Mô tả công việc là tài liệu thiết yếu trong công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Căn cứ vào văn bản này, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm ứng viên đúng mục đích cũng như đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên. Cùng Future Talent tìm hiểu về vai trò của hệ thống tài liệu trên có ý nghĩa như thế nào trong quản lý doanh nghiệp hiệu quả qua bài viết dưới đây.
Mô tả công việc là gì ?
Mô tả công việc là văn bản sử dụng cho việc tuyển dụng và theo dõi chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của nhân sự trong doanh nghiệp. Một bản mô tả công việc cơ bản sẽ có chức danh, nội dung những việc phải hoàn thành, yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên. Một văn bản đầy đủ sẽ có thêm mục quyền lợi chung khi gia nhập vào công ty cùng chế độ đãi ngộ đặc biệt (nếu có).
Kết quả công việc mà nhân sự đem lại là yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển doanh nghiệp. Để tìm kiếm được ứng viên đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng cũng như có căn cứ để đánh giá chất lượng nhân sự, bản mô tả công việc chuẩn sẽ xây dựng dựa trên cấu trúc sau:
- Thông tin chung của công việc thể hiện rõ chức danh, bộ phận làm việc cũng như nhân sự đó sẽ làm dưới sự quản lý trực tiếp và báo cáo cho ai.
- Những nhiệm vụ mà nhân sự phải thực hiện được liệt kê rõ ràng, chi tiết để sàng lọc ứng viên và quản lý kết quả làm việc nhân sự. Mục này được xem là nội dung quan trọng nhất trong hệ thống bản mô tả.
- Những yêu cầu từ vị trí tuyển dụng mà ứng viên phải đáp ứng có thể kể đến trình độ học vấn, kinh nghiệm liên quan, kỹ năng cần có để thực hiện công việc suôn sẻ hay khả năng ngoại ngữ.
- Những quyền lợi mà nhân sự được hưởng là phần không bắt buộc nhưng góp phần thu hút ứng viên ứng tuyển từ đó tăng khả năng chọn lọc nhân sự có chất lượng cao.
Vai trò của mô tả công việc trong doanh nghiệp
Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, rõ ràng có tính quyết định đến chất lượng quá trình tuyển dụng và phân bổ công việc trong doanh nghiệp. Tầm quan trọng của văn bản này có thể kể đến nhiều nội dung, cụ thể như:
- Căn cứ vào bản mô tả, doanh nghiệp đưa đến những thông tin cụ thể hướng đến mục đích tuyển dụng. Nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian sàng lọc ứng viên và phỏng vấn.
- Việc xác định được chi tiết yêu cầu tuyển dụng giúp doanh nghiệp tìm đúng được ứng viên có thể đảm nhiệm được nội dung của vị trí đó. Nhờ thế mà quá trình đào tạo nhân sự sẽ được rút ngắn và thực hiện dễ dàng hơn.
- Mô tả công việc là cơ sở để doanh nghiệp phân bổ công việc không bị chồng chéo lên nhau trong hệ thống.
- Từ những thông tin trong văn bản, việc theo dõi tiến độ làm việc đơn giản hơn từ đó đánh giá được chất lượng của nhân sự để triển khai kế hoạch phát triển hoặc lên phương án đào tạo thiết thực nhằm cải thiện hiệu suất công việc.
- Dựa vào những nhiệm vụ và yêu cầu mà nhân sự đáp ứng từ bản mô tả, doanh nghiệp sẽ xem xét và đánh giá để đưa ra mức lương phù hợp.
- Thiết lập hệ thống mô tả công việc bài bản còn giúp lan tỏa hình ảnh chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.
Thực trạng việc xây dựng mô tả công việc trong quản trị doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay còn tồn tại tình trạng nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng xây dựng bản mô tả trong quản trị doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp khởi nghiệp hay những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Mặt khác, một số nhà tuyển dụng chỉ xây dựng nội dung công việc cho những vị trí còn trống cần tuyển mà không đối chiếu với những chức danh còn lại.
Vẫn còn tồn tại những trường hợp có bản mô tả công việc quá sơ sài khiến công tác tuyển dụng và quản lý doanh nghiệp gặp khó khăn. Có thể kể đến vấn đề nhà tuyển dụng thường xuyên đối mặt là có nhiều ứng viên ứng tuyển nhưng qua quá trình phỏng vấn thì không đủ điều kiện hoặc chưa đủ khả năng hoàn tất nhiệm vụ đưa ra trong quá trình làm việc.
Xây dựng mô tả với nhiều thông tin dư thừa và rắc rối cũng là thực trạng phổ biến hiện nay. Doanh nghiệp cố gắng trình bày thật chi tiết mọi thông tin song bản mô tả biến thành một văn bản hướng dẫn phức tạp khiến nhân sự khó xác định được danh mục công việc thiết yếu mình cần hoàn thành. Đồng thời, công tác đánh giá chất lượng nhân sự cũng gặp nhiều bất cập.
Phản ánh thực tế cho thấy nhà tuyển dụng chưa chú trọng đến việc trình bày nội dung công việc thể hiện qua những bản mô tả có thuật ngữ khó hiểu, chức danh không rõ ràng. Thậm chí có một số trường hợp sử dụng những kí hiệu rắc rối hay những từ viết tắt gây hoang mang cho ứng viên. Dẫn đến công ty gặp những khó khăn về kế hoạch tuyển dụng trong quản lý doanh nghiệp.
Xu hướng quản trị nhân sự hiện đại
Việc áp dụng công nghệ vào hệ thống quản lý doanh nghiệp đề cao văn hóa công ty hay tạo môi trường để nhân viên làm việc sáng tạo là những xu hướng quản trị nhân sự hiện đại phổ biến. Tuy nhiên, yếu tố tiên quyết để xây dựng hệ thống nguồn nhân lực không thể thiếu là bản mô tả công việc trong công tác tuyển dụng và điều hành nhân sự thời nay.
Nếu như căn cứ vào nội dung chi tiết công việc bài bản, chuyên nghiệp từ những bước đầu, công ty sẽ có nhiều cơ hội xây dựng được hệ thống nguồn nhân lực chất lượng. Bên cạnh đó việc quản lý kết quả công việc thuận tiện hơn khi đã có đầy đủ cơ sở đối chiếu. Nhờ vậy, hiệu quả quản trị nhân sự được nâng cao và bền vững.
Nếu thiếu đi bản mô tả công việc, doanh nghiệp sẽ phải dành nhiều thời gian hơn trong công tác tuyển dụng và không có cơ sở để đánh giá chất lượng nhân sự. Vì vậy, công ty có quy mô lớn hay nhỏ đều cần coi trọng việc xây dựng hệ thống văn bản này thật chất lượng, chuyên nghiệp trong xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện đại.
Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác tuyển dụng. Xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn không chỉ giúp thu hút lượng ứng viên tiềm năng mà còn góp phần định hướng nhân sự, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của tổ chức. Trong bài viết sau đây 1Office sẽ cung cấp đến bạn đọc quy trình xây dựng bản mô tả công việc chuẩn form và mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí, chức vụ đầy đủ, chi tiết nhất.
1. Bản mô tả công việc là gì? Vai trò của bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc (Job Description) là tài liệu cung cấp những thông tin tóm tắt về bản chất chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu của một vị trí công việc.
Mục đích xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra những chỉ dẫn cụ thể cho người lao động và các cấp quản lý trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc
- Bản mô tả công việc được sử dụng phổ biến nhất trong công tác tuyển dụng, có vai trò giúp ứng viên hiểu rõ những tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc. Đồng thời đưa ra định hướng để ứng viên xác định được liệu họ có phù hợp với công việc đó hay không.
- Trong công tác định hướng nhân sự, bản mô tả công việc giúp các nhân viên hiểu được kỳ vọng của tổ chức dành cho họ và nhận thức rõ về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm trong công việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao phó.
- Trong quản trị thành tích, bản mô tả công việc đóng vai trò như một khung tham chiếu để người quản lý có tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên rõ ràng và là cơ sở để xây dựng hệ thống đãi ngộ hợp lý.
- Đặc biệt, bản mô tả công việc càng quan trọng và bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi xuất hiện đầu công việc mới.
2. Những nội dung cần có trong bản mô tả công việc
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng bản mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên mọi bản mô tả công việc cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản sau:
- Thông tin chung về công việc: Bao gồm các thông tin về chức danh công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc và các mối quan hệ (cấp trên/cấp dưới)
- Mục đích công việc: Là mô tả khái quát về những yêu cầu cũng như chức năng chính của công việc.
Ví dụ: Mục đích công việc của Nhân viên nhân sự là: Giúp Trưởng phòng HCNS trong công tác tổ chức, quản lý bộ máy, quản lý lao động, quan hệ lao động; tuyển dụng; đào tạo; tiền lương và chế độ chính sách đảm bảo công ty có đủ nhân lực thực hiện mục tiêu chiến lược kinh doanh.
- Các nhiệm vụ chính yếu: Đây là những hoạt động chính mà nhân viên sẽ thực hiện với một tần suất/chu kỳ nhất định để đạt được kết quả đầu ra cho công việc.
Ví dụ: Nhiệm vụ chính của Nhân viên nhân sự là: (1) Quản lý lao động, quản lý hồ sơ nhân sự, (2) Tuyển dụng và đào tạo nhân sự, (3) Thực hiện công tác tiền lương và các chế độ chính sách,…
- Quyền hạn công việc: Các quyền hạn của người lao động trong quá trình làm việc, ví dụ như quyền được hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, quyền được sử dụng các loại máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc,…
- Điều kiện làm việc: Là bối cảnh thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các yếu tố về giờ giấc, môi trường làm việc hay phương tiện đi lại.
- Tiêu chuẩn công việc: Là các tiêu chí năng lực cần thiết tối thiểu của người lao động để đảm bảo thực hiện công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ,..)
| Tham khảo: Mẫu mô tả công việc Trưởng phòng Nhân sự |
3. Các bước xây dựng bản mô tả công việc chuẩn và chi tiết
Bước 1: Thu thập thông tin về công việc
Thu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc.
Các thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực.
Sau đây là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
| Phương pháp | Cách thực hiện | Ưu điểm | Hạn chế |
| Sử dụng bảng hỏi/ phiếu điều tra | Xây dựng bảng bao gồm các câu hỏi được chuẩn bị sẵn cho từng vị trí công việc và đưa cho những người trực tiếp thực hiện công việc trả lời
Thu thập và tổng hợp lại thông tin từ các phiếu trả lời |
Thu thập thông tin nhanh chóng, với số lượng lớn | Tốn thời gian và chi phí cho việc thiết kế bảng hỏi
Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ |
| Quan sát | Trực tiếp theo dõi nhân viên thực hiện công việc từ đầu đến cuối quy trình | Quan sát được quy trình và thao tác thực tế của NLĐ khi thực hiện công việc | Tốn thời gian
Chỉ quan sát được hành vi, không khai thác sâu vào bản chất công việc |
| Sử dụng thông tin có sẵn | Sử dụng những thông tin đã được cung cấp sẵn từ internet, các mẫu mô tả công việc,… | Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian thu thập
Tận dụng được nguồn thông tin sẵn có |
Có thể không giải quyết được nhu cầu sử dụng
Thông tin quá chung chung |
Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc
Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các yếu tố sau:
- Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên
- Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động
- Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
- Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…
Bước 3: Xác định nội dung công việc
Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:
- Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung
- Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể
- Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ
Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc
Xác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm những khía cạnh sau:
- Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ
- Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)
- Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…
- Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)
Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc
Khâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc.
Xem thêm: Các chính sách nhân sự quan trọng theo quy chuẩn doanh nghiệp – cách xây dựng hiệu quả
4. Mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí, phòng ban công ty
TẢI FORM MẪU BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUẨN TẠI ĐÂY
Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí đầy đủ, chi tiết nhất trong đường link sau:
[1Office] Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, chức vụ
5. Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc
Để xây dựng được bản mô tả công việc đạt chuẩn, bạn cần chú ý đảm bảo những nguyên tắc sau:
Chỉ tập trung vào công việc
Người viết bản mô tả vị trí công việc cần tập trung vào những yếu tố liên quan đến chức năng nhiệm vụ thay vì đưa ra “danh mục ước muốn” về các kỹ năng hoặc phẩm chất cá nhân của người lao động
Sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu
- Ưu tiên sử dụng các động từ chỉ hành động
- Định nghĩa rõ ràng các thuật ngữ như “có thể”, “định kỳ”, “thỉnh thoảng”
- Tránh lối diễn giải mơ hồ, chung chung
Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên
Hãy nhấn mạnh cho người lao động biết mức độ quan trọng của những nhiệm vụ cần ưu tiên thực hiện bằng cách xếp chúng lên đầu ở phần mô tả nhiệm vụ.
Đưa ra những kỳ vọng hợp lý
Hãy xác định những yêu cầu phù hợp với khả năng và vị trí công việc. Việc thiết lập một “định mức” quá cao hoặc quá thấp sẽ dễ gây ảnh hưởng đến lượng ứng viên và tinh thần của đội ngũ nhân sự.
6. Giải pháp quản lý nhân sự tự động với 1Office HRM
Để quản lý nhân sự hiệu quả, gia tăng năng suất làm việc thì không chỉ cần đến bản mô tả công việc mà còn phải ứng dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý. Với phân hệ HRM 1Office, các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi những tính năng ưu việt nhất kế thừa từ những thành tựu chuyển đổi số:
- Quy trình tuyển dụng thông minh, tự động hóa báo cáo tiến độ của chiến dịch tuyển dụng
- Lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự trên hệ thống, giải phóng doanh nghiệp khỏi giấy tờ, thủ tục truyền thống
- Hệ thống chấm công – tính lương tự động với công thức tính lương được xây dựng cụ thể phù hợp với từng doanh nghiệp
- Báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự theo khung năng lực ASK, KPI,…
Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết về cách xây dựng bảng mô tả công việc và mẫu bản mô tả công việc chuẩn form cho các vị trí công việc. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.
Nhận tư vấn miễn phí
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại: