Cách chỉnh sửa file trên gmail

Google vừa mới bổ sung tính năng mới trên Gmail cho phép người dùng trực tiếp chỉnh sửa tài liệu trong file đính kèm mà không cần phải tải về và sử dụng phần mềm để làm việc đó. Những gì người dùng cần phải làm là lựa chọn tính năng "chỉnh sửa" từ file đính kèm (các file Office), Google sẽ làm nốt phần còn lại bằng cách chuyển đổi sang định dạng Google tương ứng rồi lưu nó trong Google Drive để sử dụng các tính năng chỉnh sửa và lưu trữ.

Số lượng các loại tài liệu được hỗ trợ tính năng này lên đến con số 15 định dạng Office, bao gồm cả các định dạng hiếm khi được sử dụng như .pps hay .ppsx. Vậy nên thay vì phải tải về và dùng Microsoft Office chỉnh sửa, sau đó gửi lại cho đối phương thì bạn chỉ cần chỉnh sửa chúng trực tiếp trên trình duyệt của máy tính. Google cũng khuyến khích người dùng sử dụng extension Office Editing Chrome, thứ cho phép chúng ta thay đổi nội dung các tài liệu Office và lưu chúng dưới định dạng ban đầu ngay trên trình duyệt Chrome.

Theo: TheVerge

>>Tuyệt chiêu giúp sắp xếp hộp thư Gmail gọn gàng ngăn nắp

Đề xuất chỉnh sửa trong Google Tài liệu

Bạn có thể đề xuất thay đổi cho một tài liệu mà không cần thay đổi văn bản gốc. Nếu chấp thuận đề xuất của bạn, chủ sở hữu sẽ thay thế văn bản gốc.

Nội dung chính Show

• Đề xuất chỉnh sửa trong Google Tài liệu
• Đề xuất thay đổi đối với tệp
• Chấp nhận hoặc từ chối đề xuất
• Quản lý các mục đề xuất của bạn Cho phép người khác đề xuất thay đổi
• Bài viết liên quan

Đề xuất thay đổi đối với tệp

1. Mở một tài liệu trong ứng dụng Google Tài liệu.
2. Nhấn vào biểu tượng Thêm

.

1. Bật tùy chọn Đề xuất thay đổi.
2. Đề xuất. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn vào biểu tượng Xong

.

Chấp nhận hoặc từ chối đề xuất

1. Trên iPhone hoặc iPad, hãy mở một tài liệu trong ứng dụng Google Tài liệu.
2. Để xem các mục đề xuất, hãy nhấn vào văn bản được đánh dấu

Xem nhận xét.

1. Nhấn vào phần Chấp nhận hoặc Từ chối.

Quản lý các mục đề xuất của bạn Cho phép người khác đề xuất thay đổi

Mọi người có thể đề xuất chỉnh sửa khi bạn cho phép họ nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu của bạn.

Tìm hiểu cách chia sẻ tệp.   Nhập tài liệu có các thay đổi được theo dõi

Khi bạn chuyển đổi tệp giữa Trình chỉnh sửa Tài liệu và Microsoft Office:

• Mọi thay đổi được theo dõi trong Microsoft Office sẽ trở thành mục đề xuất trong Trình chỉnh sửa Tài liệu.
• Mọi mục đề xuất trong Trình chỉnh sửa Tài liệu sẽ trở thành các thay đổi được theo dõi trong Microsoft Office.

Bài viết liên quan

• Chia sẻ tệp trên Google Drive
• Thêm, chỉnh sửa, trả lời hoặc xóa nhận xét                 iPhone và iPad AndroidMáy tính   Thêm

Theo đó, khi người dùng nhận được những email với tập tin đính kèm là văn bản Microsoft Office (docx), có thể click vào để chỉnh sửa nhanh với Google Drive (tích hợp công cụ Google Docs).

Tuy hiện có nhiều công cụ soạn thảo văn bản miễn phí, nhưng Microsoft Word vẫn là công cụ soạn thảo ưa thích của người dùng Windows. Do đó, Google bổ sung tính năng này nhằm giúp người dùng Gmail tiện lợi hơn khi xử lý nhanh văn bản trong trình duyệt web mà không cần cài đặt thêm phần mềm nào.

Tiến trình xử lý cơ bản theo trình tự, Gmail chuyển đổi định dạng văn bản .Docx sang định dạng của Google, và lưu tập tin văn bản vào kho lưu trữ "đám mây" Google Drive, cho phép hiệu chỉnh và chia sẻ. 

Khi người dùng nhấn vào để xem hay chỉnh sửa, Google Docs sẽ phụ trách phục vụ, giúp họ chỉnh sửa ngay trong trình duyệt web. Khi hoàn tất, người dùng có thể lưu lại theo định dạng .Docx hoặc các định dạng khác như .PDF, .TXT, .RTF, .ODT (OpenDocument) hay dạng trang Web (.html).

Nếu sử dụng trình duyệt Chrome, Google đề nghị sử dụng thêm tiện ích mở rộng Office Editing Chrome, cho phép lưu vết các bản chỉnh sửa văn bản, truy xuất bất kỳ lúc nào kể cả khi không kết nối Internet.

Như vậy, Gmail hỗ trợ chỉnh sửa 15 định dạng tập tin Office, từ Powerpoint (PPS, PPSX) đến Word (DOC, DOCX)... Khi chuyển đổi, sẽ có những sai lệch nhỏ về định dạng bảng, hình ảnh, biểu đồ... nếu tập tin chứa quá nhiều nội dung này.