Mẹo: Khi bạn cập nhật quyền cho một tệp mà bạn chia sẻ trong mục Drive của tôi và người được bạn chia sẻ không có các quyền, thì bạn có thể cập nhật quyền cho:
- Thư mục chứa tệp đó
- Chỉ tệp đó
Chia sẻ với một nhóm người dùng cụ thể
Chia sẻ với một nhóm trên Google Groups
Bạn có thể chia sẻ tệp với nhóm trên Google Groups thay vì những người dùng cụ thể. Khi bạn:
- Thêm thành viên vào nhóm: Người đó sẽ có quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
- Xoá thành viên khỏi nhóm: Người đó sẽ mất quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
Cách chia sẻ tệp với nhóm trên Google Groups:
- Tạo một Google Group.
- Thêm thành viên vào nhóm của bạn.
- Chia sẻ tệp với nhóm của bạn.
Lưu ý: Để một tệp có thể xuất hiện trong thư mục "Được chia sẻ với tôi", bạn phải mở tệp đó qua lời mời hoặc đường liên kết.
Chia sẻ với phòng Chat
Để chia sẻ tệp với một phòng Chat, bạn có thể thêm tệp mà bạn muốn chia sẻ vào phòng Chat đó.
Cách thêm tệp trên Drive vào phòng Chat:
Cách 1:
- Trên máy tính, .
- Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
- Ở dưới cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn tích hợp \> Drive .
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
- Nhấp vào Chèn.
Cách 2:
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
- Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ \> Sao chép đường liên kết .
- Truy cập vào Google Chat.
- Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
- Trong trường tin nhắn, dán đường liên kết bạn đã sao chép.
Lưu ý:
- Khi bạn gửi thư mục vào phòng Chat, lời nhắc cấp quyền truy cập sẽ xuất hiện.
- Nếu bạn cấp quyền truy cập cho phòng Chat đó, những người tham gia phòng Chat sau này cũng truy cập được vào các tệp được chia sẻ.
- Khi rời khỏi phòng Chat, những người này sẽ mất quyền truy cập vào các tệp trong phòng Chat đó nếu họ không có quyền chia sẻ:
- Với tư cách cá nhân
- Với tư cách thành viên của một nhóm khác
- Để cấp quyền truy cập vào tệp, bạn phải có quyền chỉnh sửa tệp bạn muốn chia sẻ.
.
Chia sẻ với người tham dự cuộc họp
Bạn có thể chia sẻ tệp với người tham dự cuộc họp nếu bạn là chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa tệp:
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ rồi chọn biểu tượng Chia sẻ.
- Nhập tên cuộc họp bạn muốn chia sẻ.
- Quyết định cách mọi người có thể sử dụng tệp của bạn. Chọn một chế độ:
- Người xem
- Người nhận xét
- Người chỉnh sửa
- Chọn xem có đính kèm tệp vào lời mời tham gia cuộc họp hay không.
- Khi bạn chia sẻ tệp, mỗi địa chỉ email sẽ nhận được một email.
- Không bắt buộc: Thêm tin nhắn vào email thông báo.
- Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ đánh dấu ô này.
- Nhấp vào Gửi hoặc Chia sẻ.
Thêm ngày hết hạn
Cấp quyền truy cập chung vào tệp
Bạn có thể chọn là tất cả mọi người hay chỉ những người có quyền truy cập mới truy cập được vào tệp của bạn. Nếu bạn cho phép bất kỳ ai có đường liên kết sẽ truy cập được, thì thư mục của bạn sẽ không hạn chế người truy cập.
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ .
- Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
- Chọn người có thể truy cập vào tệp.
- Để quyết định vai trò của mọi người đối với tệp của bạn, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
- Nhấp vào Xong.
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ .
- Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
- Chọn Bất kỳ ai có đường liên kết.
- Để quyết định vai trò của mọi người, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
- Nhấp vào Sao chép đường liên kết.
- Nhấp vào Xong.
- Dán đường liên kết này vào email hay bất cứ nơi nào bạn muốn chia sẻ đường liên kết.
Những người chưa đăng nhập vào Tài khoản Google sẽ xuất hiện ở dạng biểu tượng con vật ẩn danh trên tệp của bạn. Tìm hiểu thêm về biểu tượng con vật ẩn danh.
Chia sẻ một tệp và cộng tác với nhiều người
Quan trọng:
- Tại cùng một thời điểm, một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày chỉ có thể được chỉnh sửa trên tối đa 100 thẻ hoặc thiết bị đang mở. Nếu có hơn 100 phiên bản tệp đang mở, thì chỉ có chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tệp đó.
- Bạn chỉ có thể chia sẻ một tệp với tối đa 600 địa chỉ email riêng lẻ.
Cách chia sẻ một tệp và cộng tác trên tệp đó với số lượng lớn người dùng:
Xuất bản tệp
- Nếu bạn cần nhiều người mở một tệp, hãy xuất bản tệp đó rồi tạo đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tệp. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.
- Tuỳ vào chế độ cài đặt tài khoản của bạn, khi bạn xuất bản một tệp, mọi người trên mạng, mọi người trong tổ chức của bạn hoặc một nhóm người trong tổ chức của bạn sẽ có thể xem được tệp đó. Hãy thận trọng khi xuất bản thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm.
- Quan trọng: Nếu bạn có tài khoản do nơi làm việc hoặc trường học cấp, thì quản trị viên có thể giới hạn những người có thể truy cập vào tệp được xuất bản. Nếu bạn là quản trị viên, hãy .
- Để xóa một tệp khỏi web, bạn phải dừng xuất bản tệp đó. .
- Để ngừng chia sẻ tệp với cộng tác viên, hãy tìm hiểu cách thay đổi quyền chia sẻ.
Tạo trang web bằng Google Sites
- Tạo trang web bằng Google Sites để chia sẻ thông tin với nhiều người. Bạn có thể nhúng tài liệu, bảng tính và bản trình bày trên trang web để nhiều người dùng có thể truy cập. Tìm hiểu cách nhúng tài liệu trên trang web.
- Nếu bạn dự đoán lưu lượng truy cập cao đến trang web của mình, trước tiên, hãy xuất bản tài liệu trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, sau đó nhúng URL đã xuất bản vào trang web tạo bằng Google Sites. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.
Chia sẻ tệp với cộng tác viên trên trang web
- Để đảm bảo tất cả cộng tác viên và người xem của trang web đều có thể truy cập vào các tệp được nhúng trong trang web, bạn phải chia sẻ cho họ quyền truy cập vào tệp khi xuất bản trang web. Bạn có thể cập nhật quyền chia sẻ khi nhúng tệp, xuất bản hoặc chia sẻ một trang web.
Thu thập ý kiến phản hồi bằng Google Biểu mẫu
- Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Mọi phản hồi sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người mở câu trả lời, hãy xuất bản bảng tính lên mạng rồi tạo đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.
Khắc phục sự cố với tài liệu được chia sẻ với nhiều người
Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người nhưng bị lỗi hoặc không cập nhật nội dung nhanh chóng, hãy thử các mẹo khắc phục sau đây:
- Thay vì cho phép mọi người nhận xét trên một tài liệu hoặc bảng tính, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi. Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu.
- Nếu bạn tạo một bản sao của một tài liệu, thì đừng bao gồm các nhận xét và mục đề xuất đã được giải quyết. .
- Xoá thông tin cũ hoặc di chuyển dữ liệu vào tài liệu mới.
- Yêu cầu những người có quyền truy cập đóng tài liệu khi không sử dụng.
- Chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào tài liệu được xuất bản. Tài liệu ngắn sẽ tải nhanh hơn.
- Giảm số người có quyền chỉnh sửa tài liệu.
- Nếu bạn thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, hãy tạo một tài liệu mới rồi đặt ở chế độ chỉ có thể truy cập để chia sẻ với nhiều người.
Chỉ định quyền xem, nhận xét hay chỉnh sửa cho người được chia sẻ
Khi chia sẻ tệp với một người nào đó, bạn có thể chọn cấp truy cập của họ:
- Người xem: Người dùng có thể truy cập vào tệp, nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
- Người nhận xét: Người dùng có thể nhận xét và đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
- Người chỉnh sửa: Những người có thể thay đổi, chấp nhận hoặc từ chối nội dung đề xuất, đồng thời chia sẻ tệp với người khác.
Thay đổi quyền truy cập chung cho tệp
Bạn có thể cấp quyền truy cập rộng rãi vào tệp. Những lựa chọn này phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hay Gmail.