Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì

Câu trả lời:

Theo Khoản 5, Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động: “Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Từ những căn cứ trên, trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị sử dụng lao động có sự phối hợp của cơ quan BHXH. Tuy nhiên trường hợp của bạn do nghỉ ngang thì hành vi này được coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật. Như vậy, căn cứ Điều 40 BLLĐ năm 2019, bạn phải thực hiện các nghĩa vụ sau:

1. Không được trợ cấp thôi việc.

2. Phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.

3. Phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này.

Bên cạnh đó, căn cứ khoản 1 Điều 48 Bộ luật này thì khi người lao động đã thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, người sử dụng lao động cũng phải thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, trong đó có việc làm thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ cho người lao động.

Như vậy, trường hợp bạn nghỉ ngang nên công ty chưa làm thủ tục chốt sổ trả cho bạn. Đề nghị bạn liên hệ với đơn vị cũ nơi bạn nghỉ ngang để được hỗ trợ

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.

1.Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?

Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.

Cũng theo nội dung được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).

Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.

3. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động (dành cho người sử dụng lao động)

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt sổ BHXH được thực hiện như sau:

* Bước 1: Hồ sơ chốt sổ BHXH

Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.

- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.

- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.

- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).

- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).

- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.

Như vậy, để chốt sổ và in tờ rời quá trình bạn tham gia đóng BHXH tại đơn vị cũ, đề nghị bạn nộp Sổ Bảo hiểm xã hội (đã được cấp), Thẻ Bảo hiểm Y tế của còn thời hạn sử dụng cho đơn vị cũ để báo giảm và chốt, in tờ rời BHXH.

Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo với cơ quan BHXH và thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo đúng quy định. Vậy chốt sổ bảo hiểm xã hội gì? Quy trình thực hiện như thế nào? Hãy cùng eBH tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm trả lại sổ BHXH cho người lao động

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Điều 96, khoản 1, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

Như vậy, có thể hiểu việc chốt sổ BHXH cho người lao động là việc công ty xác nhận lại quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan BHXH khi người lao động chính thức nghỉ việc tại công ty hoặc công ty ngừng hoạt động.

Theo quy định, đơn vị sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

2. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Theo Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động và người lao động không thể tự đi chốt bảo hiểm xã hội được.

3. Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động

Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các thủ tục sau đây để chốt BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 1: Báo giảm lao động

Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.

Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT(mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959);
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có);
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động;

Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Người sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ gửi cơ quan BHXH

Bước 2: Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
• Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.
• Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ)
• Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
• 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS.
• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Doanh nghiệp hoàn tất các bộ hồ sơ theo quy định rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý.

Hình thức gửi đối với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị.​

Còn đối với hồ sơ điện tử doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH qua mạng internet trên phần mềm bảo hiểm xã hội cung cấp bởi tổ chức I-VAN.

4. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012:

”Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”

Như vậy, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

5. Cách tra cứu xem quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ chưa?

Bạn đã nghỉ việc tại công ty cũ và đã thực hiện các thủ tục chốt sổ theo quy định nhưng vẫn chưa nhận được tờ rời chốt sổ bảo hiểm xã hội từ công ty. Vậy làm sao để bạn có thể biết được mình đã được chốt sổ BHXH hay chưa?

Trong trường hợp này bạn hoàn toàn có thể sử dụng cách tra cứu quá trình tham gia BHXH trên ứng dụng VssID để biết đã được chốt sổ hay chưa. Các bước thực hiện như sau:

Các bước tra cứu chốt sổ quá trình tham gia BHXH trên VssID

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng tài khoản BHXH là mã số BHXH và mật khẩu của mình

Bước 2: Chọn "Quá trình tham gia" sau đó bạn chọn "C14-TS" để xem quá trình.

Nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng cuối cùng (thời điểm bạn chốt sổ BHXH) thì tức là bạn đã được chốt sổ BHXH. Khi đó bạn đã có thể liên hệ với công ty để được nhận lại sổ và tờ rời BHXH.

6. Infogarphic tổng quan về chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2023

Trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động thuộc về ai? Người lao động có thể tự chốt sổ BHXH được không? Nếu doanh nghiệp không chốt sổ BHXH, người lao động nên làm gì? Cùng đi tìm câu trả lời trong infographic dưới đây của EBH.

.jpg)

Infographic những điều cần biết về chốt sổ BHXH

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Bảo hiểm xã hội điện tử eBH mong rằng những chia sẻ trên có thê mang lại cho người lao động và bạn đọc những thông tin hữu ích nhất.

Muốn chốt sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp theo các cách sau:.

Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH qua bưu điện;.

Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính..

Ai sẽ chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Từ những căn cứ trên, trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị sử dụng lao động có sự phối hợp của cơ quan BHXH.

Làm sao để biết chốt sổ bảo hiểm hay chưa?

Qua tra cứu theo mã số BHXH 5221886951. trên hệ thống phần mềm của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì sổ BHXH của bạn chưa được chốt sổ và in tờ rời: Bạn liên hệ đến Tổng đài chăm sóc khách hàng của BHXH Việt Nam số 1900 9068 hoặc số 024 37899999 (trong giờ hành chính) để được hỗ trợ.

Khi nào bị chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Như vậy, trong thời gian 5 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ từ đơn vị, cơ quan BHXH có trách nhiệm chốt sổ xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động và trả cho doanh nghiệp để doanh nghiệp trả cho người lao động.