Khi sử dụng Excel để làm báo cáo, thống kê dữ liệu thì có thể bạn sẽ gặp tình trạng file Excel bị lỗi định dạng. Đây là một lỗi Excel cơ bản tuy nhiên bạn cần biết nguyên nhân và cách sửa lỗi để khi gặp lại sẽ bình tĩnh sửa lỗi. Show Dấu hiệuDấu hiệu để nhận biết lỗi Excel này là khi bạn đã thực hiện thêm dữ liệu, định dạng lại dữ liệu như phông chữ, kích thước, màu sắc, kẻ bảng… Tuy nhiên khi lưu lại và mở lên thì các định dạng này đều không có mà chỉ có những dữ liệu bạn đã thêm vào file Excel. Lỗi này sẽ khiến bạn cảm thấy khó chịu vì mất thời gian chỉnh sửa dữ liệu nhưng cuối cùng thì bị mất hết. Nguyên nhânNguyên nhân dẫn đến tình trạng file Excel bị lỗi định dạng là do bạn gặp các lỗi cơ bản sau đây: Khi bạn lưu file nhưng vô tình chọn định dạng Microsoft Excel 5.0/95 Workbook. Microsoft Excel 5.0/95 Workbook là một định dạng của những phiên bản Office và các thế hệ đầu tiên nên chưa hỗ trợ đầy đủ những tính năng của các phiên bản Office sau này. Do đó, khi các bạn lưu file dưới dạng này, sau khi mở lên và file bảng tính sẽ bị mất định dạng.  Có thể bản Office bạn đang dùng chưa cập nhật đầy đủ nên khi soạn thảo nội dung, lưu lại và mở file Excel bị lỗi định dạng. Do người dùng đã thay đổi phiên bản đọc khác với phiên bản soạn thảo ngay từ ban đầu. Ví dụ khi soạn thảo dùng trình soạn thảo Excel 2007 nhưng khi mở lại dùng phiên bản Excel 2013. Chú ý khi lưu file ExcelNgoài việc file Excel bị lỗi mất định dạng thì file Excel bị lỗi font chữ nữa. Vì vậy để lưu file với đầy đủ định dạng văn bản thì các bạn chọn Save as type là Excel Workbook. Như vậy file sẽ được lưu sẽ lưu trữ sẵn định dạng vốn có. 2/ Cách sửa lỗi file Excel bị mất định dạngCách sửa lỗi file Excel bị mất định dạng rất đơn giản. Nếu như bạn bị lỗi này thì có thể chọn một trong hai cách sửa lỗi Excel sau đây. Thay đổi định dạng lưu fileĐây là cách đơn giản nhất để bạn sửa lỗi file Excel bị mất định dạng. Khi lưu file, bạn có thể lưu dưới định dạng Excel 97-2003 Workbook (*.xls) hoặc Excel Workbook (*.xlsx) nếu file của bạn không chứa Macro. Đây là cách dễ dàng nhất để sửa lỗi này, ai cũng làm được. Chạy dòng lệnh để sửa lỗiCách khắc phụ lỗi file Excel bị lỗi định dạng khá mới, ít ai áp dụng nhưng nếu bạn dùng cách trên vẫn còn bị lỗi thì hãy dùng cách này. Bạn sẽ nhập dòng lệnh vào VBA trong Excel (VBA viết tắt của chữ Visual Basic for Applications). Bước 1: Để mở được VBA trong Excel, bạn nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở cửa sổ Visual Basic. Bước 2: Tại Insert, bạn chọn Module. Bước 3: Copy và paste dòng lệnh dưới đây vào hộp thoại Module để tiến hành sửa lỗi file Excel bị mất định dạng. Sub StyleKill Dim styT As Style Dim intRet As Style On Error Resume Next For Each styT In ActiveWorkbook.Styles If Not styT.Builtln Then If styT.Name <> “1” Then styT.Delete End If Next styT End Sub Bước 4: Cuối cùng bạn hãy nhấn F5 và chờ đợi khoảng vài phút để chạy hết các dòng lệnh trên. Trong bài viết này, Kienit.com đã tổng hợp và chia sẻ về nguyên nhân và hai cách sửa file Excel bị lỗi định dạng. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với những ai đang tìm hiểu cũng như đang mắc lỗi này. Chúc các bạn sẽ khắc phục lỗi thành công. Sau khi bạn lưu file Excel rồi mở lại nhưng lại thấy file thống kê của mình đã bị mất định dạng, các ô dữ liệu không còn màu sắc, in đậm in nghiêng hay các định dạng khác có trong Excel… Để khắc phục lỗi này, bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây. 1. Chú ý khi lưu fileNguyên nhân không thể lưu lại định dạng file Excel rất có thể là vì khi lưu file các bạn đã lưu lại dưới dạng Microsoft Excel 5.0/95 Workbook, đây là định dạng tệp nhị phân có ưu điểm là gọn nhẹ nhưng nó sẽ không thể lưu lại một số định dạng khác biệt. Vì vậy nếu khi các bạn lưu file Excel của mình mà bất cẩn lưu file dưới đuôi file khác thì khi mở lên rất có thể tệp dữ liệu của các bạn sẽ bị mất định dạng vốn có. Hoặc thậm chí là lỗi font giống như tệp dưới đây: Vì vậy để lưu file với đầy đủ định dạng văn bản thì các bạn cần phải để Save as type là Excel Workbook (cho đến phiên bản hiện tại thì đuôi file của nó sẽ là .xlsx), như vậy file được lưu sẽ được lưu trữ sẵn định dạng vốn có. 2. Sửa lỗi bằng cách xóa Style thừaĐa phần các trường hợp file Excel bị mất định dạng sau khi lưu là do Cell Style. Vì thế các bạn cần phải xóa những Cell Style thừa hoặc các style không rõ đi. Để có thể làm được việc này, các bạn mở ribbon Home trên thanh công cụ, tiếp đó các bạn click vào Cell Styles để mở rộng nhìn những Style ở trong này. Các bạn thấy những Style nào lạ, chứa tên tiếng chữ tượng hình như tiếng Trung tiếng Nhật thì các bạn click chuột phải vào Style đó và chọn Delete. Tuy nhiên nếu như những Style lỗi quá nhiều thì các bạn sẽ không thể ngồi chỉnh sửa xóa thủ công từng cái được, sẽ rất mất thời gian và công sức. Vì thế, giải pháp xóa hàng loạt những Style không phải mặc định này sẽ là một phương pháp khá tốt để các bạn lựa chọn, sử dụng Visual Basic để xóa tự động. Các bạn sử dụng tổ hợp phím Alt F11. Khi đó ô cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications sẽ xuất hiện và các bạn có thể thực hiện các lệnh sửa lỗi ở trên này. Các bạn bấm vào Insert trên thanh công cụ ngang, tiếp đó chọn Module trong danh sách tùy chọn hiển thị. Bảng Module Code xuất hiện, các bạn copy nội dung dưới đây và dán vào bảng đó. Tiếp đó nhấn phím F5 để chạy những dòng lệnh này trên Microsoft Visual Basic for Applications của mình. Các Style lỗi đã được xóa đi cũng có nghĩa là lỗi bị mất định dạng file sẽ dược sửa lại. Bài viết hướng dẫn Cách sửa lồi file bị mất định dạng sau khi lưu và đóng lại của ThuThuatPhanMem.vn đã hết. Hi vọng rằng các bạn có thể dựa theo hướng dẫn này để sữa được lỗi mất định dạng sau khi lưu. Chúc các bạn thành công!!! |
