Biên bản xóa bỏ hóa đơn thực chất là biên bản thu hồi hóa đơn, được lập khi hóa đơn viết sai, vô hiệu hóa và khiến hóa đơn viết sai không còn giá trị trao đổi. Rất nhiều kế toán hiểu nhầm việc lập biên bản xóa bỏ hóa đơn với biên bản hủy hóa đơn dẫn đến việc lúng túng khi khai báo về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp mình.
Biên bản xóa bỏ hóa đơn và các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn.
1. Phân biệt xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn
Rất nhiều người hiểu nhầm việc xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn:
- Xóa bỏ hóa đơn: Khi viết sai, nhưng chưa xé khỏi cuống, gạch chéo 3 liên hoặc thu hồi xuất tờ khác thay thế.
- Hủy hóa đơn: Khi doanh nghiệp ko còn nhu cầu sử dụng hóa đơn hoặc hóa đơn bị in sai, in trùng, in thừa.
Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 mục là “hóa đơn xóa bỏ” và “hóa đơn hủy”, trong quá trình lập báo cáo có không ít kế toán thuế kê khai sai 2 mục này. Để phân biệt được các trường hợp kê khai hóa đơn như vào mục hóa đơn bị xóa bỏ, khi vào kê khai vào mục hóa đơn hủy kế toán cần lưu ý các trường hợp xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn.
2. Biên bản xóa bỏ hóa đơn
Biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) được lập trước khi lập hóa đơn mới thay thế hay lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
2.1 Các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn
Căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC có 2 trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn viết sai hay biên bản thu hồi hóa đơn và thực hiện lập biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) đã lập như sau:
Các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn/ biên bản thu hồi hóa đơn.
- Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
- Trường hợp đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Trong hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… và hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Lưu ý: Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
2.2 Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn
Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn được viết dưới dạng biên bản thu hồi hóa đơn. Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn sẽ được bên bán thực hiện và có xác nhận của các bên liên quan gồm bên mua và bên bán.
Nội dung biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.
Nội dung của biên bản thu hồi hóa đơn bao gồm các mục:
- Căn cứ Quyết định thực hiện biên bản thu hồi hóa đơn,
- Thông tin của đơn vị mua và đơn vị bán
- Lý do xóa bỏ hóa đơn, thu hồi hóa đơn, chỉ rõ sai sót
- Xác nhận của các bên liên quan
Như vậy nội dung của biên bản xóa bỏ hóa đơn khá đơn giản và ngắn gọn, biên bản xóa bỏ/ thu hồi hóa đơn phải có xác nhận của các bên (bên bán và bên mua). Biên bản xóa bỏ hóa đơn nếu thực hiện trên giấy buộc phải có đóng dấu và chữ ký, nếu thực hiện trên hệ thống phần mềm buộc phải có chữ ký số.
Những chia sẻ về biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) đến từ hóa đơn điện tử E-invoice hy vọng sẽ giúp các bạn đặc biệt là các bạn kế toán phân biệt và hiểu rõ các trường hợp lập biên bản thu hồi hóa đơn theo đúng quy định. Nếu bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768 để được tư vấn tốt nhất.
Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử, có rất nhiều trường hợp xảy ra sai lệch một số thông tin trên hóa đơn. Khi xảy ra tình huống như vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử để điều chỉnh. Hãy cùng giải pháp MobiFone tìm hiểu kỹ càng hơn về biên bản hủy này qua bài viết dưới đây.
MỤC LỤC
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là một loại biên bản được lập ra bởi người mua vào người bán với mục đích hủy các liên của số hóa đơn điện tử đã lập sai nhưng chưa hoàn tất giao dịch. Trong đó, hóa đơn này có thể sai về ngày tháng xuất hóa đơn, tên công ty hoặc số tiền… Thông tin về biên bản này cũng các trường hợp phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã được quy định rất rõ ràng trong Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử cần lập khi hóa đơn xuất ra có sai sót
Các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
Cụ thể, biên bản hủy hóa đơn điện tử được lập ra cho tất cả những trường hợp đã được quy định vô cùng rõ ràng trong điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Khi 2 bên phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa thực hiện kê khai thì lúc này bắt buộc phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sai:
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được bên bán lập ra và giao cho bên mua. Nhưng sau khi bên mua nhận được, họ vẫn chưa thực hiện giao hàng và cung ứng dịch vụ thì phát hiện ra hóa đơn điện tử gặp sai sót.
- Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử gặp sai sót đã được lập và giao cho bên mua nhưng cả 2 bên bán và mua vẫn chưa sử dụng hóa đơn đó để thực hiện kê khai thuế.
Trong cả 2 trường hợp mà chúng tôi đã đưa ra phía trên, cả người bán và mua đều phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để thực hiện hủy hoàn toàn những hóa đơn đã lập sai và lập lại hóa đơn mới đúng mẫu. Trong đó, lý do thực hiện hủy hóa đơn phải được nêu ra thật rõ ràng trong biên bản. Người bán sẽ thực hiện gạch chéo liên của hóa đơn, lưu trữ dạng số hóa đơn điện tử đã lập sai và tiến hành lập lại số hóa đơn mới.
Trình tự viết biên bản hủy hóa đơn điện tử
Để có thể lập được biên bản hủy hóa đơn kiện từ chính xác nhất về các khoản mục. Hãy tham khảo hướng dẫn của MobiFone về cách viết, bao gồm những bước sau đây:
- Bước 1: Biên bản hủy hóa đơn điện tử cũng giống như các loại văn bản hành chính khác. Chính vì thế, quốc hiệu, tiêu ngữ, số biên bản, tên biên bản cũng như căn cứ pháp lý của biên bản phải được đặt lên ở phần đầu tiên.
- Bước 2: Cung cấp đầy đủ thông tin về 2 bên đại diện. Một số thông tin cần bao gồm là mã số thuế, họ tên người đại diện, số điện thoại, chức vụ và địa chỉ.
- Bước 3: Giải trình đầy đủ thông tin của hóa đơn điện tử cần được hủy cùng với những thông tin mà hóa đơn điện tử được xuất thay thế, bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu số hoá đơn và ngày lập.
- Bước 4: Trình bày thật cụ thể, lý do cần hủy hóa đơn.
- Bước 5: Hai bên nêu ra cam kết về việc chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với việc hủy hóa đơn điện tử.
- Bước 6: Đại diện hai bên ký tên ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2023
Mẫu mặc định cho biên bản hủy hóa đơn điện tử không có chính xác nên 2 bên chỉ cần căn cứ vào những nội dung phải có để lập ra cho mình một biên bản thỏa thuận chính xác trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử của Giải pháp MobiFone dưới đây để lập cho doanh nghiệp mình một biên bản hủy với đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhất.
Điểm cần lưu ý khi lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
Biên bản hủy hóa đơn điện tử sau khi được lập ra phải đáp ứng được ứng chuẩn những tiêu chí về sự chính xác và khoa học. Chính vì thế, cần lưu ý một số điểm sau đây:
- Lý do của việc tiến hành hủy hóa đơn điện tử phải được trình bày thật rõ ràng và minh bạch về nguyên nhân cùng mức độ sai sót, vị trí sai sót.
- Ngày tháng đã được ghi tại biên bản hủy hóa đơn điện tử phải trùng khớp hoàn toàn với ngày tháng trên hóa đơn mới.
- Cuối cùng, hai bên đại diện phải ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu xác nhận đầy đủ vào biên bản hủy hóa đơn điện tử rồi mới thực hiện xuất hóa đơn mới.
- Nếu hóa đơn điện tử bị lập sai nhưng đã thực hiện kê khai thì lúc này không được phép hủy mà phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và tiến hành xuất hóa đơn sau khi đã được điều chỉnh.
Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất liên quan đến biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay. Hy vọng tất cả những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ hữu ích đối với bạn. Nếu vẫn còn thắc mắc cần được giải đáp, tư vấn kỹ càng hơn, vui lòng hãy liên hệ MobiFone CNS qua số hotline 0938 82 82 82 để được đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất.