Hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng được không? Những nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng là gì? Nguyên tắc quy định các nội dung trên hóa đơn điện tử là gì? Tất cả thông tin sẽ được Nef.vn cung cấp trong bài viết dưới đây.
Tóm tắt nội dung
Thực chất, hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng là tên gọi khác của hóa đơn đỏ hay hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng được phát hành để ghi lại thông tin hợp pháp về việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Tuy nhiên, khác với các loại hóa đơn khác, hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng chỉ áp dụng đối với trường hợp khấu trừ của các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân kê khai, tính thuế theo phương pháp tính Thuế đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dọn phòng. dịch vụ, v.v … hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất khẩu vào khu phi thuế quan; xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài,…
Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng được căn cứ trên 03 văn bản luật hiện hành dưới đây:
Căn cứ pháp lý
- Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT cung cấp dịch vụ và giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập nhanh chóng đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC về việc hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Nguyên tắc cơ bản xuất hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng
- Người bán là người xuất hóa đơn.
- Nội dung của hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật. Đồng thời, hóa đơn GTGT phải phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nguyên tắc quy định các nội dung hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng
Không những phải tuân theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng phải được bao gồm các nội dung sau
Ngày/tháng/năm trên hóa đơn đúng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn ngày/tháng/năm của hóa đơn theo hợp đồng phải tuân theo quy định của pháp luật. Nghĩa là thời gian phát hành hóa đơn phải nằm trong thời gian hiệu lực của hợp đồng.
Thông tin của bên bán về hàng hóa theo hợp đồng
Thông tin của bên bán sẽ được hiển thị trực tiếp trên hóa đơn điện tử.
Thông tin của người mua hàng hóa, dịch vụ
Bên mua phải cung cấp các thông tin dưới đây:
- Tên đơn vị: là tên công ty của bên mua, tên này phải trùng với tên trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của bên mua.
- Địa chỉ: Địa chỉ công ty của người mua. Địa chỉ cũng phải khớp với thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mã số thuế: khớp với thông tin trên giấy phép kinh doanh.
- Phương thức thanh toán: Tác giả của hóa đơn sử dụng các ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK sao cho phù hợp.
Trong đó:
- TM: một phương thức thanh toán bằng tiền mặt
- CK: là phương thức thanh toán bằng chuyển khoản
- TM/CM: Phương thức thanh toán không xác định.
Lưu ý: Đối với hóa đơn có giá trị trên 20.000 đồng, người mua phải lựa chọn phương thức thanh toán chứng khoán thị trường để được khấu trừ thuế GTGT và đưa vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.
Bảng kê chi tiết hàng hóa và dịch vụ đã bán
Trong phần bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào các cột sau:
- Số đơn hàng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Đơn vị tiền tệ.
Đồng thời, tổ chức phát hành cần lưu ý những điểm sau khi viết: Nếu hàng hóa, dịch vụ được quy định bằng mã thì mã đó phải được ghi kèm theo. Đối với hàng hóa, dịch vụ phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, tác giả cần ghi rõ trên hóa đơn theo hợp đồng số, ký hiệu cụ thể dùng để đăng ký đúng luật. Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì hãy gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
Mục tổng cộng
Người xuất hóa đơn cần phải lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại tiêu thức:
- Cộng tiền hàng.
- Thuế suất giá trị gia tăng.
- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế giá trị gia tăng”.
- Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
Ký tên trên hóa đơn điện tử theo hợp đồng
Việc ký tên tại hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng là được bắt buộc, không những thế, cả hai bên bán và bên mua sẽ phải hoàn tất các tiêu thức sau:
- Người mua hàng: Người trực tiếp thực hiện giao dịch mua bán thì người đó sẽ ký. Trường hợp khách hàng không thể mua trực tiếp thì phải ghi bán hàng qua điện thoại, qua mạng.
- Người bán hàng: Người xuất hóa đơn sẽ là người trực tiếp ký tên.
- Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải ký sống, đóng mộc, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ bước trên.
Lưu ý: Kế toán khi lập hóa đơn điện tử cần điền đầy đủ thông tin trên đây theo hợp đồng điện tử mua bán đã ký để tránh tình trạng mâu thuẫn khi xảy ra sai sót.
Các nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng chứa sai sót
Có 02 trường hợp cơ bản cần xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho bên mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng bên mua chưa kê khai thuế
Khi có sự đồng ý từ của cả bên bán và bên mua, theo quy định tại Nghị định 119 của Chính Phủ quy định đối với hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho bên mua nhưng người bên chưa kê khai thuế phát hiện sai sót thì hóa đơn được hủy.
Lưu ý: Việc hủy hóa đơn điện tử xuất sai chỉ có hiệu lực trong thời gian hai bên thỏa thuận. Hóa đơn hủy được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu, kiểm tra của cơ quan thuế. Sau đó bên bán xuất hóa đơn điện tử mới và gửi lại cho bên mua. Trên hóa đơn phải ghi rõ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã xuất, gửi cho bên mua và bên mua đã thực hiện kê khai thuế
Ngay khi phát hiện sai sót cả hai bên phải làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót. Đồng thời, phải có chữ ký số của cả hai bên. Sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung điều chỉnh, tăng (giảm) số lượng,..
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, hai bên thực hiện thuế điều chỉnh theo quy định pháp luật.
Ghi chú: Không được điều chỉnh kê khai thuế thành số âm (-).
Nội dung liên quan: Hóa đơn điện tử sai mã số thuế
Thời điểm lập hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng
Căn cứ Điều 7 NĐ số 119/2018/NĐ-CP, cần tuân thủ các thời điểm lập hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng sau:
- Đối với trường hợp bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn sẽ là quyền sở hữu và sử dụng hàng hóa tại thời điểm chuyển giao quyền cho người mua, dù đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ, cho dù có nhận được thanh toán hay không. Quý khách lưu ý trong trường hợp giao nhiều lần hoặc giao từng món, từng giai đoạn của dịch vụ thì phải có hóa đơn riêng cho từng lần giao, nhận hàng.
Trên đây là một số thông tin hóa đơn điện tử xuất theo hợp đồng mà Nef Digital đã cung cấp cho bạn. Hy vọng sẽ giúp bạn đọc có thêm nhiều thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào vui lòng để lại dưới phần bình luận bạn nhé.