Trước khi sử dụng hóa đơn đặt in thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng.
Thời hạn phải nộp thông báo phát hành hóa đơn
Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định về phát hành hóa đơn của tổ thức kinh doanh. Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
- Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
- Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn gồm:
1 - Thông báo phát hành hóa đơn
Nội dung thông báo phát hành hóa đơn gồm:
+ Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)),
+ Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in),
+ Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử);
+ Ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
2 - Hóa đơn mẫu
3 - Quyết định của cơ quan thuế về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in
Lưu ý: - Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in thì cơ quan quản lý thuế trực tiếp sẽ kiểm tra và quyết định có được sử dụng hay không. (nếu có thì cần có quyết định của cơ quan thuế)
- Trường hợp trong 02 ngày làm việc mà cơ quan thuế không trả lời thì doanh nghiệp không cần quyết định cho phép của cơ quan thuế.
Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
Để nộp được báo thông báo phát hành hóa đơn qua mạng thì cần chuẩn bị:
1 - Chữ ký mẫu (token)
2 - Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (được lập theo hướng dẫn dưới đây)
3 - Mẫu hóa đơn và quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN để nộp kèm thông báo.
Để thông báo phát hành hóa đơn bản mềm nộp qua mạng cần chuẩn bị như sau:
Bước 1. Làm thông báo phát hành hóa đơn
- Đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)
- Chọn mục "Hóa đơn" và sau đó chọn "Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)".
- Nhập các thông tin bắt buộc vào "Thông báo phát hành hóa đơn".
- Sau khi nhập xong thì chọn: Kết xuất XML để có file nộp.
Sau khi có file thông báo phát hành hóa đơn thì đăng ký nộp thông báo (bước 2)
Bước 2. Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn
- Truy cập theo địa chỉ: //nhantokhai.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập mã số thuế của doanh nghiệp.
- Chọn mục "Tài khoản" và "Đăng ký thêm tờ khai".
- Sau đó chọn "Thông báo phát hành hóa đơn".
- Ấn tiếp tục.
- Sau khi đăng ký xong thì chọn mục "Nộp tờ khai" và tải file lên.
Bước 3. Nộp hóa đơn mẫu qua mạng
Phải Scan hóa đơn mẫu (theo bên nhà in cung cấp) và Quyết định được sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế (đính kèm trong file word).
- Sau khi nộp Thông báo phát hành hóa đơn trên //nhantokhai.gdt.gov.vn thì vào mục "Tra cứu" và chọn "TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn".
- Sau đó tải file word hóa đơn mẫu để nộp.
- Ký nộp.
Trên đây là thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng. Để biết thêm các quy định về hóa đơn trong doanh nghiệp, bạn đọc hãy xem tại chuyên mục Hóa đơn của LuatVietnam.
Lần đầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chắc chắn không ít doanh nghiệp thắc mắc về cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi gửi thông báo, nhiều đơn vị không rõ đã đăng ký thành công hay chưa, cách tra cứu hoá đơn điện tử đã được thông báo phát hành qua cổng thông tin của cơ quan thuế như thế nào? Các thông tin dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cụ thể.
1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm thông báo phát hành hóa đơn để gửi lên Cơ quan Thuế. Thủ tục này để đảm bảo cho doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.
Trường hợp doanh nghiệp tự ý phát hành hóa đơn với Cơ quan Thuế được coi là bất hợp pháp. Theo Thông tư 10/2014/TT-BTC, mức phạt áp dụng cho trường hợp này từ 20 - 50 triệu đồng.
2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn
Trước khi làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau đây:
- Trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở sử dụng của doanh nghiệp.
Hóa đơn mẫu phải được niêm yết tại doanh nghiệp.
- Chỉ sau khi đã gửi thông báo phát hành hóa đơn và doanh nghiệp được Cơ quan Thuế chấp nhận, doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử.
- Từ lần thứ 2 phát hành hóa đơn, nếu các thông tin của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên, không có sự điều chỉnh thì từ lần tiếp theo không cần gửi hóa đơn mẫu.
- Trường hợp doanh nghiệp có cơ sở, đơn vị trực thuộc nhưng kê khai Thuế GTGT riêng thì cần gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cả cơ sở, đơn vị đó. Trường hợp kê khai Thuế GTGT chung thì không cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
- Thông báo phát hành hóa đơn cùng với hóa đơn điện tử mẫu cần được gửi đến Cơ quan Thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp trước thời gian 2 ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Cách nộp và tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp muốn thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn
Bộ hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp: Sử dụng mẫu số 1 Phục lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Sử dụng mẫu số 2 Phục lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Mẫu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (lấy từ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử).
Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu cần scan và đưa vào một file chung để ở định dạng word (.doc).
- Riêng đối với thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị 1 bản file XML.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cần có chữ ký số để ký điện tử xác nhận việc phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 2: Nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên Cơ quan Thuế
Để hạn chế đa lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện, bạn nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer. Bạn truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng mã số Thuế của doanh nghiệp đang sử dụng.
Đăng ký để nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bạn truy cập mục tài khoản và chọn “Đăng ký thêm tờ khai” để hiển thị danh sách tờ khai sau đó tiếp tục chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” từ danh sách, lưu ý tích vào ô vuông nằm ở cuối mục thông báo để lựa chọn, chọn “Tiếp tục” để đăng ký.
Sau khi đã đăng ký thành công, bạn vào mục “Nộp tờ khai” để tải lên file thông báo phát hành hóa đơn. File thông báo phát hành hóa đơn phải để ở định dạng XML để đảm bảo hợp lệ.
Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu, thông báo và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành nộp cả hồ sơ trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành là bạn có thể vào mục “Tra cứu” để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn, nếu thấy hóa đơn đã có đầy đủ thông tin nghĩa là doanh nghiệp được phép sử dụng.
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Trên đây là các thông tin hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cực đơn giản cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ phát hành hóa đơn nhanh chóng, doanh nghiệp có thể liên hệ thông tin sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.