Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…).
Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
Cơ sở pháp lý: Điều 10. Nội dung hóa đơn – Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Công văn 5529/CT-TTHT
– Tên dịch vụ lưu trú ghi trên hóa đơn phải được thể hiện chi tiết (như: loại dịch vụ lưu trú, thời gian lưu trú …) đúng với thực tế mà Công ty đã cung cấp cho người mua dịch vụ và quy định tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Công văn 3377/CT-TTHT
Trước 1/7/2022, trước khi chuyển đổi áp dụng thông tư 78/2021/TT-BTC, nghị định 123/2020/NĐ-CP
– Người bán phải ghi đầy đủ thông tin tên hàng hóa, dịch vụ kèm theo mã hàng hóa do công ty quy định trên hóa đơn đầu ra. – Danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán có thể lựa chọn một trong các cách sau: + Lập thành nhiều hóa đơn + Ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn + Sử dụng bảng kê để liệt kê tên hàng hóa, dịch vụ cung cấp Một số trường hợp về mã hàng hóa trên hóa đơn cần lưu ý: TH1: mã hàng hóa đầu vào khác với mã hàng hóa do công ty quản lý cho cùng một mặt hàng: – Công ty sử dụng mã hàng hóa công ty quản lý để theo dõi hàng tồn kho và xuất hóa đơn đầu ra TH2: công ty quy định mã hàng hóa và tên bằng tiếng Anh không thể dịch sang tiếng Việt: – Công ty phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa như trên tờ khai nhập khẩu với cơ quan Hải quan
Căn cứ pháp lý:
- Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
“Điều 16 Lập hóa đơn:
2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn…
- Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…
Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.”
- Điều 19, thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn
- Khoản 1, điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC: “k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.”
Tham khảo công văn 6521/CT-TTHT của Cục thuế TP Hồ Chí Minh như sau:
Trường hợp Công ty khi lập hóa đơn giá trị gia tăng ở tiêu thức “tên hàng hóa, dịch vụ” cho sản phẩm linh kiện điện tử về nguyên tắc trên hóa đơn thể hiện bằng tiếng Việt, tên hàng hóa bằng tiếng Anh được ghi bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt; Trường hợp Công ty có quy định mã hàng hóa và tên một số linh kiện điện tử bằng tiếng Anh không thể dịch sang tiếng Việt thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa như trên tờ khai nhập khẩu với cơ quan Hải quan.
Liên hoá đơn là một khái niệm quen thuộc trong hóa đơn giấy, mỗi liên với mục đích sử dụng và người nhận khác nhau. Tuy nhiên khi triển khai hóa đơn điện tử, khái niệm “Liên hóa đơn” không còn tồn tại nữa. Vậy hoá đơn điện tử có mấy liên, khác gì với liên hoá đơn giấy?
Hoá đơn điện tử có mấy liên?
1. Hoá đơn truyền thống (hoá đơn giấy) có mấy liên?
“Liên hóa đơn” được định nghĩa là các tờ trong cùng một số hóa đơn được sử dụng cho các mục đích khác nhau. Theo đó, mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, bao gồm:
+ Liên 1: Phục vụ người bán lưu trữ
+ Liên 2: Giao cho người mua. Hai liên đầu tiên của hóa đơn là các liên bắt buộc có vì được sử dụng để xác nhận về giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Đây cũng là căn cứ phục vụ cơ quan chức năng thanh kiểm tra.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi sẽ được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo lập hóa đơn quy định.
Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ thì hoá đơn phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.
Hoá đơn giấy có mấy liên?
Đối với các loại tài sản cần phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì các tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền cần phải tạo và phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, 2 liên giao cho người mua bao gồm: liên 2 giao cho người mua và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.
Trường hợp các tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.
2. Hoá đơn điện tử có mấy liên, khác gì so với hoá đơn giấy
Hóa đơn điện tử là hoá đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập và ký số theo các quy định hiện hành. Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file: file gốc dữ liệu hóa đơn (định dạng file XML) và bản thể hiện của hóa đơn (thường là file PDF) với nội dung, hình thức như một tờ hóa đơn thông thường. File XML là file hóa đơn gốc có giá trị pháp lý tương đương như hóa đơn giấy, thể hiện đầy đủ thông tin hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử được quy định rõ ràng theo pháp luật. File dữ liệu hoá đơn này được lưu trữ bằng nhiều hình thức khác nhau từ email, google driver, điện thoại, USB, máy tính,…
Nếu như hóa đơn giấy có nhiều liên giao cho các bên phục vụ lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử lại có 1 bản duy nhất và không có khái niệm liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn điện tử), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn điện tử) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác và sử dụng dữ liệu thể hiện trên một bản hóa đơn duy nhất đó.
.jpeg)
Hoá đơn điện tử của EFY Việt Nam
Tại Công văn số 1721/TCT-DNL, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể: “HDĐT không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu số hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.”
Ví dụ: Với hóa đơn điện tử có mẫu số: 01GTKT0/001 thì trong đó: 01 thể hiện loại hóa đơn, GTGT: tên hóa đơn (Giá trị gia tăng), 0: số liên hóa đơn, 001: mẫu thứ nhất.
Như vậy, việc hóa đơn điện tử không có liên là một trong những khác biệt lớn nhất so với hóa đơn giấy. Điều này góp phần đơn giản hóa quy trình, cắt giảm chi phí in ấn, nhất quán thông tin về hoá đơn và quan trong nhất là giúp cho việc quản lý thông tin hóa đơn của doanh nghiệp được dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả hơn với cả người bán, người mua và cả cơ quan thuế.
Như vậy, với việc triển khai hóa đơn điện tử, kế toán viên các doanh nghiệp, tổ chức đã loại bỏ được định nghĩa “Liên hóa đơn” và hiểu hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu duy nhất, sử dụng được cho tất cả các mục đích.