1. Văn hoá chào + Hãy đứng lên khi gặp gỡ một ai đó: Đứng với tư thế đĩnh đạc, mắt nhìn thẳng người đối diện thể hiện sự tôn trọng. + Mỉm cười: Giữ tư thế lưng thẳng, gật đầu chào. Hãy luôn đặt nụ cười trên môi khi gặp gỡ và trò truyện với khách hàng và đối tác. + Thể hiện sự giao tiếp bằng mắt: Hãy nhìn trực diện vào mắt người đối diện (như muốn nói với họ biết sự tập trung sự chú ý và quan tâm đến những gì họ nói), ánh mắt thân thiện thể hiện thiện chí. + Chủ động giới thiệu bản thân: Hãy nói với họ bạn là ai. Đừng đứng im và yên lặng như thể ai đó có nhiệm vụ phải giới thiệu họ với bạn trước. + Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu. + Thứ tự ưu tiên chào: Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại; Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước. 2. Văn hoá bắt tay + Khi bắt tay, hãy nhìn thẳng vào mắt người đối diện. + Mỉm cười khi bắt tay. + Phải đứng khi được giới thiệu với một người khác. + Bắt tay bằng tay phải. Hãy nhớ chuyển cặp, giấy tờ, đồ uống hay điện thoại sang tay trái trước khi gửi lời chào của bạn qua cái bắt tay. + Bạn phải đứng thẳng và đối diện hoàn toàn với người kia. + Bắt tay với tư thế bình đẳng (phụ nữ có thể ngồi) hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau. Chỉ nên siết nhẹ biểu hiện sự nồng ấm thân thiết. + Bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn. Khi ở vị trí xã hội thấp hơn, cần chờ đối tác chìa tay trước. + Không cúi lưng hay cầm lấy cả hai tay của người đối diện khi bắt tay. + Không tỏ thái độ khúm núm, dù đối tượng là nhân vật quan trọng đến mức nào. + Không bắt tay quá lâu, lắc mạnh, lắc lia lịa, kèm theo cười nói oang oang, huênh hoang, toe toét, giơ cả hai tay. + Phải nắm chắc tay, đặc biệt nếu bạn là phụ nữ. Phụ nữ với cái nắm tay chặt, không phải siết mạnh, sẽ để lại ấn tượng tốt hơn và được đánh giá là người tự tin, quyết đoán. + Giữ tay của người kia một vài giây thay vì nắm hờ và bỏ ra ngay. Làm như vậy sẽ mang đến cảm giác gần gũi, thân thiết hơn. + Khi bắt bằng tay phải, tay trái của bạn nên chạm nhanh vào khuỷu tay của người đối diện. Hành động này bổ sung vào sự chân thành và ấm áp của lời chào hỏi. + Hãy bắt đầu nói trước khi buông tay, như “Rất hân hạnh được gặp anh/chị”… + Khi buông tay, không nên nhìn xuống dưới bởi nó được coi là dấu hiệu của sự phục tùng, hạ thấp bản thân. + Bắt hai tay: Bắt tay kiểu này cũng diễn ra hệt như kiểu trước nhưng nắm cả tay trái. Cách bắt tay này làm tăng diện tích tiếp xúc cơ thể và chỉ nên được sử dụng khi có mối liên hệ cá nhân hay tình cảm với người bắt tay, còn không nó sẽ có cảm giác không chân thành và bị kiểm soát. Vì lí do này nó còn được gọi là kiểu bắt tay chính trị. + Bắt tay quyền lực: Cách bắt tay này thường là dấu hiệu của quyền lực. Quay lòng bàn tay hướng xuống có ý thể hiện việc kiểm soát, trong khi quay lòng bàn tay lên trên có ý thể hiện sự chấp nhận kiểm soát. + Hãy luôn nhớ rằng mục đích của cái bắt tay trong công việc là chào hỏi, tạm biệt, thể hiện sự chúc mừng hay nhất trí về một vấn đề gì đó. Vì thế, phải thực hiện nó bằng sự ấm áp, thân thiện và chân thành. 3. Văn hoá giới thiệu và tự giới thiệu * Giới thiệu + Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao. + Giới thiệu tên đi kèm theo chức vụ. + Giới thiệu người trong cơ quan trước với đối tác/người mới đến (ưu tiên giới thiệu theo chức vụ, tuổi tác). * Tự giới thiệu + Với đối tác, giới thiệu ngắn gọn về tên, bộ phận làm việc tại EVNGENCO1. + Tránh rườm rà. + Thái độ khi giới thiệu: lịch sự, khiêm nhường. 4. Văn hoá trong sử dụng danh thiếp * Sử dụng danh thiếp + Cần chuẩn bị trước một ít danh thiếp để khi mới gặp lần đầu có thể trao được danh thiếp ngay/khi đến buổi tiếp khách. + Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng, đồ lưu niệm, có thể dùng để thăm hỏi, cảm ơn. + Không dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn. + Không viết những thông tin khác trên danh thiếp. + Mẫu danh thiếp được sử dụng thống nhất theo quy định của EVNGENCO1. * Cách trao, đổi danh thiếp: + Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước. + Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người đối diện. + Đứng lên khi đưa danh thiếp, đưa danh thiếp sao cho người nhận có thể lưu nhớ luôn dễ dàng mọi thông tin sau khi nhận. + Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp. + Giữ khoảng cách 1 cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp. + Nếu cần thiết, hỏi thông tin về cách phát âm tên hoặc bất cứ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp. + Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất. + Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm. + Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận và làm cách nào đó để ghi nhớ những người đã gặp. + Chú ý đưa danh thiếp tay trái và nhận bằng tay phải. |
