Mọi người trong cuộc sống lu�n gặp phải c�c vấn đề cần giải quyết. Vấn đề c� thể dễ m� cũng c� thể phức tạp, kh� khăn. Để c� thể giải quyết vấn đề, ch�ng ta cần t�m ra c�c lời giải th�ch hợp nhất như mục ti�u mong muốn dựa tr�n khả năng cũng như hạn chế của ch�ng ta. Qu� tr�nh n�y c�n gọi l� qu� tr�nh ph�n t�ch. 2. C�c�sai s�t khi triển khai ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống:
Đ� từ l�u vẫn tồn tại nghịch l�: người l�m tin học một thời gian d�i thường tự m�nh thể hiện l� c�c chuy�n gia duy nhất x�c định điều g� cũng l� tốt cho người kh�c, đặc biệt cho NSD tương lai hệ th�ng tin được c�i đặt. Từ nghịch l� tr�n dẫn đến sự k�m th�ch nghi của hệ th�ng tin v� kh�ng l�u bị bỏ đi hay được d�ng nhưng c� sự do dự. T�nh thế n�y l� cho tin học c� h�nh ảnh phản diện, kh� khăn để theo đuổi v� sử dụng. Nguy�n nh�n kh�c nữa dẫn dến nghịch l� tr�n l� trong một thời gian d�i kh�ng tồn tại ng�n ngữ chung giữa những người l�m tin học v� người sử dụng. Nếu những người l�m tin học chỉ c� thể biểu hiện thế giới thực bằng c�c thuật ngữ như tập tin, chương tr�nh v.v...C�n người sử dụng chỉ c� thể d�ng c� thuật ngữ ri�ng được d�ng trong phần h�nh m� họ đảm tr�ch th� r� r�ng l� kh� hiểu l�ng nhau, từ đ� dẫn đến sự kh� khăn khi hợp t�c với nhau.
II. Y�u cầu đối với một phương ph�p thiết kế hệ thống: -~šv› ~- B�I 2. KH�I NIỆM VỀ HỆ THỐNG
1. Định nghĩa: Hệ thống l� tập hợp c�c phần tử tương t�c được tổ chức nhằm thực hiện một mục đ�ch x�c định. �p dụng định nghĩa n�y v�o c�c tổ chức ta cần ch�nh x�c ho� một số kh�i niệm: - C�c phần tử ở đ�y tập hợp c�c phương tiện vật chất v� nh�n lực. - Tổ chức tạo th�nh một hệ thống mở, nghĩa l� li�n hệ với một m�i trường. Một số phần tử của hệ thống c� sự tương t�c với b�n ngo�i (cung ứng, thương mại, v.v�). - C�c tổ chức đều l� những hệ thống sống v� ph�t triển, v� vậy mặt động l� cơ bản. 2. �p dụng cụ thể từ định nghĩa:
Phương tiện l� tập hợp d�n ch�ng v� tất cả c�c cơ sở hạ tầng được d�ng cho mục đ�ch sản xuất v� ph�t triển, của cải vật chất l� nguy�n liệu của nh�n d�n.
II. Hệ thống v� m�i trường của n�: 1. Mối li�n hệ giữa hệ thống v� m�i trường: X�t một hệ thống x� nghiệp v� c�c mối li�n hệ của n� với m�i trường. M�i trường n�y gồm những nh� cung cấp (NCC), nh� thầu (NT), những cơ quan nh� nước (CQNN), những cơ quan t�i ch�nh (CQTC) trung gian, c�c đại l� (ĐL), c�c kh�ch h�ng trực tiếp. M� h�nh sơ lược mối li�n hệ giữa x� nghiệp v� m�i trường của n� thể hiện như sau: 2. Ph�n t�ch c�c li�n hệ với m�i trường: �C�c mối li�n hệ tồn tại giữa hệ thống v� c�c tổ chức kh�c nhau tạo th�nh một m�i trường kinh tế thường được biểu diễn bởi c�c d�ng (luồng) ngoại, tr�i với d�ng nội c� nguồn từ b�n trong của một tổ chức v� c� thể ph�n th�nh 4 loại: - D�ng của cải vật chất (nguy�n nhi�n liệu, sản phẩm cuối c�ng) - D�ng dịch vụ (cung cấp tiền vay, tham vấn, bảo tr�, v.v...) - D�ng tiền tệ (thanh to�n kh�ch h�ng v� người cung cấp) Nếu tồn tại d�ng của cải vật chất, tất yếu đ�i hỏi những d�ng th�ng tin h�nh thức hoặc phi h�nh thức. V� dụ: đối với d�ng c�c cấu kiện rời của một nh� cung cấp n�o đ�, người ta sẽ gặp những d�ng th�ng tin sau: - Những d�ng th�ng tin kh�ng ch�nh thức: những buổi trao đổi qua điện thoại, th�ng tin truyền khẩu của những người đại diện, v.v... - Những d�ng th�ng tin ch�nh thức: + C�c đề nghị về gi� cả được gởi đến bằng Fax hoặc Telex. + Thư t�n. + Những hồ sơ c� li�n quan đến những d�ng vật chất: phiếu đặt h�ng, giấy b�o đ� nhận h�ng, phiếu cung ứng. III. Ba hệ thống cuả một tổ chức: Ba mức cần phải quan t�m trong ph�n t�ch c�c d�ng đ� l� ba ph�n hệ tạo th�nh x� nghiệp: hệ thống t�c nghiệp / sản xuất, hệ thống quyết định hoặc điều khiển v� hệ th�ng tin. Ba hệ thống cuả tổ chức: Dưới đ�y ta sẽ x�t 3 hệ thống của một tổ chức l� x� nghiệp: 1. Hệ t�c nghiệp, sản xuất: Hệ t�c nghiệp c� li�n quan với tất cả c�c hoạt động sản xuất, t�m kiếm kh�ch h�ng mới, v.v... một c�ch tổng qu�t l� c�c hoạt động nhằm thực hiện c�c c�ng việc c� t�nh c�ch cạnh tranh để đạt được mục ti�u đ� x�c định bởi hệ quyết định. Những phần tử cấu th�nh ở đ�y l� nh�n lực (thực hiện c�c c�ng việc), phương tiện (m�y, thiết bị, d�y chuyền c�ng nghệ, v.v...), c�c th�nh phần n�y t�c động tương hổ với nhau để đ�p ứng mục ti�u: v� dụ như sản xuất ra một lượng xe dự định trước. 2. Hệ thống quyết định: Hệ thống quyết định c� li�n quan đến c�c t�c vụ quản l�, c� thể t�m ở đ�y c�c quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, d�i hoặc trung hạn (tăng phần thị trường, thay đổi lượng xe ti�u thụ), ngắn hạn (mục ti�u: thay đổi c�ch thức quản l� dự trữ, nghi�n cứu một "chiến dịch" thăm d� thị hiếu kh�ch h�ng mhằm hướng họ v�o sản phẩm mới của x� nghiệp) 3. Hệ th�ng tin: Hệ th�ng tin l� hệ thống c� vai tr� quan trọng trong việc li�n hệ hai hệ thống quyết định v� t�c nghiệp, bảo đảm ch�ng vận� h�nh l�m cho tổ chức đạt c�c mục ti�u đặt ra. Ta c� thể nối khớp ba ph�n hệ tr�n như sau:
- Tập hợp c�c th�ng tin (hữu �ch /� v� �ch, c� cấu tr�c hoặc kh�ng c� cấu tr�c, h�nh thức hoặc phi h�nh thức lu�n chuyển trong x� nghiệp). - C�ch thức sử dụng ch�ng (quy tắc quản l�). - Tập hợp c�c phương tiện gi�p sử l� th�ng tin. Th�ng qua th�ng tin, tất cả c�c c�n bộ c�ng nh�n vi�n quan hệ với nhau, li�n hệ giữa họ với c�c phương tiện cho ph�p xử l� những th�ng tin n�y.
- Cung cấp cho hệ quyết định tất cả th�ng tin cần thiết trong qu� tr�nh ra quyết định (c�c th�ng tin xuất ph�t từ m�i trường hoặc từ hệ t�c nghiệp). - Chuyển c�c th�ng tin từ hệ quyết định cho hệ t�c nghiệp v� m�i trường b�n ngo�i. Hoạt động hệ tổ chức được đ�nh gi� tốt hay xấu t�y thuộc v�o chất lượng của việc xử l�, sự ph� hợp của hệ th�ng tin. B�I 3.� C�C ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG 1. T�nh tổ chức: Giữa c�c phần tử trong hệ thống phải c� mối quan hệ nhất định, quan hệ c� hai loại: - Quan hệ ổn định: l� quan hệ tồn tại l�u d�i cần phải nghi�n cứu khi x�t đến mối quan hệ. Quan hệ ổn định kh�ng c� nghĩa l� bất biến, n� c� biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. V� dụ: Số c�ng nh�n trong một x� nghiệp l� kh�ng ổn định nhưng khi x�t đến số lượng n�i chung l� ổn định, tức l� sự tăng, giảm kh�ng đ�ng kể. - Quan hệ kh�ng ổn định: l� những quan hệ tồn tại tức thời. V� dụ: C�c chuyến c�ng t�c đột xuất của nh�m nh�n vi�n trong cơ quan, v.v... 2. T�nh biến động: Bất kỳ một hệ thống n�o cũng c� t�nh biến động, tức l� c� sự tiến triển v� hoạt động b�n trong hệ. - Tiến triển l� sự tăng trưởng hay suy tho�i của hệ thống. V� dụ: Hệ thống kinh doanh của một c�ng ty c� thể c� l�c l�i, lỗ v.v... - Hoạt động: c�c phần tử của hệ thống c� sự r�ng buộc với nhau, quan hệ n�y được duy tr� nhằm đạt đến mục đ�ch cao nhất l� kinh doanh. Hoạt động của hệ thống nhằm biến c�i V�O th�nh c�i RA. V� dụ: 3. Hệ thống phải c� m�i trường hoạt động: M�i trường l� tập hợp c�c phần tử kh�ng thuộc hệ thống nhưng c� thể t�c động v�o hệ thống hoặc bị t�c động bới hệ thống. Hệ thống v� m�i trường kh�ng thể t�ch rời nhau. V� dụ: Hệ thống sản xuất / kinh doanh kh�ng thể t�ch rời với m�i trường kh�ch h�ng. 4. Hệ thống phải c� t�nh điều khiển: Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung c�c phần tử của hệ thống để ch�ng kh�ng trượt ra ngo�i mục đ�ch (t�nh hướng đ�ch) của hệ thống (đ�y l� nhiệm vụ của m�n điều khiển học). Khi n�i đến quan điểm hệ thống, ta cần nh�n ra mối quan hệ tổng thể với đ�ch chung, hoạt động chung thấy đ�u l� quan hệ ổn định, đ�u l� m�i trường. -~ šv› ~- B�I 4: HỆ THỐNG TH�NG TIN QUẢN L� Định nghĩa: Một hệ thống t�ch hợp "Người - M�y" tạo ra c�c th�ng tin gi�p con người trong sản xuất, quản l� v� ra quyết định l� hệ th�ng tin quản l�. Hệ th�ng tin quản l� sử dụng c�c thiết bị tin học, c�c phần mềm, CSDL, c�c thủ tục thủ c�ng, c�c m� h�nh để ph�n t�ch, lập kế hoạch quản l� v� ra quyết định.
1. Cấu tr�c tổng qu�t của hệ th�ng tin quản l�: Hệ th�ng tin quản l� c� thể gồm 4 th�nh phần: c�c lĩnh vực quản l�, dữ liệu, thủ tục xử l� (m� h�nh) v� c�c quy tắc quản l�.
Mỗi lĩnh vực quản l� tương ứng những hoạt động đồng nhất (lĩnh vực thương mại, lĩnh vực h�nh ch�nh, kỹ thuật, kế to�n - t�i vụ, v.v�).
L� nguy�n liệu của hệ th�ng tin quản l� được biểu diễn dưới nhiều dạng (truyền khẩu, văn bản, h�nh vẽ, k� hiệu, v.v�) v� tr�n nhiều vật mang tin (giấy, băng từ, đĩa từ, đối thoại trực tiếp hoặc th�ng qua điện thoại, bản sao, fax, v.v�).
L� nh�m tập hợp c�c thủ tục ở từng lĩnh vực. V� dụ: - Kế hoạch v� hoạch đồ kế to�n cho lĩnh vực kế to�n - t�i vụ. - Quy tr�nh sản xuất. - Phương ph�p vận h�nh thiết bị. - Phương ph�p quy hoạch d�ng cho quản l� dự trữ hoặc quản l� sản xuất.
Sử dụng biến đổi / xử l� dữ liệu phục vụ cho c�c mục đ�ch x�c định. 2. Hệ th�ng tin quản l� v� c�c ph�n hệ th�ng tin:
Lĩnh vực quản l� l� ph�n hệ, giống như mọi hệ thống sẽ c� một hệ t�c nghiệp, hệ th�ng tin v� hệ quyết định, nh�m c�c hoạt động c� c�ng một mục ti�u tổng thể. C� thể h�nh dung lĩnh vực quản l� vận tải sẽ bao gồm việc quản l� vận chuyển v� c� li�n quan:
Để ph�n chia hệ tổ chức Kinh tế - X� hội th�nh c�c lĩnh vực quản l� v� thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần ph�n chia tiếp c�c lĩnh vực th�nh c�c đề �n, c�c �p dụng. V� dụ: lĩnh vực kế to�n c� thể ph�n chia th�nh: - Kế to�n kh�ch h�ng - Kế to�n vật tư - Kế to�n ph�n t�ch v.v�
C� thể tiếp cận hệ th�ng tin quản l� một c�ch logic v� / hoặc l� chức năng; song kh�ng thể nhận thức hệ th�ng tin quản l� theo quan niệm của chỉ một NSD. Mỗi NSD của hệ TTQL (c�n bộ, nh�n vi�n, hội đ�ng quản trị v.v�) c� một c�i nh�n ri�ng của m�nh về hệ thống tuỳ theo chức tr�ch m� họ đảm nhiệm, vị tr�, kinh nghiệm, t�n ngưỡng, v.v� Ch�nh v� vậy m� chỉ đề cập đến hệ th�ng tin của một NSD th� đ� l� một c�ch nh�n phiến diện, phi thực tế. 3. Dữ liệu v� th�ng tin: C�c dữ liệu được "chuy�n chở" bởi c�c d�ng gi�p ta tiếp cận chặt chẽ v� ch�nh x�c hơn c�c hệ th�ng tin quản l� để tin học ho� ch�ng.
- Th�ng tin viết: Dạng th�ng tin n�y thường gặp nhất trong hệ th�ng tin. N� thường thể hiện tr�n giấy đ�i khi tr�n m�n h�nh của m�y t�nh. C�c dữ kiện thể hiện c�cth�ng tin n�y c� thể c� cấu tr�c hoặc kh�ng. + Một bức thư tay của một ứng vi�n v�o một vị tr� tuyển dụng kh�ng c� cấu tr�c, song cần phải c� c�c th�ng tin "bắt buộc" (họ t�n, địa chỉ, văn bằng, v.v...). + Một ho� đơn c� cấu tr�c x�c định trước gồm những dữ liệu bắt buộc (tham chiếu kh�ch h�ng, tham chiếu sản phẩm v.v...). - Th�ng tin n�i: Dạng th�ng tin n�y l� một phương tiện kh� phổ biến giữa c�c c� thể v� thường gặp trong hệ tổ chức kinh tế x� hội. Đặc trưng loại n�y phi h�nh thức v� thường kh� xử l�. Vật mang th�ng tin thường l� hệ thống điện thoại. - Th�ng tin h�nh ảnh: Dạng th�ng tin n�y xuất ph�t từ c�c th�ng tin kh�c của hệ thống hoặc từ c�c nguồn kh�c. V� dụ: bản vẽ một số chi tiết n�o đ� của �t� c� được từ số liệu của ph�ng nghi�n cứu thiết kế. - C�c th�ng tin kh�c: Một số c�c th�ng tin c� thể cảm nhận qua một số giai đoạn như x�c gi�c, vị gi�c, khứu gi�c kh�ng được x�t trong hệ th�ng tin quản l�.
Nếu giả thuyết l� c�c th�ng tin v� �ch đ� được loại bỏ th� những th�ng tin vừa được liệt k� ở tr�n l� th�nh phần của hệ th�ng tin quản l�. Một số trong ch�ng c� thể được khai th�c tức th� để ra một quyết định (V� dụ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết bị.v.v.). Một số kh�c để sử dụng được cần xử l� sơ bộ hoặc thủ c�ng hoặc cơ giới hoặc tự động (V� dụ: đồ thị doanh số theo thời gian, bản vẽ chi tiết thiết bị v.v...). Xử l� tự động th�ng tin chỉ thực hiện được khi n� được tạo th�nh từ c�c dữ liệu c� t�nh cấu tr�c. Ch�nh xuất ph�t từ c�c dữ liệu c� t�nh cấu tr�c n�y v� dựa v�o c�c quy tắc quản l� m� c�c xử l� được thực hiện. II. Vai tr� v� chất lượng của hệ th�ng tin quản l�: 1. Vai tr�: Vai tr� của hệ th�ng tin l� thu nhận th�ng tin, xử l� v� cung cấp cho người sử dụng khi c� nhu cầu. Ta c� thể sơ đồ ho� to�n bộ qu� tr�nh diễn ra trong hệ th�ng tin quản l� như sau: H�nh 4.1. To�n bộ qu� tr�nh diễn ra trong hệ th�ng tin quản l�.
Hệ th�ng tin phải thu nhận c�c th�ng tin c� nguồn gốc kh�c nhau v� dưới nhiều dạng kh�c nhau. Tổ chức chỉ c� thể giữ lại những th�ng tin hữu �ch, v� vậy cần phải lọc th�ng tin: - Ph�n t�ch c�c th�ng tin để tr�nh sự qu� tải, đ�i khi c� hại. - Thu thập th�ng tin c� �ch: Những th�ng tin c� �ch cho hệ thống được cấu tr�c ho� để c� thể khai th�c tr�n c�c phương tiện tin học. Thu thập th�ng tin thường sử dụng giấy hoặc vật k� tin từ. Th�ng thường, việc thu thập th�ng tin được tiến h�nh một c�ch hệ thống v� tương ứng với c�c thủ tục được x�c định trước, V� dụ: nhập vật tư v�o kho, thanh to�n cho nh� cung ứng. Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu thập theo một mẫu định sẵn trước, v� dụ: c�ch tổ chức tr�n m�n h�nh m�y t�nh, v.v� Thu thập th�ng tin l� t�c vụ rất quan trọng v� tế nhị, y�u cầu kh�ng được sai s�t.
C�ng việc lựa chọn th�ng tin thu thập được coi l� bước xử l� đầu ti�n, tiếp theo sẽ t�c động l�n th�ng tin, xử l� th�ng tin l�: - Tiến h�nh t�nh to�n tr�n c�c nh�m chỉ ti�u. - Thực hiện t�nh to�n, tạo c�c th�ng tin kết quả. - Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ). - Sắp xếp dữ liệu. - Lưu tạm thời hoặc lưu trữ. Xử l� c� thể thực hiện thủ c�ng, cơ giới hoặc tự động.
Cung cấp th�ng tin l� mục ti�u của hệ thống. N� đặt ra vấn đề quyền lực: ai quyết định việc ph�n phối? cho ai? v� sao? Ph�n phối th�ng tin c� thể c� mục ti�u ban bố lệnh, b�o c�o về sản xuất, trường hợp n�y gọi l� ph�n phối dọc. Mục ti�u ph�n phối nhằm phối hợp một số hoạt động giữa c�c bộ phận chức năng gọi l� ph�n phối ngang. Để tối ưu ph�n phối th�ng tin, cần đ�p ứng ba ti�u chuẩn: - Ti�u chuẩn về dạng: Cần t�nh đến tốc độ truyền th�ng tin, số lượng nơi nhận, v.v� cần phải cho dạng th�ch hợp với phương tiện truyền: �� + Giấy, thư t�n cho loại th�ng tin cho c�c địa chỉ l� c�c đại l�. �� + Giấy, telex hoặc telecopie để x�c định một đơn đặt h�ng qua điện thoại. �� + Vật thể k� tin từ d�nh cho th�ng tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu. �� + �m thanh sử dụng cho th�ng tin dạng mệnh lệnh. - Ti�u chuẩn về thời gian: Bảo đảm t�nh th�ch đ�ng của c�c quyết định. - Ti�u chuẩn về t�nh bảo mật: Th�ng tin đ� xử l� cần đến thẳng NSD, việc ph�n phối th�ng tin rộng hay hẹp t�y thuộc v�o mức độ quan trọng của n�. 2. Chất lượng của hệ th�ng tin: Chất lượng của hệ th�ng tin phụ thuộc v�o ba t�nh chất: nhanh ch�ng, uyển chuyển v� th�ch đ�ng.
Hệ xử l� th�ng tin qu� khứ, hiện tại cần phải bảo đảm cho mỗi phần tử� của tổ chức c� th�ng tin hữu �ch nhanh nhất.
Hệ th�ng tin phải c� khả năng xử l� v� ph�t hiện c�c dị thường� nhằm bảo đảm truyền tải c�c th�ng tin hợp thức.
Hệ th�ng tin phải c� khả năng thu nhận tất cả c�c th�ng tin chuyển đến cho n� nhưng chỉ d�ng những th�ng tin m� n� cần. III. Vận h�nh của hệ th�ng tin quản l�: 1. Hệ th�ng tin quản l� mang c�c mệnh lệnh của hệ thống: Hệ quyết định gồm hệ thống điều khiển v� hệ tổ chức (HTC). C�c hệ thống m� ch�ng ta đang nghi�n cứu l� c�c hệ thống mở v� sống, ngi� l� ph�t triển thường xuy�n, những ph�t triển n�y n�i chung l� hệ quả của việc xử l� c�c mệnh lệnh. N� dựa theo qu� tr�nh đ� được quy định trước hoặc điều khiển từng bước. V� dụ: T�nh lương được thiết lập bằng c�ch x�y dựng một qu� tr�nh điều khiển bắt đầu bằng việc thu nhập c�c bảng chấm c�ng, tập hợp khối lượng c�ng việc thực hiện của từng c�ng nh�n kết th�c bằng việc ph�n ph�t phiếu lương v� chuyển c�c lệnh chuyển khoản cho ng�n h�ng (th�ng qua mạng). Hệ quản l� điều khiển kh�ng hoạt động độc lập m� n� cần được kiểm so�t v� điều chỉnh dựa theo mục ti�u đặt ra v� việc tiếp nhận th�ng tin từ hệ t�c nghiệp / sản xuất l� cần thiết. H�nh 4.2.Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định 2. Hệ th�ng tin phối hợp c�c ph�n hệ: Hệ Tổ chức - Kinh tế - X� hội được ph�n chia th�nh c�c ph�n hệ. Mỗi ph�n hệ c� đầy đủ c�c đặc t�nh của một hệ thống (HQĐ - HTT - HTN). C�c ph�n hệ v� dụ như: Nh� cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại l� v.v... tạo th�nh c�c hệ thống v� hệ th�ng tin c� nhiệm vụ phối hợp c�c li�n hệ n�y. H�nh 4.3. V� dụ một v�i ph�n hệ của hệ thống 3. Hệ th�ng tin kiểm so�t v� điều phối hệ thống: Hệ thống điều khiển nhận c�c th�ng tin từ m�i trường b�n ngo�i (c� �ch v� kh�ng c� �ch) c�ng th�ng tin nội. Dựa tr�n th�ng tin n�y m� hệ thống kinh tế x� hội hoạt động. C� ba trường hợp:
Th�ng tin từ m�i trường chuyển trực tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo l� ảnh hưởng đến hệ t�c nghiệp (H�nh 4.4). H�nh 4.4.Điều khiển quản l� theo chu kỳ mở
Th�ng tin từ hệ t�c nghiệp c� thể đến hệ quyết định nếu như đ� thỏa c�c điều kiện cần thiết (2). Quyết định h�nh động được th�ng qua kh�ng, nếu kh�ng th�ng qua sẽ c� th�ng tin đến hệ t�c nghiệp (3): H�nh 4.5.Điều khiển quản l� theo chu kỳ đ�ng
Th�ng tin đến từ m�i trường hoặc hệ t�c nghiệp(1), quyết định hoạt động đưa ra hoặc kh�ng (2), kết quả được chuyển ra m�i trường(3). ��������������������� H�nh 4.6.Điều khiển theo b�o động B�I 5. PH�N LOẠI C�C LOẠI TH�NG TIN C� thể nhận thức hệ th�ng tin dưới nhiều g�c độ kh�c nhau t�y theo c�ch xử l� th�ng tin của n�, t�y theo khu tr� c�c số liệu hoặc độ ch�nh x�c của c�c th�ng tin.
Th�ng tin c� thể được xử l�: - Thủ c�ng. - Trợ gi�p bởi thiết bị điện cơ. - Tự động (Lưu �: sẽ ho�n to�n kh�ng hợp l� nếu đặt ra vấn đề l� tự động h�a to�n bộ). Lựa chọn tự động h�a phụ thuộc c�c yếu tố: �� + Cơ sở x� nghiệp. �� + Khối lượng th�ng tin cần xử l�. �� + Tốc độ mong muốn nhận được kết quả, kh�i niệm thời gian trả lời, chi ph� tự động h�a xử l�. II. Theo mức độ t�ch hợp c�c phương tiện xử l�: Kh�i niệm t�ch hợp dựa v�o hai mặt: khu tr� c�c xử l�, kiến tr�c c�c phương tiện xử l� th�ng tin. 1. Hệ thống độc lập: Với c�ch tiếp cận n�y, c�c hệ thống xử l� kh�c nhau tạo th�nh c�c hệ thống độc lập. C�c hệ thống độc lập thường dẫn đến: - Thu thập th�ng tin dư thừa, v� �ch. - Tr�ng lặp c�c xử l�. 2. Hệ thống t�ch hợp: Với c�ch nh�n n�y, hệ th�ng tin được xem l� một phần tử duy nhất. Tất cả th�ng tin chỉ thu thập một lần v�o hệ thống v� được sử dụng trong nhiều xử l� sau n�y. V� dụ: c�c th�ng tin đặc trưng của kh�ch h�ng chỉ được thu thập một lần v� dược sử dụng bởi nhiều NSD trong c�c �p dụng ri�ng biệt. Hệ thống t�ch hợp đ�i hỏi một CSDL duy nhất với c�c phương tiện kỹ thuật th�ch hợp để sử dụng n� (mạng cục bộ, truyền th�ng từ xa, v.v�). Như vậy, sự lựa chọn t�ch hợp c� ảnh hưởng đến c�c phương tiện xử l� th�ng tin. 3. C�c kiến tr�c kh�c nhau của c�c phương tiện xử l�: Kiến tr�c của phương tiện xử l� th�ng tin tương ứng với c�c cấu tr�c của hệ thống kinh tế x� hội, ph�n l�m ba loại lớn:
Th�ng tin được xử l� tại một điểm duy nhất. V� vậy, to�n bộ th�ng tin cần phải dẫn đến điểm n�y để xử l�, sau đ� được ph�n ph�t cho c�c nơi kh�c. Điều n�y cho ph�p c�ng việc được tiến h�nh� tr�n một CSDL duy nhất, tr�nh thu thập hiều nơi, nhiều lần. Tuy nhi�n, kiến tr�c n�y l�m cho th�ng tin qu� tải trong hệ thống. Kiến tr�c n�y kh�ng ph� hợp với khuynh hướng ph�t triển của phần mềm v� phần cứng, do đ� kh�ng phổ biến. Hai loại dưới đ�y thường gặp hơn.
C�c phương tiện xử l� xuất hiện ở c�c mức kh�c nhau của hệ thống. Mỗi vị tr� l�m việc với c�c dữ liệu ri�ng của m�nh, độc lập tương đối. C�c vị tr� n�y được li�n kết bởi mạng cục bộ để c� thể tập trung một số th�ng tin n�o đ� hoặc cho ph�p truy cập c�c th�ng tin cần thiết cho một xử l� địa phương. Kiến tr�c n�y c�ng phổ biến tại c�c x� nghiệp. Tuy nhi�n, do t�nh xử l� đồng dạng, nh�n gấp bội dữ liệu n�n cần nghi�n cứu để chỉ �p dụng tong một kế hoạch tin học.
Kiến tr�c n�y kết hợp bởi hai kiểu tr�n. Xử l� tại điểm trung t�m, trong khi đ� việc thu thập v� ph�n phối c� thể thực hiện ph�n t�n. Mỗi vị tr� l�m việc (thiết bị dầu cuối) kết nối với một m�y t�nh trung ương, l�m việc với c�c vị tr� kh�c. III. Theo mức ra quyết định m� hệ th�ng tin quản l� cho ph�p: C� nhiều mức ra quyết định: Chiến lược, chiến thuật v� t�c nghiệp. Theo thứ tự tr�n, tầm quan trọng sẽ giảm dần HTTQL cần phải cung cấp th�ng tin th�ch hợp với từng mức. Việc ph�n loại c�c quyết định theo mức được thể hiện như sau: 1. Mức chiến lược: Những quyết định n�y đưa tổ chức v�o thực hiện c�c mục ti�u ngắn, trung v� d�i hạn. Ch�ng cần c� nguồn th�ng tin lớn từ b�n ngo�i. Một số th�ng tin cho việc ra quyết định c� thể nhận được từ c�c xử l� tự động (đường ph�t triển doanh số, ph�n t�ch mẫu c�c mẫu điều tra, v.v.) song việc thực hiện c�c c�ng việc n�y thường độc xử l� thủ c�ng. V� dụ: Việc tung ra thị trường sản phẩm mới, cần hệ th�ng tin quản l� cung cấp c�c số liệu nghi�n cứu thị trường, chi ph�, c�c văn ph�ng nghi�n cứu.v.v. Đề bạt c�n bộ cao cấp, cần hệ th�ng tin quản l� cung cấp c�c đặc trưng của vị tr� l�m việc m� c�n bộ ấy đảm tr�ch. 2. Mức chiến thuật: L� những quyết định xảy ra hằng ng�y. Chiến thuật thường tương ứng với việc l�m th�ch nghi hệ thống với m�i trường hoặc với việc nghi�n cứu ho�n thiện vận h�nh của hệ thống hiện hữu. V� dụ: Lựa chọn biểu gi� mới, hệ th�ng tin quản l� cần cung cấp c�c yếu tố kế to�n ph�n t�ch của mỗi sản phẩm, c�c b�o c�o điều tra thực hiện ở kh�ch h�ng v.v� Để tuyển dụng nh�n sự tạm thời, hệ th�ng tin quản l� cần cung cấp những th�ng tin c� li�n quan đến t�nh h�nh tăng giảm đơn h�ng, v.v� 3. Mức t�c nghiệp: L� những quyết định h�nh th�nh hoạt động thường nhật của hệ thống, xuất ph�t từ những c� nh�n thừa h�nh v� thường sử dụng phần lớn xử l� tự động. V� dụ: Soạn thảo thư cho kh�ch h�ng, lập phiếu giao h�ng, soạn thảo ho� đơn,� c�c t�c vụ n�y đều c� thể được thực hiện tự động. -~ šv› ~- CHƯƠNG 2. PH�N T�CH V� THIẾT KẾ HỆ THỐNG B�I 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ PH�N T�CH V� THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Hệ th�ng tin cũng tương tự như cuộc sống con người: Sinh ra, trưởng th�nh, ch�n m�i v� chết. 1. Giai đoạn sinh th�nh: Nảy sinh từ việc c� � định sử dụng m�y t�nh để xử l� th�ng tin cho c�ng việc n�o đ�. 2. Giai đoạn ph�t triển: Biến � tưởng tr�n th�nh hiện thực. Để l�m được điều n�y, nh� ph�n t�ch thiết kế hệ thống, c�c lập tr�nh vi�n, NSD c�ng l�m việc để ph�n t�ch c�c nhu cầu xử l� th�ng tin của x� nghiệp, cơ quan m� thiết kế n�n hệ thống th�ng tin. 3. Giai đoạn khai th�c: Sau khi c�i đặt, sử dụng hệ th�ng tin để phục vụ cho nhu cầu th�ng tin của doanh nghiệp, cơ quan. Trong giai đoạn n�y, hệ th�ng tin li�n tục được sửa đổi hoặc bảo tr� để giữ cho n� ph� hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức. 4. Giai đoạn chết: Việc t�ch lũy những thay đổi trong giai đoạn 3 l�m ảnh hưởng đến t�nh hiệu quả của hệ thống. Giai đoạn chết xảy ra khi hệ thống th�ng tin trở th�nh rắc rối đến mức kh�ng thể bảo tr� được n� nữa, việc duy tr� n� kh�ng c�n kinh tế, hiệu quả n�n l�c n�y sẽ bị loại bỏ v� v�ng đời của hệ th�ng tin lại phải được lặp lại. Từ những vấn đề tr�n, cần nhận thấy rằng hệ thống th�ng tin được x�y dựng phải c� khả năng ổn định cao khi một phần n�o đ� của n� bị loại bỏ để thay thế bởi một phần kh�c. III. Phương ph�p ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống: C� rất nhiều phương ph�p ph�n t�ch thiết kế hệ thống như: - Phương ph�p SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật ph�n t�ch cấu tr�c v� thiết kế, phương ph�p n�y xuất ph�t từ Mỹ. - Phương ph�p MERISE (M�thode Pour Rassembler les Ide�s Sans Effort): tạm dịch l� "C�c phương ph�p tập hợp � tưởng kh�ng cần cố gắng", ra đời tại Ph�p cuối thập ni�n 70. - Phương ph�p MXC (M�thode de Xavier Castellani): Nguồn gốc từ Ph�p. - Phương ph�p GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d' Analyse et la Conception de Systeme d' Information): tạm dịch nguy�n văn: "Nh�m cọ vẽ v� li�n lạc để ph�n t�ch v� quan niệm ho� hệ th�ng tin" ra đời tại Ph�p v�o� th�ng� 4 năm 1982. Lưu �: Ch�ng ta sẽ đi s�u v� nghi�n cứu ph�n t�ch hệ thống theo phương ph�p ph�n t�ch cấu tr�c v� thiết kế (SADT). Phương ph�p n�y nghi�n cứu về việc dựng sơ đồ, bản biểu,� để m� tả đối tượng (tr�nh d�ng lời văn). IV. Tư tưởng chủ đạo của c�c phương ph�p ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống: 1. Sự trừu tượng ho� (Trừu xuất - Abstraction): Để nhận biết được những hệ thống qu� phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ để nhận biết cho được c�c đặc điểm ch�nh. - Mức vật l� �p dụng phương thức biến đổi: Bằng c�ch trả lời: - Ở mức vật l� - M� tả thực trạng hệ thống cũ: + What: C�i g�? L�m g�? + How: L�m như thế n�o? (L�m thế n�o? Phương tiện n�o? C�ch l�m n�o? L�c n�o? Ai l�m? L�m g�?) - Ở mức logic: Gạt bỏ những chi tiết để thấy bản chất v� chỉ cần trả lời WHAT. (1): Bước trừu tượng ho�. (2): Đưa ra những y�u cầu mới nảy sinh của hệ thống. (3): Giai đoạn thiết kế. 2. Ph�n t�ch từ tr�n xuống: Đi từ tổng qu�t đến chi tiết: - Ph�n cấp: ph�n cấp c�c chức năng phức tạp th�nh c�c chức năng nhỏ hơn v� cứ thế tiếp tục. 3. Sử dụng m� h�nh c�ng cụ biểu diễn c� tăng cường h�nh vẽ:
Thiết kế l� một qu� tr�nh bắt đầu bằng � niệm ho� v� kết th�c bằng việc thực hiện thảo chương tr�nh c�i đặt v� đưa v�o sử dụng. Th�ng thường, xuất ph�t từ c�c hoạt động chưa c� hiệu quả so với mục ti�u đề ra m� việc ph�n t�ch sẽ x�y dựng một hệ thống mới đ�p ứng c�c y�u cầu v� hoạt động hiệu quả hơn. Việc ph�n chia c�c giai đọan cho qu� tr�nh ph�n t�ch chỉ mang t�nh tương đối, kh�ng t�ch rời từng giai đoạn, ph�n t�ch v� thiết kế xen kẽ nhau, vừa l�m vừa trao đổi với NSD để� ho�n thiện cho thiết kế. 1. Lập kế hoạch: X�c định khoảng thời gian trung v� d�i hạn một sự ph�n chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến c�c nghi�n cứu từng khu vực, l�nh vực, ph�n hệ của hệ tổ chức c� li�n quan. Kế hoạch n�y thể hiện đường lối c� t�nh chất tự gi�c của ban gi�m đốc, để cải tiến hệ tổ chức hơn l� những chi tiết nhất thời để giải quyết c�c vấn đề n�ng bỏng. 2. Nghi�n cứu v� ph�n t�ch hiện trạng: Giai đoạn n�y �p dụng theo từng l�nh vực v� theo dự kiến đ� x�c định ở kế hoạch. Giai đoạn n�y thực chất l� ph�n t�ch hoạt động hệ th�ng tin vật l�. Để tiến h�nh giai đoạn n�y, cần sử dụng c�c kỹ thuật của những người tổ chức (nghi�n cứu hồ sơ, quy tr�nh, v.v�). L�m quen với c�ng việc tại cơ quan li�n quan về hệ thống cũ, từ đ�, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ để c� c�c đề xuất mới, ho�n thiện hơn cho thiết kế. Nghi�n cứu hiện trạng c� thể đưa đến việc ph�n chia mới c�c lĩnh vực hoặc c�c chức năng. Việc ph�n chia lại thực chất c� li�n quan đến cơ sở hoặc độ phức tạp của lĩnh vực nghi�n cứu. 3. Nghi�n cứu v� ph�n t�ch khả thi "sổ điều kiện thức":
Cơ bản được tổ chức như sau: - M� tả giao diện giữa hệ thống v� NSD. Điều n�y dẫn đến một thoả thuận x�c định hệ thống cung cấp những g� cho NSD. - Thực chất c�c c�ng việc v� c�c c�i đặt cần thực hiện. * T�m lại, sổ điều kiện thức x�c lập một hợp đồng giữa những ph�n t�ch vi�n với Ban gi�m đốc v� NSD trong tương lai. 4. Thiết kế tổng thể�m� h�nh chức năng hệ th�ng tin: Giai đoạn n�y x�c định một c�ch chi tiết kiến tr�c của hệ th�ng tin. Chia c�c hệ thống lớn th�nh c�c hệ thống con. Đ�y c�n gọi l� bước ph�n t�ch chức năng. Tất cả c�c th�ng tin, c�c quy tắc t�nh to�n, quy tắc quản l�, c�c khai th�c, những thiết bị, phương tiện sẽ được x�c định trong giai đoạn n�y. 5. Ph�n c�ng c�ng việc giữa con người v� m�y t�nh: Kh�ng phải bất kỳ c�ng việc n�o cũng ho�n to�n được thực hiện bởi bằng m�y t�nh. Hệ thống th�ng tin l� sự phối hợp giữa c�c c�ng đoạn thực hiện thủ c�ng v� m�y t�nh (v� dụ: thu thập th�ng tin kh�ch h�ng). 6. Thiết kế c�c kiểm so�t: Thiết kế c�c bảo mật cho chương tr�nh nhằm chống �m mưu lấy cắp, ph� hoại, g�y mất m�t hoặc l�m hỏng dữ liệu. 7. Thiết kế giao diện Người - M�y: V� dụ: Menu chương tr�nh, tổ chức m�n h�nh (Form), b�o biểu, v.v� 8. Thiết kế CSDL (Database Files): Giai đoạn n�y nhằm x�c định c�c files cho chương tr�nh, nội dung mỗi file như thế n�o? cấu tr�c của ch�ng ra sao? V� dụ: trong FoxPRO l� c�ng việc thiết kế c�c DBF hoặc trong Access th� thiết kế c�c bảng, v.v� 9. Thiết kế chương tr�nh (kh�c với việc viết chương tr�nh): Gồm những chương tr�nh g�? Mỗi chương tr�nh gồm những module n�o? Nhiệm vụ của mỗi module ra sao? Đưa ra c�c mẫu thử cho chương tr�nh: mẫu thử n�y do người thiết kế đưa ra chứ kh�ng phải do lập tr�nh vi�n. Chương tr�nh phải đưa ra những kết quả như thế n�o với những mẫu thử đ�. Người ph�n t�ch hệ thống phải dự kiến trước c�c t�nh huống n�y. 10. Lập tr�nh, chạy thử, c�i đặt, hướng dẫn sử dụng, khai th�c chương tr�nh như thế n�o? Phần n�y kh�ng nằm trong phần thiết kế hệ thống. -~ šv› ~- B�I 2. KHẢO S�T SƠ BỘ V� X�C LẬP DỰ �N Tiến h�nh t�m hiểu sơ bộ về hệ thống cũ v�: - đưa ra cho được c�c điểm yếu của hệ thống hiện tại. Tr�n cơ sở đ�, n�u l�n c�c phương ph�p cải tiến cho hệ thống. - x�c định phạm vi, khả năng, mục ti�u của dự �n.
- Điều tra, thu thập th�ng tin về hệ thống hiện h�nh. - Bi�n tập, biểu diễn, ph� ph�n, đề xuất � kiến. 1. Phương ph�p khảo s�t: Khảo s�t hệ thống ở cả bốn mức: - Mức quyết định l�nh đạo. - Mức chuy�n gia cố vấn. H�nh thức tiến h�nh: - Quan s�t v� theo d�i: �� + một c�ch ch�nh thức: c�ng l�m việc với họ. �� + một c�ch kh�ng ch�nh thức: t�m hiểu c�ch l�m việc qua c�c hồ sơ, sổ s�ch, v.v... - Cố vấn: bằng nhiều c�ch: �� + Đặt c�u hỏi trực tiếp: Yes / No �� + Đặt c�u hỏi chọn lựa: a, b, c, d �, đ�nh � để thống k�. �� + Đặt c�u hỏi gi�n tiếp c� t�nh gợi mở cho c�u trả lời �� + Bảng c�u hỏi, phiếu điều tra. 2. Thu thập v� ph�n loại: - Th�ng tin về hiện tại hay tương lai. - Th�ng tin về trạng th�i tĩnh, động hay biến đổi. �� + Tĩnh: th�ng tin về tổ chức hồ sơ v� sổ s�ch. �� + Động: th�ng tin về sự tăng hay giảm lưu chuyển của c�c chứng từ, giấy tờ, v.v� �� + Biến đổi: th�ng tin được biến đổi ra sao, sử dụng những c�ng thức t�nh to�n n�o? V� dụ: � tuổi = ng�y hiện tại - ng�y sinh ����������� Phụ cấp dựa tr�n những ti�u chuẩn n�o, v.v� - Th�ng tin thuộc nội bộ hay m�i trường của hệ thống, th�ng thường th� người ta tổ chức sắp xếp, tổ hợp những vấn đề th�ng tin tr�n lại như sau: 3. Ph�t hiện c�c yếu k�m của hiện trạng v� y�u cầu cho tương lai:
- Thiếu s�t: �� + Thiếu người xử l� th�ng tin. �� + Bỏ s�t c�ng việc xử l� th�ng tin. - K�m hiệu lực, qu� tải: �� + Phương ph�p xử l� kh�ng chặt chẽ. �� + Cơ cấu tổ chức kh�ng hợp l�. �� + Con đường lưu chuyển c�c th�ng tin kh�ng hợp l�. V� dụ: Giấy tờ, t�i liệu tr�nh b�y k�m, cấu tr�c kh�ng hợp l�, v.v� - Tổn ph� cao, g�y l�ng ph�.
Trong tương lai: - Thỏa đ�ng c�c th�ng tin chưa được đ�p ứng. - Đ�p ứng c�c nguyện vọng của nh�n vi�n. - Dự kiến kế hoạch ph�t triển. II. X�c định khả năng, mục ti�u dự �n của hệ thống mới: - Phạm vi của hệ thống mới giải quyết vấn đề g�? - Nh�n lực sử dụng. V� dụ: đội ngũ nh�n vi�n điều khiển hệ thống cần bao nhi�u? - Khắc phục c�c điểm yếu k�m của hệ thống hiện tại. - Thể hiện chiến lược l�u d�i. Dự �n phải c� hướng mở, v� dụ: trong tương lai dự �n c� thể được ph�t triển th�m, giải quyết th�m những vấn đề g�? III. Ph�c họa giải ph�p v� c�n nhắc t�nh khả thi: Đưa ra giải ph�p để thuyết phục người d�ng (ở mức sơ bộ). Từ đ�, định hướng cho việc ph�n t�ch v� thiết kế hệ thống th�ng tin. Ta n�n đưa ra nhiều giải ph�p: - Giải ph�p cho m�y đơn. - Giải ph�p m�y mạng. - � Với từng giải ph�p phải mang t�nh khả thi: - Khả thi về mặt nghiệp vụ: phải đ�p ứng được c�c y�u cầu của c�ng việc. - Khả thi về mặt kỹ thuật: sử dụng ph� hợp với hệ thống m�y hiện c�, tương lai, v.v� - Khả thi về mặt kinh tế: chi ph� viết chương tr�nh c� thể chấp nhận được, chi ph� bảo tr� kh�ng qu� cao, v.v� IV. Lập dự tr� v� kế hoạch triển khai dự �n: 1. Lập hồ sơ khảo s�t:
* Dự kiến: - Khối lượng dữ liệu lưu trữ. - C�c dạng l�m việc với m�y t�nh (m�y đơn, m�y mạng), xử l� trực tuyến (Online), v.v� - Số lượng người d�ng tối thiểu v� tối đa của hệ thống. - Khối lượng th�ng tin cần thu thập. - Khối lượng th�ng tin cần kết xuất, cần in ra giấy, v.v� - Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, m�y vẽ, m�y cắt, v.v� * Điều kiện mua v� lắp đặt: - N�n chọn nh� cung cấp n�o, chi ph� vận chuyển. - Mua nguy�n bộ, mua rời, v.v� - Sơ đồ lắp đặt mức sơ bộ.
- Thời gian huấn luyện bao l�u. - Chia l�m bao nhi�u nh�m huấn luyện.
- Đội ngũ bảo tr�. - Chi ph� bảo tr�. - Thời gian bảo tr�. 2. Lập kế hoạch triển khai dự �n: - Về mặt nh�n sự: c� mặt tất cả c�c chuy�n vi�n, NSD, l�nh đạo cơ quan, ph�n t�ch vi�n hệ thống (c� thể c� cả c�c lập tr�nh vi�n). - Lập tiến độ triển khai dự �n. - Ph�n t�ch t�i ch�nh dự �n. - Lập mối quan hệ với c�c dự �n kh�c.
1. Khảo s�t thực tế dược kết quả như sau: Tại nh� m�y X, việc cung cấp vật tư sản xuất ở c�c ph�n xưởng được tiến h�nh như sau: - Khi một ph�n xưởng c� nhu cầu về vật tư sản xuất th� lập một bản dự tr� gởi cho bộ phận mua h�ng. Bộ phận mua h�ng n�y c� sử dụng một m�y t�nh trong đ� c� một chương tr�nh gọi l� hệ đặt h�ng trợ gi�p cho việc mua h�ng. Trong m�y, c� CSDL c�c nh� cung cấp, bộ phận mua h�ng sẽ chọn nh� cung cấp (NCC) th�ch hợp. - Khi NCC đ� được chọn th� tiến h�nh thương lượng. Sau khi thương lượng nhờ hệ đặt h�ng soạn thảo một đơn đặt h�ng, đơn n�y được gởi đến NCC. Th�ng tin trong đơn h�ng được lưu ở bảng đơn h�ng, mỗi đơn h�ng c� mang một số hiệu đơn. - Mỗi dự tr� vật tư của một ph�n xưởng c� thể được đ�p ứng bởi nhiều NCC. Tuy nhi�n, mỗi mặt h�ng trong bảng dự tr� chỉ do một NCC đ�p ứng. - Mặt kh�c, mỗi đơn mua h�ng c� thể c� nhiều mặt h�ng do nhiều ph�n xưởng dự tr�. Lưu �: Đơn mua h�ng gởi cho NCC kh�ng c� th�ng tin về dự tr� (t�n, để l�m g�, v.v...). V� vậy, đ� lưu mối li�n hệ giữa c�c bản dự tr� với c�c đơn h�ng kh�c đi trong một bảng gọi l� DonHang_DuTru. Trong bảng c� chứa: số hiệu đơn, số hiệu mặt h�ng v� số hiệu dự tr�. - Sau khi nhận được đơn đặt h�ng, NCC sẽ chuyển h�ng đến nh� m�y k�m theo phiếu giao h�ng. Tại x� nghiệp sẽ c� một bộ phận nhận h�ng tiếp nhận. Bộ phận n�y cũng c� sử dụng một m�y t�nh c� sẵn hệ chương tr�nh Ph�t h�ng. - H�ng nhận về sẽ được sắp tạm tại c�c kho, th�ng tin trong phiếu giao h�ng c�ng với địa điểm giao h�ng sẽ được ghi v�o bảng nhận h�ng. Lưu �: trong phiếu giao h�ng từ NCC gởi đến, kh�ng c� th�ng tin về ph�n xưởng đ� dự tr� mặt h�ng đ�. Mặt kh�c, mỗi đợt giao h�ng c� thể gồm nhiều mặt h�ng được đặt mua từ nhiều đơn h�ng kh�c nhau. V� vậy, tr�n phiếu giao h�ng ứng với một mặt h�ng đều c� chỉ r� số hiệu đơn h�ng đối với mặt h�ng đ� để tiện cho việc ph�t h�ng cần biết địa chỉ của c�c ph�n xưởng nhận h�ng. V� vậy, cần t�m th�ng tin trong hệ đặt h�ng, nhưng hai m�y t�nh sử dụng kh�ng li�n kết được với nhau do kh�ng tương th�ch. - Để giải quyết vấn đề n�y, x� nhiệp X tổ chức một bộ phận đối chiếu. Hằng ng�y, bộ phận mua h�ng phải in ra danh s�ch đơn h�ng gởi cho bộ phận đối chiếu. - Tương tự như tr�n, hằng ng�y, bộ phận nhận h�ng cũng in ra một danh s�ch những chuyến h�ng nhận về trong ng�y v� cũng gởi cho bộ phận đối chiếu. - Bộ phận đối chiếu so khớp hai danh s�ch tr�n qua số hiệu đơn, từ đ�, bộ phận đối chiếu lập một danh s�ch c�c địa chỉ c�c ph�n xưởng gởi cho bộ phận nhận h�ng, bộ phận nhận h�ng căn cứ theo đ� ph�t h�ng cho c�c ph�n xưởng k�m theo phiếu ph�t h�ng. - Việc đối chiếu của bộ phận thứ ba hiện nay đang được l�m thủ c�ng. C�c qu� tr�nh như tr�n kh�ng những mất nhiều thời gian m� thỉnh thoảng c�n xảy ra nhiều sai s�t về h�ng v� tiền. - Sau khi giao h�ng, NCC gởi đến nh� m�y một h�a đơn t�nh tiền. H�a đơn được chuyển đến bộ phận đối chiếu với h�ng về xem c� khớp kh�ng. H�a đơn nếu khớp sẽ được gởi cho bộ phận thanh to�n với� một phiếu x�c nhận chi, từ đ�, bộ phận thanh to�n gởi cheque cho NCC. Nếu h�a đơn kh�ng khớp với đơn h�ng th� cần c� khiếu nại gởi đến NCC để chỉnh lại cho đ�ng. � Y�u cầu của x� nghiệp: h�y cải tiến lại quy tr�nh tr�n cho hữu hiệu hơn. 2. Ph�n t�ch:
+ Thiếu kho vật tư để dự trữ những mặt h�ng th�ng thường, kh�ng đắt để kh�ng phải tu�n theo quy tr�nh mua h�ng n�u tr�n �� + T�m địa chỉ kh�ch h�ng �� + Kiểm tra t�nh khớp h�ng nhận về với h�a đơn - Tổn ph� cao:
� Đưa th�m chức năng quản l� kho dự trữ. ‚ Giải quyết vấn đề t�m địa chỉ kh�ch h�ng cho nhanh gọn hơn. ƒ Giải quyết kiểm tra sự đ�ng đắn của đơn h�ng, h�ng về, h�a đơn. „ Cố gắng vận dụng hai m�y t�nh v� hai hệ chương tr�nh cũ đ� c� (theo đề nghị của gi�m đốc v� c�ng nh�n vi�n).
- Giải ph�p 1: kh�ng khả thi về mặt kỹ thuật v� hai m�y kh�ng tương th�ch theo kết quả khảo s�t. - Giải ph�p 2: Phải nhập hai bộ phận v�o một, điều n�y ngược với hướng của gi�m đốc l�: kh�ng tin ho�n to�n v�o nh�n vi�n n�n hai bộ phận phải kiểm tra lẫn nhau. V� thế giải ph�p 2 kh�ng khả thi về mặt nghiệp vụ. - Giải ph�p 3: Nếu th�ng tin về cung ứng vật tư c�n cung cấp cho những bộ phận kh�c (v� dụ: bộ phận t�i vụ, ban gi�m đốc, v.v...) th� giải ph�p 3 l� thuận lợi. Tuy nhi�n, giải ph�p n�y khiến phải viết lại to�n bộ chương tr�nh, chi ph� sẽ tăng vọt n�n kh�ng khả thi. - Giải ph�p 4: kh�ng khả thi về mặt kỹ thuật như giải ph�p 1. - Giải ph�p 5: Đ�y l� giải ph�p thỏa hiệp, ph� hợp với � kiến của ban gi�m đốc: �� + Tăng tốc độ xử l� v� độ ch�nh x�c. �� + C� t�nh cải tiến, c� th�m kho dự trữ. �� + Tiết kiệm, d�ng lại hai m�y t�nh v� hai chương tr�nh. -~ šv› ~- B�I 3. PH�N T�CH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 1. Mục đ�ch: - Ph�n t�ch để đi s�u v�o những chi tiết của hệ thống. - Diễn tả hệ thống theo bảng chất (mức logic). 2. Phương ph�p chung để ph�n t�ch: Trong việc ph�n t�ch hệ thống, ta t�ch rời việc nghi�n cứu hai bộ phận tr�n (ph�n t�ch xử l�, ph�n t�ch dữ liệu) nhưng khi thiết kế c�c bảng (hoặc files) ta phải x�t mối quan hệ giữa hai vấn đề n�y. - Cần ph�n r� những chức năng lớn, phổ qu�t th�nh những chức năng kh�c nhỏ hơn để đi v�o chi tiết. - X�t mối quan hệ giữa c�c chức năng. V� dụ: đặt h�ng trước, nhận h�ng sau. Th�ng thường, đầu ra của một chức năng trở th�nh đầu v�o của một chức năng kh�c. - Chuyển từ m� tả vật l� sang m� tả logic (sự trừu tượng h�a). - Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới ở mức logic. - Ph�n t�ch theo c�ch từ tr�n xuống (từ tổng qu�t đến chi tiết), phần n�y ta sử dụng biểu đồ ph�n cấp chức năng. - Ph�t hiện luồng dữ liệu bằng việc sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu: �� + D�ng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng dữ liệu từ mức vật l� sang mức logic. �� + D�ng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng dữ liệu từ hệ thống cũ sang mới. 3. C�ng cụ diễn tả c�c xử l�:
Mục đ�ch: H�nh 3.1. Biểu đồ ph�n cấp chức năng Hệ thống cung ứng vật tư - BĐPCCN mang t�nh ph�n cấp từ tổng qu�t đến chi tiết (r� r�ng, đơn giản, dễ hiểu v� dễ sử dụng).
- Trong BĐLDL c� sử dụng luồng dữ liệu (th�ng tin) chuyển giao giữa c�c chức năng. Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu T�c nh�n ngo�i T�c nh�n trong Định nghĩa Nhiệm vụ xử l� th�ng tin Th�ng tin v�o / ra một chức năng xử l� Nơi lưu trữ th�ng tin trong một thời gian Người hay tổ chức ngo�i hệ thống c� giao tiếp với hệ thống Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được m� tả ở trang kh�c T�n đi k�m Động từ (+ bổ ngữ) Danh từ (+ t�nh từ) Danh từ (+ t�nh từ) Danh từ Động từ V� dụ H�nh 3.2. C�c đối tượng cơ bản sử dụng để thiết kế biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống. V� dụ: Vẽ BĐLDL của hệ cung ứng vật tư (chỉ x�t về mặt th�ng tin, xem lại h�nh 3.1). H�nh 3.3 BĐLDL của hệ cung ứng vật tư 4. Ph�n mức:
L� sự ph�n cấp từ mức tổng qu�t đến mức chi tiết để n�u l�n c�c chức năng của hệ thống. T�y theo quy m� của hệ thống m� sự ph�n cấp n�y chi tiết đến mức n�o, tuy nhi�n, đa số thường được chia th�nh 3 mức: H�nh 3.4.Cấu tr�c một biểu đồ ph�n cấp chức năng
- BĐLDL mức khung cảnh (mức 0): mức n�y chỉ c� một biểu đồ gồm chức năng ch�nh của hệ thống v� biểu diễn hệ th�ng tin c� giao tiếp với c�c t�c nh�n ngo�i n�o. BĐLDL mức khung cảnh thường c� dạng như sau: H�nh 3.5.H�nh thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. H�nh 3.6.H�nh thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. H�nh 3.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1 (giải th�ch chức năng 1 ở BĐLDL mức đỉnh) H�nh 3.8. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2 (giải th�ch chức năng 2 ở BĐLDL mức đỉnh) v Lưu �: ta cần ch� � c�c nguy�n tắc sau khi thiết kế BĐLDL: - Chỉ c� t�c nh�n trong mới c� thể t�c động đến kho dữ liệu. - T�c nh�n ngo�i phải xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, kh�ng được xuất hiện th�m t�c nh�n ngo�i ở c�c mức dưới. - Kho dữ liệu kh�ng được xuất hiện ở mức khung cảnh, từ mức đỉnh đến mức dưới đỉnh, c�c kho dữ liệu xuất hiện dần. |