Căn cứ theo Điều 8 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về nguyên tắc trong quản lý hồ sơ công chức như sau: Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức 1. Việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức. 2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. 3. Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức. 4. Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. 5. Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức. Như vậy khi quản lý hồ sơ công chức cần phải tuân theo nguyên tắc như sau: - Việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. - Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức. - Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. - Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức. - Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. - Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. - Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.  Mẫu sổ đăng ký hồ sơ cán bộ công chức và hướng dẫn cách viết chi tiết như thế nào? Sổ Đăng ký hồ sơ công chức dùng để làm gì?Căn cứ theo Điều 1 Quyết định 02/2008/QĐ-BNV về mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức quy định như sau: Ban hành kèm theo Quyết định này các mẫu biểu để phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm: 1. Sổ Đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu S01-BNV/2008 có quy cách như sau: a) Trang bìa làm bằng chất liệu giấy có độ bền cao khổ A4 (210 x 297 mm); b) Các trang ruột của sổ làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) với 9 cột tiêu chí thông tin sau: Số thứ tự, số hồ sơ, họ và tên khai sinh, các tên gọi khác, ngày tháng năm sinh, quê quán, chức vụ, cơ quan công tác, ghi chú. Như vậy, Sổ Đăng ký hồ sơ công chức được dùng để quản lý hồ sơ công chức và sổ này cần phải đảm bảo nội dung, hình thức đúng quy định pháp luật. Mẫu sổ đăng ký hồ sơ công chức như thế nào?Sổ Đăng ký hồ sơ công chức theo mẫu S01-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định 02/2008/QĐ-BNV, cụ thể như sau: Tải Mẫu hồ sơ đăng ký công chức mới nhất: TẢI VỀ Hướng dẫn cách ghi sổ đăng ký hồ sơ công chức ra sao? Căn cứ theo Quyết định 02/2008/QĐ-BNV về mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức có hướng dẫn cách ghi sổ đăng ký hồ sơ cán bộ công chức như sau: 1. Số thứ tự: ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi một hồ sơ của cán bộ, công chức được vào Sổ đăng ký hồ sơ. 2. Số hồ sơ: ghi số của hồ sơ được cơ quan quản lý hồ sơ đánh số theo cách sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại khoản 2 Điều 13 Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ban hành kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 6 tháng 11 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 3. Họ và tên khai sinh: viết chữ in hoa đúng với họ và tên trong hồ sơ cá nhân của cán bộ, công chức. 4. Các tên gọi khác: ghi tên gọi khác hoặc bí danh khác đã dùng trong hoạt động cách mạng, trong lĩnh vực báo chí, văn học nghệ thuật,... (nếu có) của cán bộ, công chức đúng như cán bộ, công chức khai trong hồ sơ. 5. Ngày tháng năm sinh: ghi đúng và đầy đủ như ngày, tháng, năm sinh mà cán bộ, công chức khai trong hồ sơ cá nhân. 6. Quê quán: ghi đúng và đầy đủ như quê quán mà cán bộ, công chức khai trong hồ sơ cá nhân 7. Chức vụ: ghi chức vụ cao nhất của cán bộ, công chức tại thời điểm vào Sổ đăng ký hồ sơ. 8. Cơ quan công tác: ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị mà cán bộ, công chức hiện đang công tác tại thời điểm vào Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức. 9. Ghi chú: ghi những thông tin bổ sung về đặc điểm của hồ sơ để giúp cho việc quản lý và theo dõi hồ sơ của cán bộ, công chức được thuận tiện./. Ghi chú: Hướng dẫn trên đây được in ở mặt sau của trang bìa quyển Sổ Đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức theo Mẫu S01-BNV/2008 |
