Hướng dẫn cách viết brd trên jira

Có thể nói công việc của người Business analyst thường xuyên gắn liền với requirement và documentation.

Có bạn còn nói cuộc đời người Business Analyst gắn liền với documents.

Thật sự documentation là một khía cạnh rất quan trọng đối với Business analyst. Là sản phẩm của người BA và cũng là đầu vào của quá trình phát triển phần mềm. Những nhà phát triển (Dev, test) sẽ dựa vào bộ tài liệu để phát triển nên sản phẩm. Nếu tài liệu tốt, mô tả rõ và chính xác yêu cầu của các stakeholder thì xác suất sản phẩm đáp ứng nhu cầu người dùng sẽ cao hơn.

Trong quá trình làm Business analyst hoặc các bạn đang quan tâm đến công việc BA thường nghe nhiều đến các loại tài liệu, mình liệt kê một số loại tài liệu phổ biến, quan trọng, thường dùng và cũng là yêu cầu các đơn vị tuyển dụng khi tuyển dụng BA như:

1. Business Requirement Document (BRD)
2. User Stories
3. Use Case Specification Document
4. Functional Requirement Document (FRD)
5. Requirements Traceability Matrix (RTM)
6. Product Requirements Document (PRD)

Tài liệu BRD là gì?

Business Requirement Document (BRD), tức là tài liệu mô tả yêu cầu kinh doanh. BRD nhấn mạnh đến việc mô tả yêu cầu kinh doanh của tổ chức. Nó được phát triển dựa trên nền tảng Business requirement (yêu cầu ở tầng cao nhất). Các bạn có thể đọc thêm về 4 loại requirement tại đây.

BRD thường được sử dụng để Business Analyst trao đổi với các stakeholder liên quan nhiều đến Business. Nó được viết dựa trên những yêu cầu về mặt kinh doanh (nghiệp vụ) mà BA đã khơi gợi được trong quá trình gặp khách hàng. BRD chưa mô tả quá sâu về yêu cầu kĩ thuật như FRD. Đây là tài liệu mà các bên liên quan như khác hàng, quản lý dự án, nhà đầu tư…dễ dàng đọc, hiểu và xác nhận yêu cầu đầu vào khi BA tổng hợp và phân tích yêu cầu. Nhìn chung tài liệu BRD khá tổng quan và đầy đủ để các bên liên quan có thể hiểu được dự án.

Một tài liệu BRD thường có các nội dung chính như:

• Bối cảnh kinh doanh, phạm vi dự án, lý do tổ chức cần sự thay đổi
• Các bên liên quan chính đến dự án hay còn gọi là danh sách Stakeholder
• Mục tiêu kinh doanh
• Quy tắc kinh doanh (Business rule)
• Mục tiêu dự án (tức là dự án này làm ra để giải quyết vấn đề nào của tổ chức)
• Phạm vi của dự án (Scope)
• Chức năng chính trong phạm vi dự án
• Chức năng ngoài phạm vi dự án (tức là mình có chức năng này trong tương lai, nguồn lực và phạm vi hiện tại chưa cho phép triển khai các chức năng này, mục tiêu là để sau này phát triển thì có cơ sở phát triển như thế nào)
• Xác định những khó khăn của dự án
• Những rủi ro cơ bản khi triển khai (đừng bỏ qua phần này)
• Tổng qua về quy trình nghiệp vụ trong dự án (Ở đây tùy vào từng dự án mà có thể mô tả dưới dạng Use case, BPMN, activity diagram…)
• Mô tả màn hình (skech, wireframe, mockup, prototype)
• Danh sách từ vựng, từ ngữ chuyên ngành ( đây là lý do BA cần đặt mình vào vị trí của người đọc tài liệu, có những từ ngữ với bạn thì quen nhưng với người đọc thì khó hiểu nên cần phải ghi ra các từ ngữ mới, thuật ngữ chuyên ngành để tránh mất thời gian giải thích)
• Phụ lục
• Tài liệu tham khảo
• Ngày thành lập tài liệu ( phiên bản)
  

Vì sao cần có tài liệu BRD?

Trong quá trình làm Business analyst thì có một điều quan trọng mình thấy nên lưu ý đó là bạn viết tài liệu cho ai? Ai đọc nó và từ góc nhìn đó thì có cách viết và mô tả phù hợp? Bạn không thể đưa một tài liệu cho một người đọc không hiểu gì về nó. Tức là hãy đứng góc nhìn của người đọc để có thể xây dựng được bộ tài liệu đúng mục đích.

Bởi vì nếu đưa sai loại tài liệu cho người đọc, họ đọc không hiểu hoặc chưa đủ chi tiết thì sẽ không thể khai thác, phân tích và mô tả chính xác được yêu cầu.

Tài liệu BRD quan trọng vì lý do:

• Giảm sự thất bại của dự án. BRD sẽ mô tả, giải thích các khía cạnh về business, quy trình nghiệp vụ, yêu cầu kinh doanh từ các bên liên quan. Do đó BRD sẽ giúp BA giao tiếp, xác nhận tốt hơn về yêu cầu cần thiết. Giảm thiểu được những sai sót trong quá trình phát triển dự án.
• Kết nối với các mục tiêu kinh doanh: Các yêu cầu kinh doanh được xác định rõ sẽ giúp đưa ra một điều lệ dự án, một bước quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh hoặc các mục tiêu kinh doanh và đưa nó đến bước hợp lý tiếp theo để phát triển nó thành một hệ thống CNTT trong giải pháp tổng thể.
• Tạo sự đồng thuận: Khi các yêu cầu được mô tả và tài liệu hóa, xác nhận từ các bên liên quan sẽ tạo ra sự đồng thuận trong quá trình phát triển.
• Tiết kiệm chi phí: BRD giúp giảm thiểu rủi ro về phạm vi dự án, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho dự án.
• Tạo nguồn tài liệu quản lý dự án. Các phiên bản BRD cũng là một loại tài liệu lưu giữ các phiên bản của dự án, giúp cho việc phát triển dự án sau này được thuận lợi hơn.

Tài liệu BRD được viết như thế nào?

Về cơ bản, nếu bạn mới làm Business Analyst hoặc chưa viết nhiều về BRD. Khi tham gia một dự án nào đó thì bạn hỏi xem công ty có một bộ Template BRD không? Nếu công ty, tổ chức đã có rồi thì bạn có thể viết, mô tả lại dựa trên template đó. Căn cứ vào từng tình hình dự án để bỏ hoặc thêm bớt.