Thời gian vô cùng quý giá đối với công dân thời đại mới. Mỗi người chỉ có một ngày để làm việc nhưng có người có thể hoàn thành nhiều công việc hơn người khác và nhận được đánh giá cao hơn. Vì sao vậy? Đó là vì họ có kỹ năng tốt hơn. Đối với nhân viên văn phòng, làm việc nhiều trên máy tính thì kỹ năng tin học văn phòng chính là điều kiện quan trọng để nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng khi mới xin việc và có cơ hội thăng tiến tốt hơn. Mặc dù không phải là kỹ năng cần có duy nhất nhưng thực tế cho thấy, tin học văn phòng tác động rất lớn để công việc của bạn. Là sinh viên mới ra trường hoặc người mới bắt đầu tìm việc làm văn phòng, bạn nên có những kỹ năng tin học nào?
++ Mời bạn tìm hiểu thêm: học chứng chỉ tin học a văn phòng
Những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
Thời đại công nghệ thông tin phát triển mãnh mẽ, chúng ta sẽ bị “lạc hậu” nếu không ngừng cải thiện kỹ năng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Trangtuyensinh24h chia sẻ những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản để bạn có kiến thức nền tảng, sau đó có điều kiện học nâng cao hơn trong quá trình làm việc hoặc tham gia các khóa tin học nâng cao kế tiếp.
Tin học văn phòng sẽ chú trọng vào thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu, bộ công cụ của Microsoft Office, cụ thể:
Microsoft Office Word
Đây là công cụ mà hầu như ai cũng biết. Hiện nay, học sinh đã bắt đầu tiếp cận nền tảng tin học từ cấp 2, làm quen với cách làm việc trên word đầu tiên. Công cụ này cho phép bạn soạn thảo văn bản, điều chỉnh hình thức trình bày văn bản chuyển nghiệp như font chữ, màu chữ, hình ảnh đồ họa, đính kèm đa phương tiện… Ở phiên bản nâng cấp hơn, Word còn cung cấp công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp nhiều ngôn ngữ.
Đối với công cụ này, bạn cần biết đến những tiện ích như sau:
+ Nhập liệu và đinh dạng văn bản: Gõ chữ nhanh, đúng văn phạm tiếng Việt, điều chỉnh font chữ, cỡ chữ và màu chữ.
+ Lập, chèn và định dạng bảng trên word: Sử dụng bullet, numbering, chèn thêm dòng, cột, căn đoạn, line-spacing, tab, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền …
+ Chèn hình ảnh, tạo hình khối, vẽ sơ đồ ở công cụ shape, smart art, clip art.
+ Chèn ký tự (Symbol), chèn thêm link (hyperlink), chèn thêm ghi chú (footnote).
+ Thiết lập trước khi in như điều chỉnh khổ giấy, đặt lề in, thêm nội dung header, footer, đánh số trang.
+ Trộn văn bản với Mail merge.
+ Bảo mật file bảo vệ cho file word.
Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu thêm về các phím tắt trên Word để sử dụng công cụ này nhanh chóng, tiện lợi và linh hoạt hơn. Hiện nay, Word còn có công cụ online, tạo cơ hội làm việc trực tuyến, dễ dàng trao đổi, chỉnh sửa giữa các nhân viên với nhau dù ở xa. Bạn cũng nên tìm hiểu về công cụ này để làm việc tốt hơn.
++ Đăng ký thi chứng chỉ tin học TT03 Hà Nội
Microsoft Office Excel
Bảng tính Excel là công cụ thân thuộc thứ 2 đối với nhân viên văn phòng. Tùy theo tính chất công việc mà bạn có thể làm việc nhiều hoặc ít trên công cụ này. Những công thức tính toán có sẵn trên Excel nhiều vô kể, dù bạn có thuộc nằm lòng nhưng ít khi sử dụng thì cũng không thể dùng linh hoạt và hiệu quả được. Do đó, tiêu chí quan trọng để có kỹ năng tin học thành thạo là luyện tập.
Những kỹ năng cơ bản khi làm quen với Excel là:
+ Tạo và định dạng dữ liệu bảng tính như định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
+ Định dạng tự động và định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
+ Sử dụng hàm số thông dụng như if, Sum, Sumif, Average, Vlookup, Hlookup, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
+ Sử dụng lọc dữ liệu (Filter)
+ Vẽ Biểu đồ với công cụ Chart
+ Tạo Link với công cụ Hyperlink
+ Thiết Lập trước khi in với Page setup và đặt bảo mật cho file.
Ngoài hai công cụ cơ bản trên, bạn có thể tìm hiểu thêm về Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access… để nâng cao hiệu quả công việc. Bạn cần xem xét tính chất công việc của mình để chuẩn bị thêm kỹ năng sử dụng những phần mềm yêu cầu trong công việc. Mặc dù tính năng của phần mềm, công cụ máy tính đều được nêu rõ nhưng bạn cần phải trải nghiệm, thử làm trên đấy thì mới có thể tạo nên sự linh hoạt khi sử dụng.
Khóa học chứng chỉ tin học cơ bản/khóa học tin học nâng cao Hà Nội tại Trangtuyensinh24h sẽ giúp bạn trang bị những kiến thức hữu ích, đồng thời, cấp chứng chỉ tin học cơ bản/nâng cao, được công nhận toàn quốc. Nhờ có chứng chỉ này, bạn sẽ có thêm công cụ để chứng minh năng lực sử dụng tin học của mình với nhà tuyển dụng, tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu. Khóa học sẽ gom gọn lại những kiến thức cần thiết nhất cho công việc cũng như theo yêu cầu của đề thi. Do đó, nếu bạn biết đôi chút về máy tính thì sẽ không mất quá nhiều thời gian để tiếp thu và hoàn thành.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN NGAY
Hãy liên hệ đến Trangtuyensinh24h nếu bạn cần biết thông tin hơn về khóa học này nhé!
Trường Quản Trị Doanh Nghiệp Việt Nam
Địa chỉ: Số Nhà 14, Tổ 17, Khu Văn Hóa Nghệ Thuật, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 02466609628, 0961189663 (Cô Thúy), 0964488720 (Cô Mến), 0981871011 (Cô Nhung)
Nếu bạn muốn hoàn thiện các kỹ năng để học tập, xin việc hay hoàn thiện tốt công việc, hãy tham khảo một số mẹo tin học văn phòng dưới đây nhé.
Tin học văn phòng mang đến cho người dùng những tiện ích to lớn trong quá trình làm việc, nhất là dân công sở. Bạn đã biết các mẹo để giỏi tin học trong văn phòng hay chưa? Nếu chưa hãy tham khảo ngay bài viết sau để hiểu thêm chi tiết bạn nhé!
Gõ phím nhanh bằng 10 đầu ngón tay
Gõ phím bằng 10 đầu ngón tay sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Để đánh nhanh thì bạn cần nắm sơ qua vị trí các phím và cách đặt ngón tay đúng cách.
Đầu tiên là quy tắc đặt tay trên bàn phím: Đây là bước quan trọng để quyết định đến tốc độ gõ văn bản của bạn. Cách đặt tay như sau:
- Bàn tay trái: ngón út, áp út, giữa, trỏ, cái lần lượt đặt lên các chữ A, S, D, E và phím cách.
- Bàn tay phải: lần lượt ngón trỏ, giữa, áp út, út và ngón cái đặt tại chữ J, K, L,dấu ; và dấu cách.
Để giúp gõ nhanh hơn, bạn hãy đặt ngón tay theo đúng quy tắc
Bước tiếp theo là bạn phân công nhiệm vụ cho từng ngón tay như sau:
- Ngón út tay trái đảm nhiệm cho chữ Q, A, Z và phím Ctrl trái, Shift trái.
- Ngón áp út tay trái dùng cho chữ W, S, X.
- Ngón giữa của tay trái đảm nhiệm chữ E, D, C.
- Ngón trỏ tay trái đảm nhiệm cho các chữ R, T, F, G, V, B.
- Cuối cùng là ngón cái tay trái và tay phải đảm nhiệm cho phím cách (Space).
- Với ngón trỏ bàn tay phải sẽ đảm nhiệm cho phím Y, U, H, J, N, M.
- Ngón giữa tay phải đảm nhiệm cho chữ I, K.
- Ngón áp út dùng để gõ phím O, L.
- Và ngón út sẽ đảm nhiệm cho chữ P, phím Ctrl phải, Shift phải và các dấu ; /.
Sau khi đã biết quy tắc đặt bàn tay thì tiếp theo bạn cần phân công nhiệm vụ cho mỗi ngón tay.
Ngoài ra, để gõ phím nhanh hơn thì bạn cần phải ngồi đúng tư thế và tập luyện thường xuyên.
Biết sử dụng trình duyệt để vào Web
Ngoài việc sử dụng Word, Excel thi với tin học văn phòng, bạn cũng cần biết cách sử dụng Web. Bạn có thể dùng các trình duyệt phổ biến hiện nay để phục vụ cho nhu cầu của mình như:
- Trình duyệt Chrome: Đây là trình duyệt được sử dụng nhiều nhất vì nó tương thích với hầu hết các hệ điều hành. Ngoài ra, Chrome còn có tốc độ xử lý cực nhanh và hỗ trợ nhiều loại ngôn ngữ khác nhau.
- Internet Explorer: Đây là trình duyệt giúp bạn xem video mà không cần sử dụng flash.
- Mozilla Firefox: Phần mềm này nổi bật nhất là công cụ Private Mode giúp bạn lướt web mà không lưu lại lịch sử truy cập.
- Opera: Hiện nay trình duyệt này đã được tích hợp thêm VPN nên nó phù hợp cho việc truy cập vào trang Web bị cấm truy cập.
- Safari: Trình duyệt này vượt trội về tốc độ tải trang và về cấu hình. Nó thường xuyên được cập nhật để luôn đảm bảo mang đến người dùng trải nghiệm mới mẻ nhất.
- Ngoài ra, còn một số trình duyệt khác như UC, Maxthon,...
Thạo 2 kỹ năng tin học văn phòng: Word và Excel
Hầu như các công việc đều liên quan đến công cụ Microsoft Office như lập bảng tính, xử lý văn bản,...Vì vậy, bạn phải biết sử dụng và thông thạo các kỹ năng của Word và Excel.
Đối với Microsoft Word, bạn cần biết các kỹ năng như:
- Nhập văn bản, định dạng về màu chữ, font chữ, chính tả của đoạn văn hoặc văn bản.
- Chèn hình ảnh, sơ đồ, các loại hình khối, clipart, bảng, ký tự, ghi chú, link web,...
- Bảo mật văn bản, thiết lập lề, đánh số trang, in ấn,...
Còn đối với Microsoft Excel, bạn cần thông thạo các kỹ năng sau:
- Tạo bảng, định dạng kích cỡ chữ, định dạng dữ liệu, dòng, cột, trộn, xóa, copy,...
- Dùng các hàm số thông dụng để tính toán và lọc dữ liệu như: Average, Sum, Min, Max, If, Year, Month, Day,...
- Chèn link, vẽ biểu đồ, thiết lập password, khổ giấy,...
Làm quen với các thủ thuật và phím tắt
Với tin học văn phòng, bạn nên nắm các thủ thuật, phím tắt để giúp bạn thao tác nhanh hơn.
Một số thủ thuật và các phím tắt cơ bản gồm:
- Để mở lại tab đã đóng thì bạn nhấn Ctrl + Shift + T.
- Nếu bạn muốn hoàn tác lại một thao tác nào đó chỉ cần bấm tổ hợp phím Ctrl + Z.
- Đối với hệ điều hành Windows, để chụp màn hình thì bạn nhấn print screen trên bàn phím.
- Để giảm chương trình chạy khi khởi động thì bạn nhấn Ctrl + Shift + Esc và cấu hình những chương trình bạn muốn khỏi chạy cùng hệ thống.
- Thay vì bạn sao chép liên kết như lúc thường thì bạn có thể nhấn phím E là đã tự động sao chép liên kết.
Biết cách cài và sử dụng phần mềm cơ bản
Khi tiếp cận với tin học văn phòng, bạn cũng cần phải biết cách cài đặt và sử dụng các phần mềm cần thiết. Có rất nhiều phần mềm dành cho máy tính và mỗi phần mềm sẽ có cách cài đặt khác nhau.
Tuy nhiên, chỉ cần nắm một số bước cơ bản thì bạn sẽ cài được hầu hết các phần mềm cần thiết. Bạn có thể tham khảo theo các bước như sau để cài đặt phần mềm dễ dàng:
Bước 1: Đầu tiên bạn cần tìm kiếm và tải phần mềm về máy tính. Bạn có thể lên Google để tìm driver cài đặt và key.
Bước 2: Tiếp theo, bạn Click chuột phải vào file vừa tải về và cứ chọn Yes và Next cho đến khi hiện finish là xong.
Tin học văn phòng mang đến rất nhiều lợi cho bạn đúng không nào. Nhất là trong thời đại hiện đại hóa ngày nay thì tin học là kiến thức bắt buộc bạn phải biết. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, bạn hãy để lại bên dưới bình luận. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ cũng như tìm cách khắc phục hiệu quả nhất.