được xem là một thao tác quan trọng giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn. Ngoài ra việc xóa các comment không cần thiết cũng giúp đảm bảo tính bảo mật tài liệu của bạn. Vậy làm cách nào để xóa comment và xóa toàn bộ phần comment trong word. Theo dõi bài viết mình hướng dẫn nhé!
Tại sao phải xóa comment trong Word?
Bình thường mọi người chỉ nghe qua comment trên Facebook, Instagram nhưng chưa nghe nhiều về comment trong Word. Vậy chúng là gì và tại sao phải xóa comment trong Word cùng mình tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Comment trong Word là gì?
Comment hay còn được viết tắt là cmt. Là một tính năng cho phép người dùng đánh dấu, thêm ghi chú hoặc ý kiến của mình trên một văn bản. Comment thường được sử dụng để đề xuất hoặc thảo luận với người khác về một phần của văn bản. Đặc biệt là khi nhiều người đang cùng làm việc trên cùng một tài liệu.
Comment trong Word có thể được sử dụng để thảo luận, đề xuất ý kiến hoặc đưa ra lời khuyên về văn bản. Comment còn là một công cụ hữu ích để giúp các thành viên trong một nhóm làm việc trên cùng một tài liệu. Có thể dễ dàng trao đổi và phản hồi các ý kiến của nhau.
Những khái niệm trên cho thấy comment không chỉ là một tính năng bình luận thông thường. Mà còn giúp việc trao đổi ý kiến trở nên dễ dàng hơn. Nhưng đôi khi bạn cũng cần phải xóa comment trong Word vì những lý do dưới đây.
Mục đích xóa comment trong Word
Bên cạnh việc tạo comment sẽ giúp bạn ghi chú được những nội dung quan trọng. Thỉnh thoảng bạn cũng nên xóa comment để phục vụ cho những mục đích sau:
- Loại bỏ các ghi chú không cần thiết: Nếu tài liệu Word của bạn có nhiều comment, ghi chú thì nên loại bỏ. Vì nó có thể làm cho tài liệu trở nên lộn xộn và khó đọc.
- Chia sẻ tài liệu cho người khác: Khi bạn muốn chia sẻ tài liệu Word của mình với người khác. Việc xóa các comment sẽ giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và dễ đọc hơn. Làm người đọc không bị phân tâm bởi các ghi chú.
- Đảm bảo bảo mật thông tin: Nếu các comment chứa thông tin nhạy cảm, việc xóa chúng sẽ giúp đảm bảo bảo mật thông tin của bạn.
- In tài liệu: Khi in tài liệu Word,có thể các comment cũng sẽ được in ra. Nếu bạn muốn in tài liệu mà không có các comment, bạn cần phải xóa chúng trước khi in.
Việc xóa comment trong Word có thể giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp, dễ đọc hơn. Và để hiểu rõ hơn về tính năng này, sau đây mình sẽ hướng dẫn cách tạo comment trong Word dành cho mọi phiên bản. Cùng xem nhé!
Cách tạo Comment trong Word cho mọi phiên bản
Việc tạo comment trong Word rất đơn giản đối với các phiên bản 2010, 2013, 2016. Nếu bạn đang gặp phải tình trạng này thì lưu ngay bài viết lại. Để thực hiện cách tạo, xóa và ẩn bình luận một cách dễ dàng hơn. Và đừng quên chia sẻ bài viết nếu thông tin hữu ích nhé!
Việc tạo ghi chú và ghi chú cuối trang trong Word sẽ giúp giải thích thêm về nội dung, từ ngữ viết tắt hoặc giúp việc chỉnh sửa thuận tiện hơn. Đặc biệt, sử dụng ghi chú cuối trang sẽ giúp thể hiện sự chuyên nghiệp của văn bản.
Hướng dẫn tạo và xóa ghi chú trong Word
Cùng được sử dụng để làm rõ nghĩa của 1 cụm từ / đoạn văn nhưng Ghi chú bình luận (Comment) và Ghi chú cuối trang (Footnote) trong Word lại có tác dụng khác nhau. Hãy cùng phân biệt và theo dõi hướng dẫn chi tiết về các cách thêm và bỏ phần ghi chú trong Word trong nội dung bài viết dưới đây nhé!
1. Cách tạo ghi chú, bình luận trong Word
Nếu bạn không thể làm việc trực tiếp với đồng nghiệp, cách tốt nhất để truyền đạt các nhận xét của bạn tại đúng vị trí trong văn bản chính là tạo ghi chú trong Word. Các ghi chú này có thể dễ dàng xóa đi để không ảnh hưởng đến quá trình in tài liệu hoặc nộp bản cuối cho sếp.
1.1 Chèn ghi chú trực tiếp trong văn bản
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần thêm chú thích > nhấn vào Review > chọn New Comment.
Chọn New Comment để tạo thêm ghi chú trong Word
Bước 2: Nhập nội dung ghi chú tại ô Comments hiển thị bên phải màn hình.
Thêm ghi chú trong word vào ô như hình
Sau khi nhập xong nội dung ghi chú, bạn nhấn chuột ra ngoài khoảng trống để Word tự động lưu ghi chú. Nội dung ghi chú được tô màu và thông tin comment sẽ xuất hiện khi bạn di chuyển con trỏ chuột vào đó.
Nội dung ghi chú trong Word sẽ hiển thị như hình
Xem thêm: 4 bước di chuyển trang trong Word cực đơn giản, ai cũng làm được
1.2 Xóa ghi chú trong văn bản Word
Bước 1: Chọn Review > nhấp vào biểu tượng Delete.
Bước 2: Chọn Comment để xóa 1 chú thích hoặc All Comments in Document để xóa toàn bộ chú thích trong văn bản.
Chọn để xóa ghi chú trong word
Ngoài ra, nếu không muốn xóa ghi chú, bạn có thể ẩn comment hay tắt ghi chú trong Word khi in như sau:
Chọn ghi chú muốn ẩn > Chọn Review > Tracking > Chọn Show Markup > Chọn Comments.
2. Cách tạo và xóa ghi chú cuối trang trong word
Khác với ghi chú trực tiếp vào văn bản thì Footnote - ghi chú hay chú thích cuối trang thường được sử dụng để giải thích rõ hơn về 1 số thuật ngữ trong các tài liệu, báo cáo, luận văn chuyên môn. Các ghi chú cuối trang thường sẽ được in chung cùng với tài liệu.
2.1. Chèn ghi chú ở cuối trang hoặc cuối tài liệu
Để tạo ghi chú cuối trang trong Word hoặc cuối tài liệu, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn chú thích > chọn tab References > nhấn vào mũi tên hướng xuống tại mục Footnotes.
.jpg)
Nhấn chọn mũi tên tại mục Footnotes như hình
Bước 2: Trên cửa sổ Footnote and Endnote, bạn thao tác thêm ghi chú như sau:
Tại mục Location bạn có thể cài đặt:
- Để chèn ghi chú cuối trang: Tích chọn Footnotes > chọn Bottom of page
- Để chèn ghi chú cuối tài liệu: Tích chọn Endnotes > chọn End of document
Tại mục Format bạn có thể đổi kiểu đánh số chú thích tại Number format thành dạng số La Mã, chữ cái ABC hay viết thường.
Trong đó, để tạo chú thích liên tục từ đầu đến cuối, bạn chọn Continuous hoặc Restart at each page để thứ tự chú thích được bắt đầu lại từ đầu sau khi sang trang mới; Restart at each selection để tạo chú thích liên tục từ đầu đến cuối đoạn văn bản bạn chọn.
Cuối cùng, bạn nhấn Insert để hoàn tất chèn ghi chú ở cuối văn bản rồi đấy.
.jpg)
Thực hiện các cài đặt trong bảng để tạo ghi chú cuối trang và cuối tài liệu
Xem thêm: Hướng dẫn sửa lỗi font chữ trong Word hiệu quả
2.2 Xóa ghi chú chân trang trong Word
Các ghi chú chân trang trong Word sẽ có số đi kèm ở từ ngữ chứa ghi chú trong văn bản. Do đó trước tiên bạn bôi đen vùng số đó và nhấn phím để xóa nhanh 1 ghi chú đó.
Để xóa toàn bộ ghi chú chân trang cùng lúc, bạn hãy thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl + H để mở cửa sổ Find and Replace.
Bước 2: Bạn nhập ^f tại ô Tìm/Find what > nhấn Replace All > nhấn “OK” để xóa toàn bộ.
2.3 Cách xóa đường kẻ ghi chú dưới trang trong Word
Bạn có thể loại bỏ chú thích cuối trang hoặc dòng phân cách chú thích cuối trong Word như sau.
Bước 1: Mở tài liệu cần xóa đường kẻ ngang cuối trang > nhấp vào View > Draft.
Chọn Draft như hình
Bước 2: Sau đó nhấn vào References > Show Notes.
Nhấn Show Notes để hiển thị ghi chú
Nếu văn bản của bạn có cả chú thích cuối trang và chú thích cuối trong tài liệu, chọn một tùy chọn bạn cần xóa và nhấp vào OK.
Chọn loại ghi chú cần xóa đường kẻ
Bước 3: Chọn Footnote Separator > chọn đường phân cách và sau đó nhấn Delete để xóa.
Chọn Footnote Separator như hình
Bước 4: Chuyển sang chế độ Bố trí in bằng cách nhấn vào nút như hình ở góc dưới bên phải.
Sau đó, dòng phân cách của chú thích sẽ được xóa khỏi tài liệu.
Chọn chế độ Bố trí in bằng cách nhấn vào nút như hình
Trên đây là toàn bộ các bước tạo, xóa ghi chú trong Word và cách xóa đường kẻ ngang cuối trang trong Word. Chúc bạn thực hiện thành công. Đừng quên theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để cập nhật nhiều thủ thuật hữu ích khác nhé!