Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).
Dấu treo có tác dụng dùng để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo hồ sơ, giấy tờ cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ.
Dấu treo thường được sử dụng tại văn bản có nhiều phụ lục kèm theo.
2. Cách đóng dấu treo đúng quy định
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu (dấu treo) được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Theo quy định nêu trên, việc đóng dấu treo phải đảm bảo:
- Đóng lên trang đầu;
- Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
- Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái.
Như Mai
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.
(PLO)- Để việc đóng dấu có giá trị thì cách đóng dấu vào giấy tờ, văn bản phải đúng theo quy định pháp luật.
Hiện nay, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức nhà nước được thực hiện theo quy định tại Nghị định 99/2016 và Nghị định 30/2020 của Chính phủ; tùy từng loại dấu mà có cách đóng khác nhau.
Cách đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Điều 32, 33 Nghị định 30/2020 quy định khi đóng đóng dấu chữ ký cần lưu ý:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Cách đóng dấu chữ ký. Ảnh: QL
Cách đóng dấu treo
Cách thức đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định chứ không có chuẩn chung luật định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Cách đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa năm tờ văn bản theo Điều 33 Nghị định 30/2020.
Lưu ý, những quy định nêu trên áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định trên và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Trong doanh nghiệp có 4 cách đóng dấu (hình thức đóng dấu) mỗi hình thức có cách sử dụng khác nhau. Nên trước khi đóng dấu vào hóa đơn giấy tờ thì bạn cần lưu ý những điều dưới đây.
Những lưu ý khi đóng dấu trên hóa đơn, giấy tờ
– Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký.
– Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị (Bạn là kế toán bạn có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn).
– Đóng dấu giáp lai: bản thân chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu. (Ví dụ: Khi bạn bán hàng hóa kèm theo bảng kê do lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Trường hợp này bạn cần đóng dấu giáp lai lên hóa đơn và các tờ của bảng kê hàng hóa)
Cách đóng dấu treo
– Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.
Lưu ý: Trong 4 cách đóng dấu trên thì 3 cách đầu là phổ biến nhất, tuy nhiên thì hầu hết các bạn nếu là sinh viên, hay mới ra trường thì chỉ biết mỗi cách đóng dấu thứ nhất. Bạn hãy cập nhật ngay.
Cách để đóng một con dấu đẹp
Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”… Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé
Cách đóng dấu chuẩn đẹp
Cách đóng dấu chuẩn đẹp trên hóa đơn
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
Trên đây là những lưu ý cho quý khách hàng hay những ai đang muốn tìm hiểu về cách đóng dấu chuẩn theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra quý khách hàng có thắc mắc hay nhu cầu làm con dấu bền, đẹp thì vui lòng liên hệ tới An Khánh qua holine: 0975.686.270 để được tư vấn miễn phí nhé.