Nếu lựa chọn phương thức thanh toán là Trả lại tiền mặt và trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.
- Sau khi chứng từ hàng bán bị trả lại có tích chọn Kiêm phiếu nhập kho được lập và trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, chương trình sẽ tự động sinh phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho hiện việc ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho.
- Trường hợp đơn vị thực hiện lập chứng từ hàng bán bị trả lại trước, lập phiếu nhập kho sau thì có thể lập nhanh phiếu nhập kho bằng cách sử dụng chức năng Lập PN.
Lưu ý
Trường hợp lựa chọn lập chứng từ trả lại hàng bán Kiêm phiếu nhập kho, đơn giá vốn của mặt hàng bị trả lại sẽ được tính như sau:
- Cho phép nhập lại đơn giá vốn. => Áp dụng trong trường hợp kế toán muốn nhập chính xác đơn giá vốn của hàng bán bị trả lại.
- Để chương trình tự động tính. => Khi đó sẽ xảy ra các trường hợp sau:
- Với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ, Đơn giá vốn của hàng bán bị trả lại sẽ được chương trình tự động cập nhật sau khi thực hiện tính giá xuất kho. => Mỗi lần tính lại giá, Đơn giá vốn sẽ được cập nhật lại theo sự thay đổi của lần tính giá đó.
- * Với phương pháp tính giá Bình quân tức thời, Đơn giá vốn của hàng bán bị trả lại sẽ được chương trình tự động cập nhật sau khi thực hiện tính giá xuất kho. => Mỗi lần tính lại giá, Đơn giá vốn sẽ được cập nhật lại theo sự thay đổi của lần tính giá đó. Đồng thời, vẫn cho phép Kế toán nhập lại đơn giá vốn bằng tay. Với phương pháp Đích danh và Nhập trước, xuất trước, Đơn giá vốn của hàng bán bị trả lại sẽ được chương trình tự động cập nhật sau lần tính giá xuất kho đầu tiên. => Với các lần tính lại giá sau, Đơn giá vốn sẽ không được cập nhật lại. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng không đúng quy cách, phẩm chất, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay 1 phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT.
Hóa đơn xuất trả là căn cứ để 2 bên kê khai đầu vào, đầu ra trong kỳ như bình thường.
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, Khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của HĐ) lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại: có các trường hợp sau:
1. Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm, hàng hoá bị trả lại, kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại:
– Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
– Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng (Đối với hàng hoá)
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (Đối với sản phẩm)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
2. Thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại:
– Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)
Có các TK 111, 112, 131,. . .
– Đối với sản phẩm, hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, số tiền thanh toán với người mua về hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại
Có các TK 111, 112, 131,. . .
3. Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 111, 112, 141, 334,. . .
4. Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản doanh thu nội bộ, ghi: