Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng tùy vào các trường hợp cụ thể là những khung hình phạt mất hóa đơn đỏ (VAT – GTGT) mà kế toán nào cũng cần biết.
Mất hóa đơn (HĐ) là tình trạng có thể xảy ra trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Việc xử lý mất hóa đơn cũng phải thực hiện cho các trường hợp bị mất hóa đơn diễn ra khá thường xuyên. Mức phạt cho những trường hợp vi phạm này cũng không phải là con số nhỏ. Cùng tìm hiểu về mức phạt liên quan đến hóa đơn qua bài viết dưới đây.
Tổng hợp mức phạt khi mất hóa đơn
Thông thường là sẽ có 5 mức phạt thường gặp cho các trường hợp:
- Mất hóa đơn đầu vào (Liên 2 – Hóa đơn đỏ)
- Mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2 (Liên giao cho khách hàng – Hóa đơn đỏ)
- Mất hóa đơn GTGT (VAT) đầu ra liên 1 và 3 (Liên lưu trữ)
- Mất hóa đơn GTGT (VAT) chưa làm thông báo phát hành
- Mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế
Dưới đây là mức phạt chi tiết cho từng trường hợp. Hãy cùng Mifi tìm hiểu tiếp nhé.
Mức phạt nào cho mất hóa đơn liên 2 đầu vào
Theo quy định của Bộ Tài Chính về khung phạt mất hóa đơn cho trường hợp này như sau: Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào.
Số tiền phạt này là phạt do các trường hợp mất hóa đơn mà hóa đơn này với mục đích để hoạch toán, kế toán, kê khai thuế, thanh toán vốn ngân sách…
Tuy nhiên cũng có những trường hợp mất hóa đơn không bị phạt tiền như trường hợp thuộc phạm vi khách quan như mất cháy hỏng hóa đơn do thiên tai lũ lụt, hỏa hoạn.. với những trường hợp trên thì khi có bị mất hóa đơn thì chúng ta vẫn không bị phạt tiền do những sự kiện bất khả kháng.
- Người bán kê khai nộp thuế, có hợp đồng chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một số tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt (4 triệu).
- Trường hợp có từ 2 tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
- Với cá trường hợp người mua làm mất nhưng tìm lại được và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
- Những sự cố mất hoặc cháy hỏng hóa đơn đầu vào liên quan đến bên thứ 3 do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập liên 2 trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
Khi người bán làm mất hóa đơn liên 2 thì sẽ bị phạt cảnh cáo trong trường hợp làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ nhưng người bán đã lập hóa đơn thay thế.
- Làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê khai bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu mất hóa đơn đã lập, người bán và người mua lập biên bản ghi lại sự việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì chi phí bạn bị xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 4 triệu.
- Trường hợp có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
- Nếu người bán tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức cá nhân gộp nhiều lần mất HĐ để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất HĐ.
- Mức phạt mất hóa đơn GTGT(Hóa đơn đỏ -VAT) đầu ra liên 2 do bên mua làm mất tương tự như khi bên bán làm mất, cụ thể:
- Nếu mất hóa đơn đã lập, người bán và người mua lập biên bản ghi lại sự việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 4 triệu.
- Trường hợp có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
- Nếu người mua tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần bị mất.
- Trường hợp mất, cháy hỏng hóa đơn đầu vào liên 2 có liên quan đến bên thứ 3, bên thứ 3 do người mua(người bán) thuê thì xử phạt người mua(người bán) theo quy định tại 2 điểm trên.
Việc mất hóa đơn có nhiều lý do. Vậy thì khi mất hóa đơn sẽ xử lý ra sao, mời bạn đọc có thể tìm hiểu thêm bài viết về thủ tục mất hóa đơn.
- Trong trường hợp này, phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng theo quy định của khoản 4 điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC và Sửa đổi bổ sung điểm g vào khoản 3 điều 11 của Thông tư số 10/2014/TT-BTC.
“Trường hợp mất liên 1, liên 3 đã lập trong thời gian lưu trữ sẽ bị xử phạt theo điểm b khoản 2 điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP”
Như sau:
Phạt tiền từ 5 triệu đến 10 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn.
- Để hư hỏng tài liệu.
- Mất mát tài liệu trong thời gian lưu trữ.
Tuy nhiên, theo khoản 2 điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP thì đây là mức phạt cá nhân, còn doanh nghiệp thì phạt gấp 2 lần (từ 10 triệu đến 20 triệu đồng).
“Mức xử lý mất hóa đơn GTGT (VAT) chưa làm thông báo phát hành được quy định tại khoản 3 điều 7 của Thông tư số 10/2014/TT-BTC”
Như sau:
- Nếu mất hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành được khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.
- Xử lý cảnh cáo nếu việc mất, cháy hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế từ ngày thứ 6 đến hết ngày thức 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ, xử phạt ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
- Phạt từ 6 triệu đến 18 triệu đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn chưa làm thông báo phát hành với cơ quan thuế sau ngày thứ 10 kể từ ngày mất hóa đơn.
“Mức phạt mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế được quy định tại khoản 2 điều 9 Thông tư 10/2014/TT-BTC”
- Không xử phạt nếu việc hóa đơn đã mua chưa lập khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc.
- Mất hóa đơn đã mua nhưng chưa lập khai báo với cơ quan thuế từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc và có tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt cảnh cáo;
- Nếu không có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 6 triệu đồng.
- Phạt từ 6 triệu đến 8 triệu đồng nếu việc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập khai báo với cơ quan thuế sau ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra mất hoặc với các trường hợp, cháy, hỏng hóa đơn.
Để tránh việc mất hóa đơn điện tử dẫn đến bị xử phạt thì Chúng tôi có chia sẻ bài viết Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn. Bạn đọc có thể xem thêm.
“Quy định xử phạt hành chính về mất hóa đơn được căn cứ vào các Thông tư, nghị định hiện hành”
Bao gồm:
- Thông tư 10/2014/TT-BTC
- Thông tư 176/2016/TT-BTC
- Nghị định số 49/2016/NĐ-CP.
- Phạt tiền đối với các hành vi vi phạm quy định về hóa đơn, mức phạt cụ thể đối với một hành vi không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ là mức trung bình của khung hình phạt. Trong đó, mức trung bình được xác định bằng cách chia đôi tổng số của mức tối thiểu và tối đa.
- Nếu có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ thì áp dụng mức trung bình tăng thêm. Xác định bằng cách chia đôi tổng số của mức tối đa và trung bình. Mức trung bình giảm bớt được xác định bằng cách chia đôi tổng số của mức tối đa và trung bình.
- Nếu có từ 2 tình tiết tăng nặng trở lên áp dụng mức tối đa của khung phạt tiền. Có 2 tình tiết giảm nhẹ trở lên thì áp dụng mức tối thiểu của khung tiền phạt.
- Trường hợp vừa có tình tiết tăng nặng và tình tiết giảm nhẹ thì bù trừ theo nguyên tắc một tình tiết tăng nặng trừ cho một tình tiết giảm nhẹ.
Có thể bằng cách nộp trực tiếp hoặc nộp qua mạng trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy hỏng hóa đơn, cụ thể nếu như bạn nộp phạt trực tuyến thì bạn cần lưu ý xem Chi cục thuế quản lý có nhận trực tiếp hay không. Nếu Chi cục thuế nhận trực tiếp thì bạn kê khai theo mẫu báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn số BC21/AC ban hành kèm theo thông tư 39 của BTC. Nếu bạn nộp qua mạng thì đơn giản bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK và nộp qua mạng.
Sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tốt nhất cho vấn đề phạt mất hóa đơn. Trong thời gian sắp tới việc sử dụng hóa đơnn điện tử sẽ trở thành quy định bắt buộc.
Hóa đơn điện tử là giải pháp phòng tránh việc mất hóa đơn vĩnh viễn.
Từ 01/07/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định. Đây là quy định mới nhất được cập nhật vào ngày 19/10/2020 vừa qua. Quy định này đã bãi bỏ lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử cũ. Do đó doanh nghiệp cần lưu ý.
Đây được coi là cải cách lớn từ chính phủ giúp tinh giản hoạt động của bộ phận kế toán, đẩy nhanh phương thức thanh toán.
Sự tiện lợi của hình thức Hóa đơn Điện tử cùng những tính năng nổi trội đã giúp cho công việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hiện nay, dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn Mifi là dịch vụ chuyên dụng cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp hóa đơn hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp phát sinh giao dịch hóa đơn thường xuyên.
Phần mềm Hóa đơn điện tử (HĐĐT) MIFI được tích hợp các tính năng để quản lý và lưu trữ dữ liệu như :
- Giúp truy xuất, lưu trữ quản lý dữ liệu các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có sẵn các mẫu hóa đơn để bạn có thể tự khởi tạo, giúp người sử dụng có nhiều lựa chọn hơn, đặc biệt là thương hiệu và logo đi kèm trên hóa đơn.
- Tiện in ấn và chuyển đổi hóa đơn đến cho khách hàng của mình qua các thiết bị khác như internet, email, SMS…
- Kết nối với phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán.. cùng các phần mềm văn phòng tiện ích khác giúp giảm thời gian và công việc trong việc truy xuất hóa đơn cho doanh nghiệp.
Những thông tin quy định và lưu ý về vấn đề phạt mất hóa đơn đã được Mifi đề cập chi tiết nhất. Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến và bắt đầu từ 1/7/2022 tất cả các doanh nghiệp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.