Hiện nay, có 2 cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao có chức năng hợp pháp hóa lãnh sự/chứng thực lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài hoặc giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Và mỗi lần yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, đương đơn đều cần nộp tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy
- Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất là mẫu nào?
- Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự ra sao?
Hãy cùng VISANA tìm hiểu trong bài viết này.
1. Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Có 2 loại mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, đó là:
- tờ khai giấy theo mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Tải vể) theo Phụ lục của Thông tư 01/2012/TT–BNG, và
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online. Trước đây, tờ khai này được sử dụng chung cho các đương đơn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tại Cục lãnh sự tại Hà Nội hay Sở Ngoại vụ tại thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, kể từ ngày 25/5/2020, tất cả những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) được thực hiện trên , còn những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Sở ngoại vụ (TP HCMC) được thực hiện trên cổng cũ, tại đây.
Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TKMẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục lãnh sự Hà NộiMẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
2. Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Dù là tờ khai giấy mẫu LS/HPH-2012/TK hay tờ khai điện tử, thì đều có các thông tin cơ bản mà đưogn đơn cần hoàn thành bao gồm:
- Tên giấy tờ cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự. Liệt kê đầu mục các giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp lãnh sự, kèm theo số bản tương ứng. Đó có thể là:
- Bằng tốt nghiệp
- Giấy chứng nhận độc thân
- Bảng điểm
- Chứng nhận xuất xứ
- Giấy khám sức khỏe
- Đăng ký kết hôn
- Giấy khai sinh
- Tên giấy tờ nước ngoài.
- Số bản: ghi số bản hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự bạn cần
- Quốc gia sử dụng
- Họ tên người nộp hồ sơ
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu, và ngày cấp
- Địa chỉ liên lạc
- Số điện thoại và email nếu có.
- Cam đoan
Ngoài ra, đối với tờ khai online, bạn sẽ cần bồ sung một số mục như:
- Loại giấy tờ:
- Bản chính
- Bản dịch
- Bản sao
- Bản trích lục
- Cơ quan cấp/sao chứng thực
- Người ký, chức danh và ngày ký giấy tờ đó
- Mục đích sử dụng giấy tờ được hợp pháp/chứng nhận lãnh sự, có thể là:
- Bảo hiểm,
- Chuyên gia
- Con nuôi
- Đoàn tụ
- Du học
- Kết hôn
- Định cư
- Đầu tư
- Lao động
- Tạm trú
- Thăm thân
- ….
Lưu ý khi điền tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự:
- Nên cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ liên hệ, số điện thoại liên hệ và thư điện tử để gửi kết quả, liên hệ khi có vấn đề liên quan đến hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự;
- Điền đầy đủ thông tin nhân thân trong mục họ và tên, số chứng minh nhân dân, ngày cấp theo đúng thông tin giấy tờ tùy thân mang theo khi nộp;
- Thống nhất ngôn ngữ được sử dụng trong tờ khai không nên mỗi mục tờ khai ghi một ngôn ngữ, có thể sử dụng theo hình thức song ngữ khi điền tờ khai.
Trên đây là toàn bộ các mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay đang được sử dụng. Hiện nay, đa số các đương đơn đều chọn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online do dễ điền, đề mục rõ ràng.
Nếu bạn còn chút băn khoăn nào về việc điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự cho mình, hãy liên hệ với VISANA để được hướng dẫn cụ thể nhé. Số điện thoại 1900 0284 của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý vị 24/7.
Mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất hiện nay 2023?
Mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay được quy định như sau:
Tải mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự: Tại Đây
Như vậy, mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự được quy định gồm các nội dung như trên.
Mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự năm 2023? Trình tự, thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự? (Hình từ internet)
Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao theo trình tự, thủ tục như thế nào?
Căn cứ Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao như sau:
Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:
a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc
b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.
4. Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:
a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;
b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
5. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
6. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
Như vậy, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao được quy định như trên.
Quy định về việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao như thế nào?
Căn cứ Điều 12 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao như sau:
"Điều 12. Chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao
1. Đối với giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định tại Điều 11 Nghị định này nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Bộ Ngoại giao.
2. Việc chứng nhận theo quy định tại khoản 1 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu sau:
a) Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được;
b) Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
3. Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết theo quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 11 Nghị định này."
Như vậy, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao được quy định như trên.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?
Căn cứ tại khoản 3 Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
- Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;