Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC đã được đưa vào áp dụng từ cuối năm 2022, hứa hẹn mang đến chuyển biến tích cực đối với ngành thuế. Để các doanh nghiệp có thể tham khảo và sớm đưa vào vận hành, bài viết sẽ hướng dẫn quý khách quy trình thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên phần mềm E-invoice.
1. Khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền qua website E-invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được tích hợp đầy đủ các tính năng theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định mới đối với cả hai phiên bản website và mobile app của E-invoice.
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo bằng máy tính tiền trên website E-invoice
Để sử dụng tính năng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế. Phiên bản website của E-invoice cung cấp Mẫu đăng ký 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn từ máy tính tiền
Phần mềm E-invoice cung cấp đầy đủ loại hóa đơn, mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Doanh nghiệp chọn một trong các loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn GTGT được cấp mã của Cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền
- Hóa đơn bán hàng có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền
- Hóa đơn khác khởi tạo từ máy tính tiền: Tem, vé, thẻ điện tử,…
Khi thực hiện chọn các thiết lập cho mẫu hóa đơn, doanh nghiệp có thể xem trước mẫu hóa đơn ở phía bên phải màn hình. Nhấn “Ghi” để lưu mẫu hóa đơn.
Bước 3: Phát hành dải hóa đơn máy tính tiền
Tại bước này, doanh nghiệp tích chọn ô “Máy tính tiền” trong mục “Loại hóa đơn” và chọn ký hiệu mẫu “M” dùng để nhận biết hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (như ảnh minh họa). Thực hiện điền các thông tin cần thiết (ô màu trắng) và nhấn “Ghi” để tạo mới lần phát hành.
Bước 4: Tạo và xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Tại bước này, người lập hóa đơn thực hiện việc điền đầy đủ các thông tin cần thiết về người mua hàng, danh mục hàng hóa được mua để tiến hành “Xuất hóa đơn”.
Bước 5: Ký số
Trước khi thực hiện ký số, doanh nghiệp cần lưu ý đã cài đặt tool ký số “Einvoice Signing” phiên bản mới nhất trên trình duyệt và đảm bảo đã kết nối thiết bị ký số với máy tính.
Bước 6: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế và khách hàng
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc nhiều hóa đơn trên danh sách hóa đơn, xem và kiểm tra thông tin từng hóa đơn, theo dõi tình trạng tiếp nhận hóa đơn của Cơ quan thuế.
Bước 7: Xử lý hóa đơn và gửi thông báo sai sót
Trong mục thao tác, doanh nghiệp có thể trực tiếp xử lí thông tin sai sót trên hóa đơn và gửi thông báo về cơ quan thuế. Hệ thống cung cấp Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để doanh nghiệp gửi thông báo sai sót lên Cơ quan thuế.
2. Khởi tạo HĐĐT từ máy tính tiền qua app E-invoice (mobile)
Ngoài phiên bản website với đầy đủ tính năng, doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng “E-invoice” trên điện thoại để thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền một cách nhanh chóng và tiện lợi. Quy trình khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên ứng dụng E-invoice tương tự như phiên bản website nhưng đã được tối ưu hóa cho các chức năng cơ bản trên giao diện mobile:
- Lập hóa đơn
- Xuất hóa đơn
- Ký số từ xa và gửi hóa đơn lên cơ quan thuế
- Xem trước hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng
3. Thông tin về hóa đơn điện tử khởi tạo bằng máy tính tiền
HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ các thiết bị máy tính tiền theo quy định tại Điều 89, Luật Quản lý thuế 2019; Điều 1, Nghị định 41/2022/NĐ-CP; Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
3.1. Đơn vị kinh doanh nào cần áp dụng?
Đối tượng cần sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế là những doanh nghiệp, hộ, cá nhân đang kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động kinh doanh, cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người dùng theo 4 loại hình chính bao gồm: - Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng. - Ăn uống, nhà hàng, khách sạn. - Bán lẻ thuốc tân dược. - Dịch vụ vui chơi, giải trí,.... \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.
3.3. Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Việc triển khai sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, đảm bảo an toàn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cho xã hội. Lợi ích đối với cơ quan thuế:
- Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn
- Minh bạch các hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, trung thực từ hộ kinh doanh
Lợi ích dành cho người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, xử lý sai sót trực tiếp cho những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị.
- Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng minh bạch, nhanh chóng hơn, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.