| Trong xã hội ngày nay, việc có email và giao tiếp bằng email trở nên phổ biến. Tuy nhiên các trường học lại không dạy bạn cách viết email thế nào cho hiệu quả, thể hiện tính chuyên nghiệp. Hàng ngày mình vẫn hay nhận được những email mà “nhìn đã không muốn đọc”. Vậy những email đó có vấn đề gì? Làm thế nào để viết email đúng chuẩn, chuyên nghiệp, hiệu quả? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu chủ đề này nhé!Bố cục chính của 1 emailEmail – hay thư điện tử – thì nó đều phải đảm bảo cấu trúc của 1 bức thư, đó là:Chúng ta hãy xem chi tiết những điều cần chú ý trong từng phần nào:1. Người gửi – FromBao gồm tên email người gửi, tên đại diện của người gửi. Khi gửi email, đặc biệt là những email liên quan tới công việc, liên quan tới tuyển dụng, tìm việc làm thì người ta rất chú ý tới sự nghiêm túc trong việc thể hiện tên người gửi. Cụ thể:Tên người gửi được thiết lập tại mục Edit info trong phần Settings của Gmail (với các email khác các bạn có thể tìm tương tự, thường trong phần Quản lý tài khoản cá nhân) 2. Người nhận – To, CC, BCCBao gồm tên email người nhận, tên riêng người nhận, những người nhận có liên quan. Người nhận có 3 cấp:Tùy từng cá nhân có liên quan tới cấp độ nào mà chúng ta gửi cho đúng người ở cấp độ đó, tránh đặt sai vị trí. 3. Tiêu đề thưTiêu đề thư chính là phần Subject. Tiêu đề thư phản ánh nội dung tổng quát của cả email, giúp người nhận nắm bắt được email gửi đến với mục đích gì, có quan trọng hay không. Rất nhiều người không chú ý phần này, dẫn tới việc email không được người nhận chú ý, thậm chí “không muốn mở” bởi một số nguyên nhân sau:Tiêu đề cần được thể hiện theo nguyên tắc:4. Nội dungNội dung sẽ được quan tâm khi các tiêu chí 1-2-3 đã đảm bảo. Khi đó yêu cầu về nội dung bao gồm:Các bạn có thể đánh số thứ tự cho các ý chính để giúp người đọc dễ theo dõi thứ tự các ý. Khi nào nói hết ý, chuyển ý sẽ dễ nhận biết hơn.5. Kết thưPhần kết thư cũng rất quan trọng. Nội dung này bao gồm:Thường các email có chữ ký được trình bày cẩn thận và đầy đủ thông tin, có tính thẩm mỹ trong trình bày sẽ được đề cao hơn.6. Tài liệu kèm theoVới những email có bao gồm tài liệu đính kèm, đặc biệt với email tuyển dụng, tìm việc rất hay gặp là đính kèm CV. Khi đính kèm cần chú ý:Việc quên đính kèm tài liệu có thể khiến người nhận đánh giá bạn thiếu tính cẩn thận, vội vàng. Vậy nên dừng lại 1 phút để kiểm tra toàn bộ email trước khi bấm gửi cũng là một điều rất đáng làm. Hy vọng với những thông tin trên, các bạn có thể biết cách viết email, sử dụng email đúng mục đích và tạo hiệu quả. Việc sử dụng email cũng thể hiện văn hóa của cá nhân, văn hoá của công ty nơi bạn làm việc. Hãy thể hiện nét đẹp văn hóa qua hành động nhỏ như soạn 1 email bạn nhé. Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết liên quan tới công việc hành chính – nhân sự như:Tìm hiểu ý nghĩa của công tác tuyển dụng với công việc hành chính nhân sự Hướng dẫn cách lưu trữ tài liệu và tổ chức thư mục hiệu quả Hàm, công thức excel thông dụng trong kế toán tiền lương, nhân sự: Hàm Vlookup Kỹ năng cần thiết dành cho dân hành chính nhân sự |
