Mẫu bill khách sạn

Hóa đơn điện tử khách sạn được xem là giải pháp hỗ trợ tối ưu công tác quản lý chuyên nghiệp bởi nó đem lại những tiện ích dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, giúp các đơn vị tận dụng được tối đa hiệu suất làm việc, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí trong quản lý khách sạn.

1. Đặc thù của ngành khách sạn

Kinh doanh khách sạn là một hình thức kinh doanh dịch vụ nhằm đáp ứng các nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi giải trí và các nhu cầu khác của khách sạn du lịch trong thời gian lưu trú tạm thời. Điểm đặc thù của ngành này nằm ở chỗ khối lượng khách hàng cực kỳ đa dạng. Khách sạn thường xuyên phải đón tiếp các lượt khách đến từ nhiều vùng miền, nhiều quốc gia khác nhau. Bởi thế, lượng hóa đơn xuất ra là không hề nhỏ.

Hóa đơn điện tử cho khách sạn là xu thế tất yếu của thời đại mới.

Đặc biệt, hiện nay với sự phát triển của Internet, việc đặt phòng khách sạn trực tuyến thông qua kênh đặt phòng trung gian (OTA) như Airbnb, Traveloka, Booking,…. đang ngày càng thông dụng. Nếu như vẫn áp dụng chuyển phát hóa đơn thanh toán theo cách truyền thống thì cả phía khách sạn và khách hàng đều bị cản trở rất nhiều về thời gian cũng như chi phí. Từ đây, đòi hỏi khách sạn cần có một sự đổi mới về hóa đơn để phù hợp với xu thế và nâng cao chất lượng dịch vụ cùng cách quản lý chuyên nghiệp hơn.

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử cho khách sạn?

2.1. Tiết kiệm thời gian

2.2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn

Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn có thể tiết kiệm đến 75% chi phí cho những công việc này. Do hóa đơn điện tử đã được số hóa nên khách sạn sẽ không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Ngoài ra, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy một cách thủ công.

2.3. Ngăn chặn hóa đơn giả

Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này.

2.4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể: – Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc. – Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng. – Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…

2.5. Giảm thiểu các rủi ro khác

Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc… và phải giải trình với các cơ quan chức năng.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn E-Invoice – Trợ thủ đắc lực cho ngành kinh doanh khách sạn

Phần mềm hóa đơn điện tử khách sạn E-Invoice của Công ty công nghệ Thái Sơn ra đời, mang những ưu điểm vượt trội sẽ trở thành trợ thủ đắc lực giúp cho công cuộc thay thế hóa đơn truyền thống trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao.

Phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn.

Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã phát triển phần mềm E-Invoice dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực do Bộ Tài chính ban hành. Với những thao tác đơn giản, rất dễ sử dụng và sẽ được hướng dẫn chi tiết, phần mềm hoá đơn điện tử E-invoice giúp cho các khách sạn không gặp phải khó khăn khi mới chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Được phát hành, quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm, hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực có tính bảo mật vượt trội, hạn chế tình trạng sử dụng hóa đơn giả và tránh rủi ro cháy hỏng trong quá trình bảo quản, nên thông tin của khách hàng tại khách sạn được đảm bảo an toàn tuyệt đối. Ngoài ra, ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice còn để tạo lập, phát hành và quản lý hóa đơn mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn như: hóa đơn được lập, chuyển cho khách hàng bằng phương tiện điện tử như internet, email, SMS. Mọi thông tin hóa đơn đều được lưu trữ trên phần mềm, khi cần có thể truy cập, tìm kiếm và gửi ngay cho khách hàng mà không cần thông qua đơn vị vận chuyển hay bưu điện. Bởi thế, giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian và công sức lập, vận chuyển hóa đơn từ đó tăng lợi thế cạnh tranh của khách sạn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Mọi thắc mắc của khách hàng về phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn E-Invoice tại Thái Sơn, xin vui lòng liên hệ: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

Tel : 024.37545222

Fax: 024.37545223

//einvoice.vn/

Website:

2.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32 có 6 điều kiện quy định đối với một doanh nghiệp khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử: – Là tổ chức kinh tế có đủ điều và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai trừ thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng . – Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử. – Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu thực hiện việc khởi tạo, lâp, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. – Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật – Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. – Cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

2.2. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: “Từ ngày 1 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.” Như vậy, hạn cuối chính thức để toàn bộ 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử là 2/11/2020.

3. Hóa đơn điện tử trong quản lý và kinh doanh khách sạn

Khách sạn là ngành mỗi ngày có lượng khách khá lớn, đặc biệt vào mùa cao điểm, lễ tết. Sự tăng mạnh của hình thức mua bán, đặt hàng qua internet khiến cho nguồn khách hàng đổ về khách sạn vô cùng đa dạng. Với số lượng khách lớn như vậy, việc đảm bảo thông tin là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của khách sạn. Chính vì vậy, hóa đơn vào mùa này là rất lớn, các giai đoạn như báo cáo, tra cứu và kiểm tra từ cơ quan thuế là một thách thức không hề nhỏ. Hóa đơn tay thường gây ra sự sai sót, tốn chi phí, dễ thất lạc, không tức thời, khó lưu trữ bảo quản được hết,… vì vậy hiện nay hầu hết hóa đơn giấy không còn đáp ứng được nhu cầu của khách sạn.

4. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh khách sạn

Hóa đơn khách sạn là gì?

Trong kinh doanh khách sạn, hóa đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán hoặc trao đổi giữa các chủ thể khi sử dụng dịch vụ như đặt phòng, nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi, giải trí.. Hóa đơn có ý nghĩa giữa hai bên đối tác. Nó là giấy chứng nhận cho sự chuyển nhượng hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên.

Bên cạnh việc giúp nhà đầu tư quản lý khách sạn dễ dàng hơn, hóa đơn còn được dùng để làm chứng từ gốc trong kế toán. Các chủ đầu tư sẽ căn cứ vào hóa đơn để xác định tình trạng kinh doanh của khách sạn trong từng thời điểm.

Hóa đơn bán ra của khách sạn là các dịch vụ như chất lượng phòng nghỉ, đồ ăn uống, khu vui chơi giải trí,…Nói cách khác, loại hóa đơn này chỉ đơn thuần ghi nhận doanh thu dịch vụ.

Cách viết hóa đơn khách sạn? Khi nào cần viết hóa đơn?

Hóa đơn khách sạn bao gồm 2 loại.

Loại hóa đơn này giống như bill thanh toán các dịch vụ mà khách sạn cung cấp cho khách lưu trú.

Dạng hóa đơn này bao gồm các chi phí xây dựng và quản lý khách sạn: tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, điện nước, Internet, v..v..

Tại một số khách sạn khách hàng cần đặt cọc tiền theo tỉ lệ nhất định cho những dịch vụ mà khách hàng muốn sử dụng. Hai bên sẽ tiến hành viết hóa đơn. Đây giống như lời cam kết của khách sạn với khách hàng, rằng sẽ cung cấp đầy đủ tất cả các dịch vụ mà khách yêu cầu.

Đối với trường hợp khách hàng trả trước 100% thì có thể xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và tính thuế GTGT trong thời điểm đó.

Thế nào là hóa đơn khách sạn hợp lệ?

Để đảm bảo tính pháp lý, cách viết hóa đơn khách sạn phải chính xác và hợp lệ theo các tiêu chuẩn của pháp luật.

Hóa đơn khách sạn phải đáp ứng đúng 3 điều kiện là hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế…được thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh khách sạn trong phạm vi được cấp phép.

Còn hóa đơn khách sạn hợp lệ là phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể là hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn ví dụ:

Ngày, tháng lập hóa đơn

Thông tin bên mua và bán (họ tên khách hàng, khách sạn cung ứng dịch vụ, mã số thuế, phương thức thanh toán,..)

Tên hàng hóa, loại dịch vụ sử dụng

Đơn vị tính, số lượng dịch vụ, thành tiền, thuế,…

Tổng chi phí cần thanh toán cho các hàng hóa, dịch vụ

Để một hóa đơn được tính là hợp lệ, hợp pháp thì ngoài những thông tin trên, hóa đơn cần có:

Tag: hạch mẫu thuê hướng dẫn hải