cấp trên trực tiếp quyết định công nhận việc rút tên và bổ sung nhân sự thay thế (nếu có).

Nếu rút tên trong BCH thì không còn là ủy viên Ban Thư ký và không còn giữ chức vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch (nếu có). Nếu chỉ rút tên hoặc thôi giữ chức vụ ủy viên Ban Thư ký, Chủ tịch, Phó Chủ tịch thì vẫn còn là ủy viên BCH.

Trường hợp bổ sung các chức vụ ủy viên Ban Thư ký, Chủ tịch, Phó Chủ tịch khi chưa phải là ủy viên BCH của cấp đó thì BCH thảo luận, hiệp thương thống nhất bầu bổ sung vào BCH Hội, sau đó thảo luận, biểu quyết các chức danh khác trong BCH. Khi làm thủ tục đề nghị lên BCH Hội cấp trên công nhận, đề nghị công nhận chức danh ủy viên BCH trước khi công nhận chức danh khác đã được bầu.

6.Đại hội, Hội nghị CLB/Đội/Nhóm:

• Đối với CLB/Đội/Nhóm có dưới 150 thành viên: tổ chức Đại hội, Hội nghị toàn thể thành viên.
• Đối với CLB/Đội/Nhóm có từ 150 thành viên: tổ chức Đại hội, Hội nghị đại biểu.
• Hiệp thương nhân sự đối với CLB/Đ/N trong Đại hội.

• Ban Điều hành/Ban Chủ nhiệm dự kiến do Ban Điều hành/Ban Chủ nhiệm cấp triệu tập thống nhất đề cử. Đoàn Chủ tịch sẽ thông qua danh sách trong đại hội để tiến hành hiệp thương.
• Sau khi Đoàn Chủ tịch giới thiệu nhân sự, các đại biểu tham dự tại đại hội tiến hành đề cử hoặc tự ứng cử:

• Trường hợp có đồng chí tự ứng cử và đề cử: Đoàn Chủ tịch sẽ tiến hành hiệp thương các đồng chí trong danh sách dự kiến (hiệp thương toàn danh sách) và hiệp thương riêng đối với các đồng chí được đề cử và ứng cử
• Trường hợp không có đồng chí nào ứng cử hoặc được đề cử thì Đoàn Chủ tịch sẽ tiến hành hiệp thương danh sách dự kiến (hiệp thương toàn danh sách). Nếu có trường hợp không thống nhất trong Đại hội – Hội nghị thì Đoàn Chủ tịch sẽ cho đề cử và tự ứng cử một lần nữa. Nếu tiếp tục không có đồng chí nào ứng cử hoặc tự đề cử thì BCN/BĐH để khuyết và tổ chức Hội nghị bổ sung sau

• Quy trình tổ chức Đại hội, Hội nghị CLB/Đội/Nhóm tương tự như ở cơ sở Hội cùng cấp, được sự chỉ đạo và hướng dẫn từ cấp trên trực tiếp. Tuy nhiên, linh động có sự điều chỉnh về tên gọi, nhân sự, thành phần tham gia…để phù hợp với tình hình thực tế.