Phiếu giao hàng là một loại giấy giờ được sử dụng trong trường hợp khi mua một sản phẩm hoặc nhận giao hàng tại nhà bạn sẽ được nhận phiếu giao hàng. Trong phiếu giao hàng sẽ thể hiện nội dung bao gồm sản phẩm, số lượng, giá thành,… .
Phiếu giao hàng là phương tiện để giúp xác thực việc giao hàng của đơn vị cung cấp cho khách hàng. Khi giao hàng thì người nhận sẽ được nhận phiếu giao hàng, với nội dung thể hiện tên các sản phẩm được nhận.
Khách hàng cần kiểm tra trước các thông tin về kiện hàng và ký nhận. Phiếu giao hàng thường thì gồm 2 liên 1 cho người nhận hàng, còn 1 cái kia thì bên giao hàng giữ.
Mẫu phiếu giao hàng được sử dụng nhiều nhất hiện nay? Hướng dẫn lập phiếu giao hàng chuyên nghiệp nhất? (Hình từ internet)
Hướng dẫn cách lập phiếu giao hàng đúng chuẩn?
Mặc dù phiếu giao hàng của mỗi đơn vị sẽ thường được thiết kế riêng về nội dung cũng như hình thức, tuy nhiên đối với những đơn vị lớn đặc biệt là các công ty giao hàng lớn thông qua các hình thức sàn điện tử như shopee, lazada hay giao hàng tiết kiệm thì cần phải có mẫu phiếu giao hàng tiết kiệm chuyên nghiệp và đẹp mắt
Văn phong trong phiếu giao hàng nên đảm bảo các quy chuẩn của một văn bản hành chính quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP để bảo đảm sự chuyên nghiệp.
Khi lập phiếu giao hàng cần đảm bảo những nội dung sau:
- Thông tin đơn vị vận chuyển
Đây là phần thông tin ở đầu phiếu giao hàng, thể hiện được nội dung cơ bản của đơn vị vận chuyển cho người nhận hàng có thể nắm bắt. Thông tin của đơn vị vận chuyển thường bao gồm:
- Tên của đơn vị vận chuyển
- Trụ sở chính
- Đường dây nóng
- Địa chỉ email và fax
- Logo của đơn vị vận chuyển
- Thời gian xuất phiếu
Cần phải ghi đầy đủ và chính xác thông tin về thời gian xuất phiếu
- Thông tin khách hàng và người nhận
Cần phải có thông tin về khách hàng và người nhận để người giao hàng có thể giao hàng dễ dàng nhất và có thể bao gồm:
+Tên khách hàng, người mua hàng
+ Tên người nhận hàng
+ Địa chỉ giao hàng
+ Số điện thoại được gọi để giao hàng
+ Giải thích các vấn đề về việc giao dịch hoặc thu tiền hàng hóa
- Danh sách hàng hóa
Thông tin về hàng hóa cần phải có để đảm bảo giao hàng không bị nhầm lẫn và có thể bao gồm:
+ Tên sản phẩm
+ Thông tin sản phẩm
+ Số lượng
+ Hiện trạng
+ Giá thành (viết bằng chữ và số
- Chữ ký xác nhận:
Cần phải ghi rõ họ tên, trường hợp muốn chuyên nghiệp hơn thì có thể sử dụng con dấu của doanh nghiệp.
Hiện nay, để thuận tiện cho cả người gửi, người nhận và bên trung gian gửi chuyển phát nhanh, người gửi sẽ tự điền các thông tin liên quan đến hàng hoá mình muốn gửi. Tuy nhiên, có phải tất cả các thông tin đều cần phải điền đầy đủ hay không? Các thông tin gửi hàng có thể điền như thế nào? Cần lưu ý gì khi cung cấp thông tin? Những điều các nhà bán hàng, doanh nghiệp băn khoăn về cách ghi thông tin gửi hàng sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.
Hướng dẫn cách ghi thông tin gửi hàng
Tổng hợp các loại phiếu gửi hàng phổ biến
Sau khi tạo thành công đơn hàng, nhà bán hàng hoặc doanh nghiệp sẽ in phần phiếu gửi hàng để dán lên mỗi đơn hàng sau khi được đóng gói. Những tờ giấy A5 hoặc A4 được dán ngoài mỗi bọc hàng được gọi là phiếu gửi hàng. Về mẫu mã, thiết kế phiếu gửi hàng rất đa dạng nhưng có thể chia thành 2 loại phiếu gửi hàng phổ biến bao gồm:
- Phiếu gửi hàng từ đơn vị vận chuyển
- Phiếu gửi hàng trên sàn thương mại điện tử
Các loại phiếu gửi hàng phổ biến
Trong đó, phiếu gửi hàng trên sàn thương mại điện tử sẽ được in trực tiếp từ hệ thống sau khi nhà bán hàng xác nhận đơn hàng được đặt trên gian hàng trực tuyến của mình. Đối với phiếu gửi hàng từ đơn vị vận chuyển, bạn sẽ cần nhập các thông tin liên quan đến người nhận, sau đó có thể in phiếu gửi hàng ra.
Bên cạnh đó, một số đơn vị cũng cung cấp phiếu gửi hàng để bên gửi tự điền thông tin và dán lên gói hàng. Tuy nhiên, với phiếu gửi hàng trắng thì nhiều người sẽ không biết cách ghi thông tin gửi hàng như thế nào cho chính xác và đầy đủ nhất.
Hướng dẫn cách ghi thông tin gửi hàng
Không chỉ với phiếu gửi hàng mà thậm chí nhiều người mới bán hàng trực tuyến cũng không biết cách ghi thông tin gửi hàng trên các hệ thống giao hàng. Về cơ bản, các phiếu gửi hàng hoặc các biểu mẫu điền thông tin đều khá rõ ràng, người gửi có thể điền theo các mục trên đó.
Thông tin cần thiết trên phiếu gửi hàng
Ngoài việc in phiếu gửi hàng trực tiếp trên hệ thống hoặc ghi tay thông tin đơn hàng trực tiếp trên giấy bọc hàng thì dưới đây là những thông tin cần thiết, quan trọng mà bạn sẽ cần có trên phiếu gửi hàng của mình. Cụ thể:
- Thông tin người gửi: Tên, có thể gồm cả địa chỉ nhưng bắt buộc phải có số điện thoại
- Thông tin người nhận: Tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận
- Tiền thu hộ: Nếu bạn gửi đơn hàng theo dạng ship COD
- Mã vận đơn: Nếu bạn đã tạo đơn hàng thành công trên hệ thống nhưng không muốn in phần phiếu gửi hàng ra.
Điền đầy đủ thông tin trên phiếu gửi hàng giúp tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian cho quá trình vận chuyển
Nếu ghi tay các thông tin trên, bạn cần đảm bảo các thông tin được ghi rõ ràng, không bị nhoè để tránh gây nhầm lẫn khi đối chiếu hoặc nhập thông tin lên hệ thống của bên vận chuyển.
Mẫu phiếu thông tin gửi hàng
Một số phần mềm quản lý bán hàng cũng sẽ cung cấp cho bạn tính năng thiết kế phiếu gửi hàng theo khổ in (A4/A5), in phiếu gửi hàng kết nối với các sàn thương mại điện tử,… Bên cạnh đó, bạn có thể tự sử dụng các phần mềm tin học văn phòng như Word hay Excel để có thể thiết kế phiếu thông tin gửi hàng.
Một số phần mềm quản lý bán hàng có tính năng thiết kế phiếu gửi hàng theo khổ in
Dù có thiết kế như thế nào, bằng phần mềm gì đi chăng nữa thì vẫn cần có các thông tin cần thiết trên phiếu gửi hàng đã được đề cập trong phần phía trên. Dưới đây là một mẫu phiếu thông tin gửi hàng mà bạn có thể tham khảo:
Người gửi:
Số điện thoại:
Người nhận:
Số điện thoại:
Địa chỉ:
Loại hàng hoá: Số lượng:
Tiền thu người nhận (nếu có):
Mã vận đơn (nếu tạo đơn trực tuyến trên phần mềm của hãng vận chuyển):
Lưu ý khi dán phiếu gửi hàng trên hàng hoá
Mỗi ngày các đơn vị vận chuyển sẽ phải tiếp nhận một lượng lớn đơn hàng, nên nếu phần phiếu gửi hàng hoặc mã vận đơn được dán một cách cẩn thận, đầy đủ thông tin, đúng quy trình giao nhận hàng được hướng dẫn sẽ giúp đơn hàng tránh được những sai sót, sự cố không đáng có trong quá trình vận chuyển. Vậy nên, không chỉ cách ghi thông tin gửi hàng quan trọng mà cách dán phiếu gửi hàng hoặc mã vận đơn cũng đóng vai trò quan trọng không kém.
Lưu ý khi dán phiếu gửi hàng hoặc vận đơn
Một số điều mà các nhà bán hàng cần chú ý khi dán phiếu gửi trên hàng hoá:
- Nếu in phiếu gửi, cần đúng khổ giấy tiêu chuẩn theo quy định (có thể khổ giấy ngang hoặc dọc)
- Các thông tin không bị dán đè, đặc biệt là phần mã vận đơn
- Dán cố định, tránh trường hợp quá trình vận chuyển bị bong, rơi rớt khỏi đơn hàng
- Sử dụng băng dính trong để dán phiếu gửi hoặc mã vận đơn
Với 247Express, các doanh nghiệp và nhà bán hàng có đến ba cách để tạo phiếu gửi hàng/ Đó là: ghi trên hàng hoá rồi gọi điện bưu tá đến nhận, tạo đơn hàng thông qua website hoặc trực tiếp trên app của 247Express. Đồng thời, 247Express cũng sẽ hỗ trợ lấy hàng tận nhà hoặc tiếp nhận trực tiếp tại bưu cục để tiện lợi cho khách hàng. Nếu chưa biết cách ghi thông tin gửi hàng, bạn hoàn toàn có thể liên hệ tổng đài