Trước khi thực hiện nghiệp vụ “Xuất kho bán hàng” kế toán cần phải lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng tab "Bán hàng của phân hệ Bán hàng". Khi đó, nghiệp vụ “Xuất kho bán hàng” được thực hiện trên phần mềm như sau:
- Vào phân hệ "Kho" => chọn tab "Nhập, xuất kho" => chọn chức năng "Thêm\Xuất kho".
- Chọn loại phiếu xuất kho là Bán hàng.
- Chọn chứng từ bán hàng cần lập phiếu xuất kho bằng 1 trong 2 cách:
+ Ấn vào biểu tượng mũi tên, chọn chứng từ bán hàng cần lập phiếu xuất.
+ Chọn chứng từ bán hàng trong danh sách tìm kiếm:
- Ấn vào biểu tượng kính lúp.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ bán hàng, sau đó ấn "Lấy dữ liệu".
- Tích chọn chứng từ bán hàng cần lập phiếu xuất, sau đó ấn "Đồng ý".
- Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của khách hàng và hàng hóa từ chứng từ bán hàng sang.
- Khai báo các thông tin khác của phiếu xuất kho.
- Sau khi khai báo xong chứng từ xuất kho, ấn "Cất".
- Ấn chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu xuất kho cần in.
CHÚ Ý:
- Có thể bổ sung hoặc loại bỏ bớt mặt hàng trên phiếu xuất so với chứng từ bán hàng bằng cách click chuột phải vào chọn chức năng "Xóa dòng chứng từ".
- Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu xuất kho bán hàng được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên tab "Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho". Thủ kho thực hiện việc ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
- Cách xác định Đơn giá vốn của Vật Tư Hàng Hóa trên phiếu xuất kho như sau:
- Trên các phiếu xuất kho, đơn giá vốn của vật tư hàng hoá xuất kho sẽ được hệ thống tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã lựa chọn trên menu "Hệ thống" => "Tuỳ chọn" => "Vật tư hàng hoá":
- Với phương pháp Bình quân cuối kỳ, khi phiếu xuất kho được ghi sổ sẽ chưa có thông tin về đơn giá vốn. Đơn giá vốn chỉ được cập nhật khi kế toán thực hiện chức năng "Tính giá xuất kho".
- Với phương pháp Bình quân tức thời hoặc Nhập trước xuất trước, khi phiếu xuất kho được ghi sổ hệ thống sẽ tự động cập nhật giá vốn vào đơn giá xuất của phiếu xuất theo phương pháp đã chọn. Với phương pháp Đích danh, khi chọn vật tư hàng hoá để xuất kho, hệ thống sẽ hiển danh sách các các chứng từ mua hàng hoặc nhập kho để lựa chọn. Khi đó đơn giá trên chứng từ được chọn sẽ cập nhật vào đơn giá xuất của phiếu xuất kho.
Khi xóa Hàng hóa, Khách hàng, Nhân viên đã có phát sinh trên hóa đơn/phiếu xuất kho/biên lai, chương trình sẽ cảnh báo cụ thể phát sinh tại hóa đơn/phiếu xuất kho/biên lai nào để NSD nắm được ngay thông tin.
Khai báo các thông tin chi tiết về vật tư, hàng hoá => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).
- Chọn tính chất là Vật tư hàng hoá, sau đó khai báo thông tin trên các tab chi tiết.
- Tab Ngầm định: các thông tin sau khi được khai báo sẽ được tự động lấy lên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá. Cụ thể:
- Thông tin: Kho ngầm định, Tài khoản kho, TK chi phí, Tỷ lệ CKMH (%), Đơn giá mua, Thuế suất GTGT, Thuế suất thuế NK sẽ được lấy lên các chứng từ mua vật tư, hàng hoá.
- Thông tin: Kho ngầm định, Tài khoản kho, TK doanh thu, Đơn giá bán, (nếu có tích chọn là đơn giá bán sau thuế), Thuế suất GTGT, Thuế suất thuế XK sẽ được lấy lên các chứng từ bán vật tư, hàng hoá.
Lưu ý:
Nhấn vào biểu tượng
để chọn nhóm cho vật tư, hàng hoá đang khai báo.
- Tab Chiết khấu: thiết lập các định mức chiết khấu thương mại sẽ được áp dụng khi bán vật tư, hàng hoá (với số lượng từ bao nhiêu đến bao nhiêu sẽ được hưởng chiết khấu bao nhiêu % hoặc bao nhiêu tiền).
- Tích chọn Chiết khấu.
- Chọn loại chiếu khấu là theo %, số tiền hoặc đơn giá.
- Nhập định mức chiết khấu (nhấn enter hoặc nhấn chuột phải, chọn Thêm dòng mới để khai báo được một định mức)
- Tab Đặc tính, hình ảnh: khai báo thông tin về đặc tính và ảnh đại diện của VTHH, phục vụ cho việc hiển thị thông tin VTHH trên báo giá gửi khách hàng.
- Tại mục Đặc tính, nhập thông tin đặc tính về VTHH.
- Tại mục Hình ảnh, chọn để chọn ảnh đại diện cho VTHH.
Lưu ý: Có thể nhập trực tiếp đặc tính của VTHH tại mục Mô tả của phần Thông tin chung. Tuy nhiên, với các VTHH có nhiều đặc tính, Kế toán nên khai báo tại mục Đặc tính của tab Đặc tính, hình ảnh.
4. Nhấn Cất. Lưu ý:
- Có thể thiết lập công thức tính cho vật tư hàng hoá để tính ra được số lượng hàng hoá được bán trên chứng từ bán hàng. Có thể khai báo danh sách các đơn giá bán sẽ được áp dụng đối với một vật tư hàng hoá, để giảm thiểu thao tác cho Kế toán khi nhập chứng từ.