Phương pháp kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp dựa trên hoạt động (Activity based costing -ABC) được xem là một công cụ quản lý chiến lược, giúp doanh nghiệp xác định được hoạt động nào tạo ra giá trị, hoạt động nào không tạo ra giá trị để từ đó không ngừng cải tiến quá trình kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm dịch vụ, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Đó là một hệ thống đo lường chi phí, tập hợp và phân bổ chi phí của các nguồn lực vào các hoạt động toàn diện trong phạm vi công ty và hỗ trợ nhiều mục đích khác nhau như:
- Các ưu tiên chiến lược: Xác định, thiết lập và thực hiện, xây dựng các kế hoạch tổ chức, các kế hoạch chi tiết cùng với quy trình dự toán ngân sách linh hoạt.
- Đo lường hiệu quả sử dụng chi phí: Nhận biết các cơ hội giảm chi phí, cải thiện chất lượng, thiết kế sản phẩm/ dịch vụ, cải tiến quy trình…
- Phân tích hiệu quả sử dụng chi phí: Xác định những biện pháp cải thiện chi phí nguyên vật liệu và lao động, chi phí quản lý chung, nâng cao tính hiệu quả.
- Cải tiến không ngừng: Các phương pháp điều hành, sử dựng cơ sở vật chất và trang bị, năng suất, sử dụng nhân sự, mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp…
- Quản lý tổ chức: Cho phép đội ngũ quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp trong điều kiện chi phí và lợi nhuận tối ưu.
- Quản lý tiền mặt: Xác định các lĩnh vực để dự trữ tiền mặt, giảm và loại bỏ cách chi phí không cần thiết, xây dựng các chiến lược định giá tăng tốc tối đa đóng góp vào lợi nhuận ròng, giúp sử dụng tối ưu các nguồn lực
Một hệ thống quản lý chi phí trong doanh nghiệp ABC như vậy cho phép chủ doanh nghiệp thực hiện hệ thống chi phí có ý nghĩa, giúp họ điều hành doanh nghiệp thông qua việc thu thập dữ liệu và hệ thống báo cáo quản trị hoạt động. Kiểm soát chi phí được thiết lập dễ hiểu, với báo cáo chênh lệch hiệu quả sẽ cho phép chủ doanh nghiệp có hành động khắc phục kịp thời, quản trị rủi ro ở mức cao nhất có thể.
Để xây dựng các bước triển khai phương pháp ABC, tiến hành xem xét thực trạng kế toán chi phí giá thành ở công ty; những điểm tồn tại, hạn chế chưa được cải thiện. Sau đó, giới thiệu lý thuyết áp dụng phương pháp ABC; những ưu điểm của phương pháp; điều kiện áp dụng; và nguyên lý triển khai của phương pháp. Tiếp sau đó, trình bày phương pháp triển khai ABC trong điều kiện cụ thể ở Mô hình sản xuất chuỗi bán lẻ TACA, nhận xét và kết luận.
\=> Xem thêm:
- Sử dụng thông tin của kế toán quản trị cho việc ra quyết định của nhà quản lý
- Mô hình kế toán quản trị: Quy trình xây dựng cho Doanh nghiệp theo Quy mô
Trước hết chúng ta cần hiểu về đặc điểm hoạt động sản xuất và phương pháp tính giá thành hiện tại ở mô hình sản xuất và thương mại TACA
Mô hình sản xuất và chuỗi bán lẻ TACA là một công ty thuộc loại hình công ty cổ phần tại Việt Nam . Hấu hết các sản phẩm Công ty sản xuất và cung ứng là các chi tiết, phụ kiện điện tử có độ chính xác cao. Chuỗi có hai dòng sản phẩm là đồng hồ loại 1 và loại 2. Chủ tịch chuỗi gần đây sau khi nhận được báo cáo kết quản kinh doanh của năm đã không tin vào mắt mình khi lần đầu tiên sau 3 năm hoạt động của chuỗi đã thua lỗ $1.250. Và ông đã tổ chức cuộc họp cao cấp để thảo luận về nội dung của bản báo cáo.
Sau khi có sự tham gia đóng góp của các giám đốc bạn và kế toán trưởng, ông quyết định để Kế toán trưởng thực hiện triển khai hệ thống quản lý chi phí trong doanh nghiệp theo hoạt động để có số liệu chính xác hơn trong việc đưa ra quyết định kinh doanh.
Dưới đây là quy trình để xây dựng phương pháp kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp cho công ty TACA được áp dụng trong thực tế:
Quy trình xây dựng phương pháp quản lý chi phi trong doanh nghiệp theo mô hình hoạt động (ABC)
Quy trình xây dựng phương pháp quản lý chi phi trong doanh nghiệp theo mô hình hoạt động (ABC)
Bước 1: Xác định hoạt động
Tại TACA cùng với sự giúp đỡ của các lãnh đạo cấp cao đã thống nhất lựa chọn các nhóm chi phí hoạt động và đơn vị đo lường hoạt động như sau
STT Nhóm chi phí hoạt động Đơn vị đo lường hoạt động 1Nhận đơn đặt hàng của khách Số lượng đơn đặt hàng 2Thiết kế sản phẩm Số lượng sản phẩm thiết kế 3Thực hiện đơn đặt hàng Số giờ máy móc làm việc4Quan hệ với khách hàng Số lượng các khách hàng thực hiện5Hoạt động khác Không thực hiện đo lường
Nhóm chi phí nhận được hàng được phân bổ vào tất cả các chi phí cho nguồn lực mà việc tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng có tiêu tốn bao gồm cả việc xử lý công việc văn phòng và bất kỳ chi phí nào liên quan đến vận hàng máy móc sản xuất sản phẩm cụ thể. Đơn vị đo lường cho hoạt động này chỉ là số lượng đơn hàng nhận được.
Nhóm chi phí thiết kế cũng được phân bổ cho toán nguồn lực thiết kế phải tiêu tốn vào sản phẩm. Đơn vị đo lường của nhóm là số lượng sản phẩm được thiết kế.
Nhóm chi phí thực hiện đơn hàng được phân bổ khi tiêu tốn sản xuất từng đơn vị sản phẩm, bao gồm cả chi phí cung ứng, khấu hao máy móc… Đơn vị đo lường là số giờ máy hoạt động.
Nhóm chi phí quan hệ mở rộng khách hàng được phân bổ chi phí liên quan đến việc duy trì mối quan hệ với khách hàng, bao gồm chi phí điện thoại, dịch vụ sau bán…Đơn vị đo lường là số lượng khách hàng công ty củng cố quan hệ đã có trong danh sách
Bước 2: Hạch toán chi phí sản xuất chung cho các nhóm chi phí
Tại TACA phân chia thành 9 loại chi phí chung trong số các chi phí hoạt động qua quá trình phân bổ gọi là phân bổ giai đoạn đầu xác định theo chức năng từ sổ kế toán vào nhóm chi phí hoạt động. Phân bổ giai đoạn đầu được dựa trên phương pháp phỏng vấn nhân viên những người có kiến thức sâu rộng về hoạt động. Như tại TACA, phân bổ $500.000 lương gián tiếp cho nhà xưởng, nhóm chi phí hoạt động.Những phân bổ này được dựa trên các cuộc phỏng vấn từ người giám sát, kỹ sư, người kiểm định là những người hiểu cặn kế các hoạt động để ước tính thời gian họ dùng để giải quyết đơn hàng, thời gian để thiết kế sản phẩm, thời gian để gia công.
Chi phí chung hằng năm
Bộ phận gián tiếp Lương nhân viên gián tiếp trong nhà xưởng 500,000 Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng 300,000 Công cụ trong nhà xưởng 120,000 Hợp đồng thuê nhà xưởng 80,000 1,000,000Bộ phận quản lý doanh nghiệp chung Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp 400,000 Khấu hao TSCĐ văn phòng 50,000 Hợp đồng thuê văn phòng 60,000 510,000Bộ phận Marketing Lương nhân viên Marketing 250,000 Chi phí bán hàng 50,000 300,000Tổng chi phí chung1,810,000
Sau khi tập hợp được số liệu phân bổ có thể thấy rõ rằng tổng chi phí cho bộ phận sản xuất $1.000.000 bằng tổng chi phí sản xuất chung trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp truyền thống. Tương tự tổng chi phí bộ phận quản lý doanh nghiệp, bộ phần marketing ($510.000 và $300.000) bằng với chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí marketing theo phương pháp truyền thống.
Sau khi đã xác định được chi phí sản xuất cho TACA theo phương pháp ABC, tiếp tục thực hiện các cuộc phỏng vấn khách và chỉ ra kết quả phân bổ mức tiêu tốn nguồn nhân lực vào nhóm chi phí hoạt động như sau:
Phân bổ mức tiêu tốn nguồn lực vào nhóm chi phí hoạt động
Nhóm chi phí hoạt động
Nhận đặt đơn hàng Thiết kế sản phẩm Thực hiện đơn hàng Quan hệ khách hàng Hoạt động khác Tổng Bộ phận sản xuất Lương nhân viên gián tiếp 25% 40% 20% 10% 5% 100% Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng 20% 0% 60% 0% 20% 100% Công cụ trong nhà xưởng 0% 10% 50% 0% 40% 100% Thuê nhà xưởng 0% 0% 0% 0% 100% 100%Bộ phận quản lý doanh nghiệpLương nhân viên QLDN 15% 5% 10% 30% 40% 100% Khấu hao TSCĐ văn phòng 30% 0% 0% 25% 40% 100% Thuê văn phòng 0% 0% 0% 0% 100% 100%Bộ phận MarketingLương nhân viên Marketing 22% 8% 0% 60% 10% 100% Chi phí bán hàng 10% 0% 0% 70% 20% 100%
Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng được tính 20% vào đơn hàng của khách, 60% quy mô của đơn hàng và 20% vào nhóm các chi phí khác. Nguồn lực phân bổ ở đây là thời gian hoạt động của máy móc. Tuy nhiên chi phí thuê nhà xưởng được phân bổ 100% vào nhóm hoạt động khác do TACA không có kế hoạch mở rộng nhà máy và chỉ cần thuê một nhà máy là đủ. Chi phí thuê nhà xưởng được tính vào chi phí duy trì.
Khi phân bổ mức tiêu nguồn theo hoạt động có thể dễ dàng phân bổ chi phí vào từng nhóm hoạt động. Kết quả của phân bổ giai đoạn một được thể hiện trong báo cáo tới đây. Từng chi phí sản phẩm được phân bổ vào nhóm chi phí hoạt động bằng cách nhân tỷ lệ phần trăm trong bảng phân bổ với mức tiêu tốn chi phí đó.
Phân bổ giai đoạn đầu vào nhóm chi phí hoạt động
Nhóm chi phí hoạt động
Nhận đặt đơn hàng Thiết kế sản phẩm Thực hiện đơn hàng Quan hệ khách hàng Hoạt động khác Tổng Bộ phận sản xuất Lương nhân viên gián tiếp 125,000 200,000 100,000 50,000 25,000500,000Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng 60,000 180,000 60,000300,000Công cụ trong nhà xưởng 12,000 60,00048,000 120,000Thuê nhà xưởng 80,00080,000 Bộ phận quản lý doanh nghiệpLương nhân viên QLDN 60,000 20,000 40,000 120,000 160,000400,000Khấu hao TSCĐ văn phòng 15,000 12,500 22,50050,000Thuê văn phòng 60,00060,000 Bộ phận MarketingLương nhân viên Marketing 55,000 20,000 150,000 25,000250,000Chi phí bán hàng50,000 Tổng cộng 320,000 252,000 380,000 367,500 490,500 1,810,000
Lương nhân viên gián tiếp là $500.000 nhân với tỷ lệ 25% trong cột đơn đặt hàng được $125.000 ở cột đơn đặt hàng của khách. Tương tự, chi phí nhân công gián tiếp của nhà máy $500.000 nhân với tỷ lệ 40% trong cột thiết kế sản phẩm $200.000 trong cột thiết kế sản phẩm. Tất cả số liệu còn lại đều được tính theo công thức trên.
Bước 3: Tính tỷ lệ phân bổ chi phí của từng hoạt động
Xác định tổng hoạt động cho mỗi nhóm chi phí để sản xuất sản phẩm của công ty trong thời điểm hiện tại để phục vụ các khách hàng hiện tại. Các số liệu này được thể hiện trong báo cáo dưới đây:
Tỷ lệ phân bổ theo hoạt động
Nhóm chi phí hoạt động Tổng chi phí Tổng hoạt động Tỷ lệ phân bổ chi phí (Tổng chi phí/Tổng hoạt động)Nhận đơn đặt hàng của khách 320,000 1,000 320 Thiết kế sản phẩm0 252,000 400 630 Thực hiện đơn đặt hàng 380,000 20,000 19 Quan hệ với khách hàng 367,500 250 1,470 Hoạt động khác 490,500
Nhận thấy rằng cần 400 mẫu thiết kế mới của sản phẩm mỗi năm để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tỷ lệ phân bổ chi phí được tính bằng cách chia tổng chi phí của từng hoạt động cho tổng hoạt động. Tỷ lệ phân bổ chi phí không được tính đối với nhóm chi phí hoạt động khác, bởi vị chi phí đó không được phân bổ vào sản phẩm của khách hàng. Tỷ lệ được nêu trong báo cáo cho thấy trung bình một đơn đặt hàng của khách hàng tiêu tổn nguồn lực với chi phí là $320, thiết kế sản phẩm tiêu tốn nguồn lực là $630, thực hiện đơn hàng tiêu tốn $19 mỗi giờ máy móc hoạt động, và duy trì mối quan hệ với khách hàng là $1.470.
Bước 4: Phân bổ chi phí cho các đối tượng hạch toán chi phí
Phân bổ giai đoạn hai, tỷ lệ phân bổ chi phí được sử dụng để phân bổ chi phí chung vào sản phẩm và khách hàng. Các số liệu mà nhóm ABC cần để phân bổ chi phí của dòng sản phẩm tại TACA như sau:
Đồng hồ loại 1:
- Dây chuyền sản xuất không đòi hỏi bất kỳ nguồn lực mới nào
- Mỗi quý số lượng đồng hồ đặt hàng là 30.000 chiếc, tương ứng với 600 đơn hàng .
- Mỗi đồng hồ tiêu chuẩn cần 35 phút máy hoạt động, với tổng thời gian là 17.500
Đồng hồ loại 2:
- Đây là sản phẩm theo yêu cầu nên cần có nguồn lực mới
- Có 400 đơn đặt hàng đồng hồ loại này.
- Phải chuẩn bị 400 mẫu thiết kế.
- Mỗi quý có tổng số 1,250 đồng hồ theo yêu cầu sản xuất. Mỗi sản phẩm yêu cầu 2h máy hoạt động, với tổng số giờ máy hoạt động lên tới 2.500h
Tổng đơn đặt hàng bao gồm cả 600 đơn theo loại 1 và 400 đơn theo loại 2 là 1.000 đơn hàng. Tổng số giờ máy hoạt động là 20.000h
Có bảng số liệu dưới đây, ta thấy $192.000 chi phí chung được phân bổ và nhóm chi phí hoạt động đơn đặt hàng với đồng hồ loại một $320 x 600 đơn hàng. Tương tự, $128.000 chi phí chung được phân bổ cho nhóm chi phí hoạt động đối với đồng hồ loại hai là $320 x 400 đơn hàng. Nhóm chi phí hoạt động nhận đơn đặt hàng với tổng giá trị được phân bổ cho hai dòng sản phẩm ($192.000 + $128.000 =$320.000).
Phân bổ chi phí chung vào sản phẩm
Nhóm chi phí hoạt động Tỷ lệ phân bổ chi phí (a) Hoạt động (b) Chi phí theo ABC (a*b) Chi phí chung cho đồng hồ loại 1Nhận đơn đặt hàng của khách 320 600 192.00 Thiết kế sản phẩm 630 Thực hiện đơn đặt hàng 19 17,500 332,500 Tổng 524,500Chi phí chung cho đồng hồ loại 2Nhận đơn đặt hàng của khách 320 400 128,000 Thiết kế sản phẩm 630 400 252,000 Thực hiện đơn đặt hàng 19 2,500 47,500Tổng427,500
Từ báo cáo trên ta thấy tổng chi phí chung ($524.500 + $427.500 = $952.000) được phân bổ cho hai dòng sản phẩm. Ở đây nhóm ABC không phân bổ chi phí quan hệ khách hàng và chi phí hoạt động khác vào sản phẩm vì 2 nhóm này không liên quan trực tiếp vào sản xuất sản phẩm.
Báo cáo tổng hợp chi phí chung cho sản phẩm
Đồng hồ loại 1 Đồng hồ loại 2 Tổng
- Chi phí chung phân bổ cho sản phẩm Nhận đơn đặt hàng của khách 192,000 128,000320,000Thiết kế sản phẩm 252,000252,000Thực hiện đơn hàng 332,500 47,500380,000 Cộng I 524,000 427,500 952,000
- Chi phí chung không phân bổ cho sản phẩm Quan hệ khách hàng 367,500Hoạt động khác490,500 Cộng II 858000 Tổng cộng 1,810,000
Bước 5: Lập báo cáo quản trị
Lợi nhuận thu được từ sản phẩm là bao gồm doanh thu từ một sản phẩm và chi phí gián tiếp, chi phí trực tiếp phát sinh từ việc sản xuất ra sản phẩm đó. Do vậy để tính lợi nhuận thu được từ sản phẩm phải gộp cả doanh thu và chi phí trực tiếp cộng thêm chi phí gián tiếp đã được tính. Doanh thu và chi phí trực tiếp được thể hiện trong bản dưới đây.
Doanh thu và chi phí trực tiếp
Chỉ tiêu Đồng hồ loại 1 Đồng hồ loại 2 Tổng Doanh thu 2,660,000 540,0003,200,000 Chi phí trực tiếp Nguyên vật liệu trực tiếp 905,500 69,500975,000Nhân công trực tiếp 263,750 87,500351,250Vận chuyển 60,000 5,00065,000
Sau khi đã thu thập đầy đủ số liệu trên thì cần phải lập báo cáo khả năng sinh lời của sản phẩm: đồng hồ loại 1 và đồng hồ loại 2 như sau: