Excel là công cụ quan trọng bậc nhất của các Kế toán viên, Kiểm toán viên. Với bảng dữ liệu hàng trăm dòng, hàm trăm cột thì biết sử dụng Excel thôi là chưa đủ. Bạn cần biết dùng đúng …

Excel là công cụ quan trọng bậc nhất của các Kế toán viên, Kiểm toán viên. Với bảng dữ liệu hàng trăm dòng, hàm trăm cột thì biết sử dụng Excel thôi là chưa đủ. Bạn cần biết dùng đúng công cụ, đúng thời điểm để thu được hiệu quả công việc cao nhất. Vậy hàm gì là hàm excel cho kiểm toán, kế toán? Họ dùng nó trong công việc như thế nào?

1. Hàm VLOOKUP

VLOOKUP là hàm phổ biến nhất trong Kế toán, Kiểm toán. VLOOKUP chính là Vertical Lookup, tìm kiếm theo chiều dọc.

Công dụng của hàm VLOOKUP

Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng kê Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Bảng chi tiết danh mục hàng hóa về Bảng Nhập Xuất Tồn.
Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư của tháng N-1.
Tìm số “Khấu hao (Phân bổ) luỹ kế từ kỳ trước” của Bảng khấu hao (bảng phân phối chi phí trả trước ) căn cứ vào Giá trị khấu hao (phân bổ) luỹ kế của tháng N-1.
Tìm kiếm số dư của chi tiết từng khách hàng phải thu, phải trả cuối năm dựa trên báo cáo tuổi nợ và Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng.

Câu lệnh

\=Vlookup (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Giải thích

lookup_value: Giá trị để tìm kiếm chỉ là một Ô và phải có Tên trong Vùng dữ liệu tìm kiếm (là Ô mã hàng hoá, Mã tài khoản, Mã tài sản, Mã Công Cụ dụng cụ….).
table_array: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị để tìm kiếm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Để bắt đầu của vùng được tính từ dãy số có chứa “Giá trị để tìm kiếm”. (Cụ thể: là bảng dữ liệu của tháng trước hoặc dữ liệu của Sheet khác).
col_index_num: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái sang vủa vùng dữ liệu tìm kiếm (Bạn đếm từ bên trái của vùng sang đến cột cần lấy dữ liệu xem là cột thứ mấy).
range_lookup: thường để giá trị là 0, nghĩa là không thực hiện sắp xếp theo thứ tự nào.

~> Bài tập luyện tập hàm VLOOKUP

~> 3 lỗi thường gặp của hàm VLOOKUP

2. Hàm IF

Công dụng

Hàm IF là hàm được sử dụng nhiều nhất trong Kế toán, Kiểm toán. Hầu như trong trường hợp nào bạn cũng có thể sử dụng hàm IF. Thông thường, hàm được sử dụng để: kiểm tra sự chính xác của HTK, so sánh các giá trị, tính lương,v.v

Câu lệnh

\= IF(Logical_test, value_if_true, value_if_false)

Giải thích

Logical_test: Biểu thức điều kiện
Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện
Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện

~> Bài tập luyện tập hàm IF

3. Hàm SUMIF

Công dụng

Kết chuyển các bút toán cuối kỳ.
Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập liệu (BNL) lên Bảng cân đối phát sinh tháng/năm, lên bảng nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả cho khách hàng v.v
Các bảng tính có liên quan.

Câu lệnh

\=SUMIF (range, criteria, [sum_range])

Giải thích

range: Là dãy ô chưa điều kiện cần tính. Ví dụ: Là dãy ô chứa tài khoản trong cột TK Nợ/TK Có trên BNL, hoặc dãy ô chứa mã hàng trên Phiếu nhập kho, Xuất kho…
criteria: Phải có “Tên“ trong dãy ô điều kiện. Cụ thể trong bài: Là Tài khoản cần tính trên BNL hoặc mã hàng trên kho (bảng Nhập Xuất Tồn) hoặc TK cần tổng hợp trên bảng Cân đối phát sinh…. (Điều kiện cần tính chỉ là một ô).
sum_range: Là dãy ô chưa giá trị tương ứng liên quan đến điều kiện cần tính. Cụ thể trong bài: là cột phát sinh Nợ hoặc phát sinh Có trên BNL…. Chú ý: Điểm đầu và điểm cuối của dãy ô tính tổng và dãy ô điều kiện phải tương ứng nhau.

~> Bài tập tổng hợp hàm VLOOKUP, SUMIF

4. Hàm SUBTOTAL

Công dụng

SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Hàm SUBTOTAL thường dùng để: Tính tổng phát sinh trong kỳ, tính tổng tiền tồn cuối ngày, tính tổng cho từng tài khoản kế toán.

Kế toán bán hàng là vị trí không yêu cầu quá cao về mặt nghiệp vụ kế toán hay hiểu biết sâu về quy định của pháp luật nhưng vị trí này cũng cần những kỹ năng nhất định để phục vụ cho công việc. Một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với kế toán bán hàng đó là kỹ năng Excel.

Các hàm excel trong kế toán bán hàng hay phải sử dụng

Các công việc hàng ngày của kế toán bán hàng như theo dõi hợp đồng bán hàng, lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng hay tổng hợp báo cáo để liên quan đến việc sử dụng Excel. Kỹ năng Excel giúp cho kế toán bán hàng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Vì vậy việc học kỹ năng Excel và sử dụng thuần thục kỹ năng này rất cần thiết cho kế toán bán hàng. Hãy cùng tìm hiểu các hàm excel trong kế toán bán hàng và cách áp dụng trong công việc thực tế của kế toán bán hàng nhé.

Danh sách các hàm excel trong kế toán bán hàng

Hàm tính tổng

Hàm tính tổng gồm các hàm: SUM, SUMIF, SUMPRODUCT

Hàm SUM là hàm cơ bản nhất và rất dễ sử dụng, dùng để tính tổng của nhiều số liệu.

\=SUM(Number1, Number2,…)

Hàm SUMIF, SUMIFS dùng để tính tổng với những điều kiện nhất định. Kế toán bán hàng sử dụng hàm này khi cần báo cáo về việc tính doanh thu của những sản phẩm thỏa mãn một tiêu chí nào đó.

\=SUMIFS(sum_range; criteria_range; criteria;…)

HÀM SUMPRODUCT được dùng để tính tổng tiền sản phẩm khi có số lượng và đơn giá của từng sản phẩm.

\=SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], …)

Các hàm tính tổng rất đơn giản nhưng cũng rất hữu ích cho kế toán bán hàng vì việc làm các báo cáo cần số liệu tổng hợp.

Hàm Vlookup, Hlookup

Hàm dò tìm bao gồm hàm VLOOKUP và HLOOKUP.

\=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

\=HLOOKUP (lookup_value, table array, row_index_num, [range_lookup])

Hàm dò tìm có thể coi là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất của kế toán bán hàng nói riêng và kế toán nói chung. Hàm dò tìm được dùng khi cần so sánh, đối chiếu dữ liệu và lên các loại báo cáo.

Điểm lưu ý khi sử dụng hàm dò tìm đó là dữ liệu dùng làm căn cứ để tìm kiếm dữ liệu khác phải là duy nhất thì hàm này mới phát huy tác dụng. Khi hàm dò tìm trả về giá trị

N/A tức là không tìm kiếm được dữ liệu.

Một ví dụ về áp dụng hàm dò tìm trong làm báo cáo đó là trong danh sách doanh thu các mặt hàng rất dài, giám đốc yêu cầu bạn tính doanh thu của một số mặt hàng nhất định. Lúc này bạn phải sử dụng hàm Vlookup hoặc Hlookup để tìm được doanh thu của các mặt hàng đó.

Hàm điều kiện

\=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Hàm IF là hàm điều kiện thường được kết hợp với các hàm khác để làm các báo cáo khác nhau.

Nếu bạn phải làm báo cáo phân loại doanh thu khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh theo từng mức doanh số khác nhau, bạn phải sử dụng hàm IF và hàm AND kết hợp.

Lưu ý khi sử dụng hàm IF đó là việc bạn phải kết hợp nhiều hàm IF với nhau, đặc biệt khi có sự xuất hiện của hàm AND thì bạn phải chú ý dùng đủ các dấu ngoặc “(“ “)” trong công thức để không bị lỗi khi dùng hàm.

Hàm đếm dữ liệu

Hàm này bao gồm các hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF

\=COUNT(Value1, [Value2],….)

\=COUNTIF(range, criteria)

\=COUNTA(value1, value2,…)

Việc sử dụng hàm đếm sẽ hỗ trợ cho việc sử dụng hàm Vlookup. Như đã nói việc sử dụng Vlookup chỉ đúng khi giá trị dùng để tìm kiếm dữ liệu là duy nhất. Vậy dùng hàm gì để đảm bảo dữ liệu không bị trùng khớp. Đó là hàm Countif. Bạn sẽ dùng hàm Countif để đếm xem có bao nhiêu dữ liệu thỏa mãn là chính nó trong dãy dữ liệu tìm kiếm. Nếu kết quả trả về là 1 thì đó là dữ liệu duy nhất nhưng nếu kết quả trả về là 2,3 hoặc nhiều hơn thì dữ liệu đó không phải là duy nhất. Bạn cần kiểm tra lại dữ liệu của mình.

Đó là một ví dụ về việc áp dụng hàm đếm.

Hàm xử lý chuỗi

Hàm xử lý chuỗi bao gồm các hàm LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM.

\=LEFT(text, [num_chars])

\=RIGHT(text,num_chars)

\=MID(text,m,n)

\=LEN

\=TRIM(text)

Hàm này hỗ trợ bạn trong việc lấy ra các chuỗi ký tự theo yêu cầu.

Các hàm này cũng hỗ trợ trong việc xử lý dữ liệu hoặc lên báo cáo.

Như hàm TRIM sẽ giúp cắt bỏ khoảng trắng giữa các ký tự. Trong quá trình đánh máy, việc đánh thừa khoảng trắng trong chuỗi ký tự là điều khó có thể tránh khỏi. Hàm TRIM sẽ xử lý điều đó.

Ứng dụng của hàm này có thể thấy trong việc sử dụng hàm Vlookup như sau. Hàm Vlookup sẽ chỉ nhận giá trị tìm kiếm duy nhất thì hàm mới xử lý được dữ liệu. Nhưng nếu có một mã khách hàng nhưng kế toán lại gõ ở một mã khách hàng có khoảng trắng và một mã khác thì không. Khi này, hàm Vlookup sẽ hiểu đây là hai mã khách hàng khác nhau. Vì vậy mà khi chạy ra báo cáo sẽ không chính xác. Do đó, trước khi sử dụng hàm Vlookup, bạn sẽ dùng hàm TRIM để cắt hết khoảng trống trong dữ liệu.

Kết luận

Sử dụng các hàm excel trong kế toán bán hàng là việc không dễ dàng nhưng có thể học được qua việc luyện tập và sử dụng hàng ngày.

Việc cơ bản đầu tiên trong sử dụng Excel đó là nắm đúng công thức của hàm và hiểu rõ cách sử dụng các hàm riêng lẻ. Tuy nhiên để ứng dụng tốt nhất Excel vào công việc kế toán hàng ngày, kế toán bán hàng cần phải kết hợp thuần thục, linh hoạt các hàm với nhau.