Hoạt động quản lý tồn kho không chỉ là mục tiêu mà còn là trách nhiệm mỗi doanh nghiệp cần thực hiện.
Cùng ALS tham khảo các Tip quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp qua bài viết sau.
1. Hàng tồn kho là gì và gồm những gì?
Hàng tồn kho không phải là những mặt hàng hết đát, chậm bán như nhiều người vẫn nghĩ.
Đây là lượng hàng được doanh nghiệp dự trữ, phục vụ nhu cầu sản xuất – kinh doanh sau cùng. Tại mỗi thời điểm, doanh nghiệp luôn cần duy trì lượng hàng tồn kho tối thiểu để đáp ứng các nhu cầu của thị trường.
Hàng tồn kho ở đây có thể là dạng:
- Nguyên vật liệu thô
- Bán thành phẩm
- Thành phẩm (hàng hóa bán)
2. Sự cần thiết cần phải quản lý hàng tồn kho?
Như đã đề cập ở trên thì hàng tồn kho đó là tài sản, là tiền của công ty. Do vậy, quản lý hàng tồn kho đương nhiên là công việc cần thực hiện trong mỗi tổ chức. Thực hiện tốt việc quản lý hàng hóa tồn kho sẽ giúp:
- Duy trì được lượng hàng hóa ổn định phục vụ cung cầu thị trường: hàng hóa được sử dụng, nhập xuất ra vào một cách hiệu quả. Lượng hàng tồn kho duy trì ở mức độ ổn định, đáp ứng được nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng hư hỏng, thất thoát hàng hóa.
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ và bảo quản hàng hóa: hàng hóa được luân chuyển và có kế hoạch khai thác nhịp nhàng sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác sắp xếp và sử dụng hàng hóa. Từ đó hàng hóa luôn được bảo quản tốt nhất với chi phí tiết kiệm tối đa (nhân công, nguồn lực, …)
- Sử dụng hiệu quả dòng tiền: Kiểm soát được lượng hàng hóa tồn kho chính xác theo thời điểm cho phép bộ phận quản lý có thể kiểm soát được dòng tiền một cách hiệu quả. Doanh nghiệp biết nên bán hàng hóa khi nào, sử dụng các chương trình kích bán, khuyến mại ra sao, …
3. Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp?
Có rất nhiều cách để quản lý hàng tồn kho khác nhau. Trong giới hạn bài viết này, ALS sẽ chỉ đề cập tới một số giải pháp phổ biến và dễ thực hiện nhất.
Dựa trên kinh nghiệm thực tế khi cung cấp các dịch vụ kho vận và Logistics cho doanh nghiệp, chúng tôi đưa tới một số gợi ý để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.
* Thiết kế không gian lưu trữ hàng hóa phù hợp
- Việc sử dụng kho hàng như thế nào nên được tính ngay từ đâu và tính trong dài hạn. Mỗi m2, m3 cần được tối ưu và có kế hoạch sử dụng chi tiết. Không gian kho nên thiết kế thông thoáng, có chừa lối đi lại, đảm bảo cho việc di chuyển giữa các phòng, kho, bộ phận hay hệ thống giá kệ dễ dàng tiện lợi.
- Các khu vực lưu trữ nên được chia theo mức độ ưu tiên khai thác. Quy hoạch những khu vực nào chưa hàng gì, liên kết với các khu vực khác ra sao, …
* Theo dõi vòng đời của sản phẩm
Đây là yếu tố vô cùng quan trọng khi quản lý hàng hóa tồn kho.
Mỗi hàng hóa đều có thời hạn sử dụng nhất định. Chúng ta cần liên tục kiểm tra về lượng hàng hóa lưu trữ trong kho của mình, chất lượng của các hàng hóa lưu trữ ra sao, hàng hóa nào đến hạn, chưa đến hạn. Phối hợp với tình hình tiêu thụ thực tế để có kế hoạch phân phối hợp lý, đảm bảo lượng hàng ra/vào và tồn kho luôn giữ được ở mức phù hợp, hạn chế tình trạng “mất tiền” bởi hàng hóa hư hỏng do quá đát, không được tiêu thụ kịp thời.
* Tối ưu về mạng lưới kho phân phối và thời gian đưa hàng đên tay khách hàng
Đây là yếu tố quan trọng trong việc rút ngắn thời gian đưa hàng hóa đến tay khách hàng. Làm tốt công tác này, doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian để xử lý, đẩy hàng phân phối, cũng như không mất nhiều chi phí vận chuyển đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
* Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm
Quản lý bằng phần mềm tạo điều kiện cho doanh nghiệp kiểm soát một cách chặt chẽ, chính xác hơn về hàng hóa nhập/xuất.
Từ đó lượng hàng tồn kho được theo dõi sát sao hơn, chỉ cần một thao tác, bộ phận quản lý sẽ biết tình trạng hàng hóa trong kho hiện tại ra sao để có phương án xử lý kịp thời.
Hy vọng những tư vấn trên đây sẽ giúp cho quý khách có thêm nhiều kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Cách quản lý kho hàng trong logistics
Nếu đơn vị vẫn đang loay hoay, chưa biết làm cách nào để quản lý hàng tồn kho tối ưu?
Vậy hãy để ALS tư vấn và giúp bạn.
Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng giải pháp lưu trữ và bảo quản hàng tồn kho phù hợp nhất.
Quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ dự đoán, đề xuất và thực hiện những biện pháp thay thế kịp thời. Qua đó, kiểm soát mọi hoạt động diễn ra với hàng hóa bên trong kho. Theo dõi bài viết dưới đây, Eurorack tiết lộ nghệ thuật quản trị tồn kho hiệu quả.
Khái niệm quản trị hàng tồn kho là gì?
1. Hàng tồn kho là gì?
Nhiều người lầm tưởng hàng tồn kho là mặt hàng còn tồn đọng do không được bán đúng hạn. Tuy nhiên, khái niệm tồn kho không chỉ giới hạn ở thành phẩm mà còn đề cập đến nguyên vật liệu thô hay bán thành phẩm.
Sở hữu lượng hàng tồn kho cao trong một thời gian dài thường không phải là ý kiến. Mà là thách thức lớn do áp lực đến từ chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng hay nguy cơ lỗi thời.
2. Quản trị hàng tồn kho là gì?
Mục tiêu ngắn hạn của quản lý tồn kho là tiết kiệm chi phí đầu vào, tối ưu hiệu quả đầu ra. Củng cố nguồn cung đầy đủ và kịp thời:
- Đảm bảo hàng luôn có đủ cho thị trường, tránh tình huống thiếu hụt gây ra gián đoạn.
- Cân đối giữa các khâu Mua - Sản xuất - Dữ trữ - Bán.
- Chủ trương tồn kho những mặt hàng có tiềm năng tiêu thụ lớn, tối đa lợi nhuận.
- Loại bỏ nguy cơ tiềm ẩn hư hỏng đe dọa trực tiếp đến an toàn nguồn hàng.
- Dự tính khi nào nên nhập thêm hay cắt giảm?
Tóm lại, quản lý hàng tồn kho thích hợp sẽ kiểm soát chi phí cho nguồn hàng bán được. Cam kết khách hàng nhận được mặt hàng họ mong muốn mà không phải chờ đợi. Nếu bạn sản xuất theo yêu cầu, quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu khi tổ chức nhận thông tin đặt hàng cho đến khi hàng được giao. Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quản trị hàng tồn kho là chỉ tiêu đáp ứng đơn đặt hàng trong thời gian ngắn nhất.
Những yếu tố ảnh hưởng tới giải pháp quản trị hàng tồn kho
Tối ưu hiệu suất quản lý tồn kho phụ thuộc phần lớn vào các nhân tố tác động:
1. Việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch dự trữ là một phần quan trọng trong quản lý tồn kho. Đây là quá trình xác định số lượng mỗi mặt hàng dự kiến bán và khi nào. Một khi nhu cầu được xác định, quản lý hàng tồn kho sẽ theo dòng chảy hàng hóa từ nhà cung cấp thông qua sản xuất và cuối cùng hoàn thành ở khâu bàn giao đến tay khách hàng.
2. Nhân sự
Nhân sự quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong bộ chuỗi cung ứng, tác động trực tiếp đến mọi nghiệp vụ diễn ra bên trong kho và hiệu suất quản trị trực tiếp.
3. Không gian kho hiện có
Bạn muốn cải thiện mật độ dự trữ nhưng diện tích nhà kho không cho phép? Có nhiều chỉ số đo lường sự thành công của công tác tối ưu tuyệt đối không gian nhà kho. Nhưng trước hết, chúng cần vận hành hệ thống giá kệ để hàng chuyên nghiệp.
Có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho?
1. Quản trị theo mô hình ABC
Theo đó, hàng tồn kho được chia thành 3 nhóm chính tương ứng nhóm A, B và C.
Nhóm A tập hợp nguồn hàng giá trị lớn, cần kiểm soát chặt chẽ. Nhóm này được khuyến khích nên kiểm soát 1 tháng/lần.
Nhóm B tập hợp nguồn hàng với giá trị vừa phải, chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng hóa đang lưu kho. Nhóm hàng được khuyến khích nên kiểm toán 3 tháng/lần
Nhóm C tập hợp nguồn hàng tuy chiếm giá trị không cao nhưng tỷ trọng so với tổng lượng hàng tồn kho trong kho lại lớn. Công tác kiểm toán nên được thực thi với nhóm hàng này 6 tháng/lần.
Việc phân loại hàng tồn kho theo đặc tính giá trị và sản lượng giúp nhà quản trị kiểm soát và quản lý chuỗi hoạt động chặt chẽ.
2. Quản lý tồn kho theo mô hình EOQ
EOQ là phương pháp dùng đề tính lượng hàng tối ưu nhất cần mua để nhập kho dự trữ. Làm sao tối ưu chi phí thấp nhất mà vẫn nhận về lợi ích kinh doanh cao nhất, EOQ sẽ cung cấp chính xác lượng hàng chính xác:
D là nhu cầu tồn kho mỗi năm = hàng tồn kho đầu năm + hàng tồn kho nhập thêm trong năm - hàng tồn kho cuối năm.
S là chi phí chi trả cho việc đặt hàng.
H là chi phí chi tiêu vốn cho việc lưu trữ hàng hóa.
Tóm lại, mô hình EOQ nhắm mục đích tối ưu hiệu quả chi phí hàng tồn kho.
3. Mô hình POQ
POQ là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục, hàng được tích lũy dần cho đến khi được phân phối.
Theo đó, các quy ước trong công thức tính tương tự mô hình EOQ, duy chỉ có P là mức sản xuất (mức cung ứng) trong ngày.
POQ áp dụng cho mô hình hàng được đưa đến nhiều lần và nhu cầu sử dụng hàng ngày phải nhỏ hơn mức cung ứng nhằm hạn chế tình trạng thiếu hụt.
4. Mô hình QDM - khấu trừ theo số lượng
Cân nhắc nếu mua hàng càng nhiều càng được giảm giá sâu, doanh nghiệp tích cực dự trữ lượng hàng lớn để hưởng chính sách giá ưu đãi hoặc khấu trừ từ nhà cung cấp.
QDM sẽ giải quyết bài toán tổng chi phí dự trữ hàng tồn kho ở mức thấp nhất.
Đột phá trong ứng dụng trí tuệ nhân tạo đem đến giải pháp kệ lưu trữ thông minh. Tiết kiệm thời gian xuất nhập kho, giảm thiểu sức lao động thủ công, từ đó hạn chế thấp nhất va chạm. Ngoài những mô hình quản lý trên đây, mô hình Just In Time cũng tạo được dấu ấn riêng biệt.
Xem thêm: Sản xuất tức thời (just in time là gì)?
Các nghiệp vụ trong quản trị tồn kho
Chuỗi hoạt động quản trị tồn kho diễn ra trên 3 nhiệm vụ chủ chốt:
1. Quản trị hàng tồn kho
Nếu kho hàng lưu trữ mật độ lớn, phương pháp sắp xếp sẽ quyết định đến hiệu quả quản trị vật chất. Việc trang bị hệ thống giá kệ chứa hàng chuyên nghiệp vừa đảm bảo an toàn chất lượng hàng tồn kho, vừa tạo điều kiện quản lý giám sát kho chính xác.
Xem thêm: Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất
2. Nguyên tắc kế toán trong quản trị hàng tồn kho
Bên cạnh việc kiểm soát gắt gao lượng hàng lưu trữ, quản trị kho cần nắm chính xác thông tin về phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Đối chiếu dữ liệu trên phần mềm cùng thông tin tồn kho trên thực tế, tìm hướng khắc phục khi có bất cập.
3. Quản trị mục tiêu kinh tế của hàng tồn kho
Hàng tồn kho chiếm giữ 40% - 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Kết quả từ hạng mục tồn kho tác động mạnh mẽ đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? Hy vọng bài viết giúp bạn tìm ra câu trả lời ưng ý nhất cho thắc mắc của mình!