Bài viết mình lấy cảm hứng từ một post của một bạn Sinh viên trong group HR hỏi/nhờ góp ý về danh sách câu hỏi bạn đã biên soạn để phỏng vấn Trưởng phòng Hánh chính Nhân sự.
Đây là danh sách câu hỏi bạn đã biên soạn
\==============================
Câu hỏi TÌNH HUỐNG thường có 2 dạng:
(1) Tình huống thực tế ĐÃ xảy ra, tức là Ứng viên đã trải qua tình huống đó trong công việc trước đây;
(2) Tình huống chưa xảy ra, mình tạm gọi đây là tình huống lý thuyết, vì sao? Vì khi hỏi tình huống này, UV có thể chia sẻ cách họ xử lý tình huống nhưng bằng hiểu biết, kinh nghiệm cũng như khả năng giải quyết vấn đề của họ chứ bản thân họ CHƯA giải quyết tình huống đó trong thực tế bao giờ. Có khi UV học, đọc ở đâu đó hoặc nghe ai đó kể lại về tình huống và cách xử lý rồi trình bày lại trong buổi phỏng vấn chứ thực tế họ CHƯA LÀM.
Thông thường người phỏng vấn rất dễ nhầm lẫn giữa 2 dạng câu hỏi này.
Với dạng câu hỏi thứ nhất, trong phỏng vấn người ta còn gọi là phương pháp phỏng vấn Năng lực hay phỏng vấn Hành vi (Dịch từ cụm từ tiếng Anh: Behavior/Competency - based interview). Đây là phương phương pháp phỏng vấn phổ biến và cũng có thể nói là hiệu quả nhất hiện tại, người hỏi dựa trên những hành vi, kết quả công việc của UV trong quá khứ để đoán định cách họ làm/hiệu quả công việc của họ trong tương lai.
Lấy một ví dụ: Phỏng vấn vị trí TP Nhân sự (HRM), CEO - người phỏng vấn hỏi UV: Quỹ lương hiện tại ở công ty đang chiếm 20% doanh thu, nhưng vì tình hình kinh doanh thiếu khả quan, BOD muốn có phương án giảm quỹ lương về 10%, anh phải làm gì?
Không cần bàn cãi, đây chắc chắn là câu hỏi tình huống, vậy là tình huống lý thuyết hay thực tế (Dạng 1 hay 2 nói trên)? Nó tuỳ thuộc vào câu trả lời của UV và thường hỏi câu này, UV sẽ trả lời theo hướng lý thuyết, tức là họ dùng kinh nghiệm, hiểu biết chuyên môn của mình để trả lời cách giải quyết, ví dụ như: Tôi sẽ review lại Orgchart công ty và đề xuất tái cơ cấu, bố trí lại nhân sự để tận dụng hiệu quả nguồn nhân lực; Tôi cùng các Trưởng đơn vị review lại hiệu suất làm việc của các vị trí và sẽ cắt giảm bớt các nhân sự làm việc không hiệu quả, bố trí lại nguồn lực;…và có rất nhiều câu trả lời về hướng giải quyết khác mà khi nghe qua có vẻ khá hợp lý (Vì trên thực tế những vấn đề như vậy thì đâu đó cũng sẽ có những giải pháp chung chung mà ai từng học, làm về quản trị sẽ biết). Và nếu chỉ tới đây thì CEO sẽ không thể đánh giá được năng lực thực sự của UV này. Còn nếu biết cách đặt câu hỏi đào sâu thêm thì có thể sẽ có thêm thông tin về phương pháp, cách làm của UV nhưng chung quy vẫn có thể UV chỉ biết trên lý thuyết mà chưa làm thực tế tình huống này. Vấn đề lớn nhất của cách hỏi tình huống lý thuyết này là UV trả lời lý thuyết hay nhưng vì chưa làm thực tế nên khi tuyển và vào việc thật có thể họ sẽ phải đối diện với những khó khăn rất khó giải quyết, thậm chí là họ không giải quyết được luôn.
Nếu may mắn, CEO có thể gặp UV đã có kinh nghiệm thực tiễn và họ trả lời theo dạng: Dạ ở công ty cũ em từng gặp tình huống tương tự và em đã….(Xác suất gặp may này là rất thấp)
Vậy chúng ta cần UV trả lời theo hướng lý thuyết hay kể lại kinh nghiệm thực tiễn? Tuỳ…và dĩ nhiên có kinh nghiệm thực tiễn sẽ tốt hơn. Để hạn chế UV trả lời theo hướng lý thuyết thì câu hỏi này có thể điều chỉnh lại một chút: Cho mình hỏi trong quá trình đi làm của bạn trước đây bạn đã bao giờ gặp tình huống phải cắt giảm quỹ lương của công ty? (UV trả lời và ta kỳ vọng là có). Bạn có thể chia sẻ kỹ hơn về tình huống này? Và tiếp theo sẽ dùng phương pháp phỏng vấn Năng lực/Hành vi nói trên để khai thác tiếp thông tin. Cách hỏi này khác câu hỏi gốc ở chỗ mình hỏi và tạo điều kiện để UV chia sẻ lại câu chuyện thực tế của họ chứ không phải bắt họ giải quyết tình huống mà người PV đưa ra.
Một điểm hạn chế nữa của việc phỏng vấn theo hướng đưa ra các tình huống để UV giải quyết là các tình huống đưa ra thường không đủ dữ kiện để xử lý; bối cảnh mỗi công ty mỗi khác; điều kiện cho phép mỗi nơi mỗi khác;…vậy nên để có thể đánh giá được thì UV phải mất rất nhiều thời gian trao đổi với người PV để có thêm thông tin rồi xử lý. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào UV, người phỏng vấn rất khó kiểm soát và đôi khi sẽ mất kiên nhẫn với UV.
Trong phỏng vấn chuyên nghiệp, hỏi để UV chia sẻ câu chuyện thực tế đã trải nghiệm được khuyến khích nhiều hơn. Đưa ra tình huống và yêu cầu UV trình bày cách xử lý cũng có thể xem xét sử dụng. Hỏi theo cách này và biết khai thác sâu thì chúng ta phần nào đánh giá được kỹ năng giải quyết vấn đề của UV thông qua cách họ tư duy, lập luận…để đưa ra câu trả lời. Giải pháp của họ có phù hợp với công ty không thì vẫn là một câu hỏi lớn và chỉ có đáp án khi tuyển họ vào, giao việc cho làm.
Một vài sai lầm kinh điển mà Phỏng vấn viên hay gặp khi tuyển dụng là:
- UV nói rất hay (Vì giỏi lý thuyết, giỏi trình bày) nhưng vào làm thì không được như kỳ vọng, nguyên nhân là do đặt câu hỏi theo hướng lý thuyết và không chịu đào sâu
- Người PV chưa biết mình muốn gì sau mỗi câu hỏi, tức là chưa biết cụ thể mình muốn đánh giá năng lực gì của UV sau khi họ trả lời câu hỏi của mình. Hoặc phổ biến hơn là NĂNG LỰC mà người PV muốn đánh giá là cái gì đó rất trừu tượng, không được cụ thể, không có tiêu chí rõ ràng để đánh giá. Để giải quyết thì các công ty cần xây dựng KHUNG NĂNG LỰC cho từng vị trí công việc.
- Người PV hay bị UV “dẫn đi”, tức là hỏi một câu, UV trả lời nghe có vẻ rất hay và kể hàng loạt câu chuyện (Có khi chả liên quan và dĩ nhiên là sẽ mất rất nhiều thời gian). Phỏng vấn viên mãi mê theo dõi câu chuyện và không còn nhớ mình đang định đánh giá năng lực gì của UV. Chỉ thấy là kể chuyện rôm rả nghe “hợp gu” và thế là chọn.
- Nhầm lẫn giữa câu hỏi tình huống và câu hỏi về quan điểm. Ví dụ câu 9, 11 trong hình của post này. Phần lớn các câu hỏi trong hình này đều là câu hỏi tình huống dạng thứ 2 hoặc là câu hỏi hướng lý thuyết, quan điểm. Câu hỏi về quan điểm được khuyến khích là hạn chế dùng trong phỏng vấn.
- Hỏi xong và kết luận: Bạn này cứ trả lời chung chung sao ấy, hong có sâu, hong có dữ kiện con số cụ thể nên…thôi. Thường chỗ này người PV đổ thừa là tại UV nhưng thực tế là do cách đặt câu hỏi, khả năng khơi gợi của người hỏi.
CHẤT LƯỢNG CÂU TRẢ LỜI TUỲ THUỘC VÀO CHẤT LƯỢNG CÂU HỎI, mình luôn tâm niệm như thế. Để phỏng vấn hiệu quả thì bên cạnh việc biết phương pháp đặt câu hỏi (Cái này học rất dễ, hỏi chị Google là ra), điều quan trọng hơn là người phỏng vấn BIẾT MÌNH MUỐN GÌ, xác định được ý định, mục tiêu của mình trong từng câu hỏi và biết lật ngược vấn đề để xác minh lại mình có thực sự cần hỏi câu này trước khi hỏi. Biết mình muốn gì chính là KHUNG NĂNG LỰC của từng vị trí, cái mà hiện tại rất ít công ty quan tâm trong quá trình tuyển chọn và phát triển nhân tài.
Hãy comment hoặc liên hệ với Thanh để tham khảo thêm khoá đào tạo về xây dựng khung năng lực và kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng.